Transmission des renseignements exigés
En tant qu'exploitant ou personne assujettie aux mesures sur la facturation obligatoire inscrit ou inscrite au fichier de la TVQ, vous devez nous transmettre une transaction contenant les renseignements exigés relatifs à chaque bien ou service fourni, et ce, sans délai après que ces renseignements sont connus (ou, en général, à la fin de la course dans le cas d'un service de transport rémunéré de personnes).
Par ailleurs, l'annulation d'une addition ou d'une estimation (ou toute révision ou correction d'une transaction) doit nous être transmise. Si vous abandonnez une transaction en cours de saisie, vous devez quand même nous la transmettre avec les renseignements déjà saisis. En somme, vous devez nous transmettre toutes les modifications que vous apportez à une transaction, et ce, même avant que la facture ou la note de crédit relative à cette transaction soit remise à la cliente ou au client.
De manière générale, vous devez nous transmettre les renseignements exigés sur la facture ainsi que d'autres renseignements qui n'y figurent pas.
La majorité des renseignements qui doivent figurer sur la facture ou qui doivent nous être transmis sont fournis de manière automatique par votre système d'enregistrement des ventes (SEV) certifié conçu pour communiquer avec le MEV-WEB.
Consultez les pages ci-dessous pour en apprendre plus sur les renseignements que vous devez nous transmettre. Notez que vous pourriez devoir saisir manuellement certains de ces renseignements dans votre SEV.
Vous pouvez choisir de nous transmettre les renseignements relatifs à une fourniture non visée par les mesures sur la facturation obligatoire.
Problème de communication
Si votre SEV est incapable de nous transmettre les transactions contenant les renseignements exigés pour des raisons hors de votre contrôle, vous pouvez poursuivre vos activités courantes, notamment la remise des factures. Ces transactions seront automatiquement emmagasinées dans votre SEV et nous seront transmises en lot lorsque la communication sera à nouveau disponible et que l'une des situations suivantes surviendra :
- une nouvelle transaction nous sera transmise avec succès;
- la fonction manuelle, qui permet de transmettre des transactions enregistrées lorsque la communication n'était pas disponible, sera utilisée;
- la fonction permettant de fermer correctement la session de l'utilisateur sera utilisée.
Si des transactions ne nous ont pas été transmises en raison d'un problème de communication, vous avez la responsabilité de vous assurer qu'elles seront transmises dans un délai de 48 heures. Si vous n'êtes pas en mesure de respecter cette obligation, communiquez avec nous.
Si les transactions transmises en lot comportent une ou plusieurs erreurs, les messages d'erreur seront affichés seulement dans Mon dossier pour les entreprises. Il est donc important de consulter cet espace régulièrement.
Si vous produisez une facture ou une note de crédit alors qu'il y a un problème de communication, le moment où nous avons traité les renseignements transmis ainsi que le numéro de transaction que nous lui avons attribué seront manquants sur la facture ou la note de crédit. Ces renseignements manquants doivent alors être remplacés par la mention « PROBLÈME DE COMMUNICATION ».
Dans un tel cas, vous devez tout de même remettre à la cliente ou au client la facture ou la note de crédit qui contient tous les autres renseignements exigés.