Obligation de produire et de transmettre les sommaires périodiques des ventes
Si vous utilisez toujours un module d'enregistrement des ventes (MEV physique), vous êtes tenu de produire et de nous transmettre un sommaire périodique des ventes (SPV) tous les mois. Vous devez le faire même si aucune opération commerciale n'a été enregistrée au moyen de l'appareil au cours du mois.
Le SPV est un rapport qui renferme des données relatives aux opérations commerciales enregistrées dans un MEV au cours d'une période donnée. Chaque SPV doit couvrir une période correspondant à un mois civil et nous être transmis sur support électronique ou papier au plus tard le dernier jour du mois suivant.
Pour être en mesure de transmettre un SPV par voie électronique, vous devez au préalable l'enregistrer sur un support électronique (clé USB ou disque du SEV).
Puisque chaque MEV fonctionne de manière indépendante, vous devez produire un SPV par MEV activé dans l'établissement et nous transmettre le ou les rapports chaque mois en utilisant l'un des services en ligne suivants :
- le service de transmission des SPV, accessible dans Mon dossier pour les entreprises;
- le service express Transmission des sommaires périodiques des ventes, accessible au moyen du service clicSÉQUR express.
Pour obtenir de l'aide concernant la transmission d'un SPV par voie électronique, visionnez cette capsule informative sur YouTube, qui constitue un outil d'aide à la tâche.
Pour produire un SPV sur support papier en vue de nous le transmettre par la poste, vous devez utiliser une imprimante de reçus fonctionnelle et configurée à cet effet. Vous devez également utiliser un papier qui respecte les dimensions recommandées par le fabricant de l'imprimante.
Rappelez-vous que, chaque MEV étant indépendant, un rapport par MEV activé dans l'établissement doit nous être transmis tous les mois.
Vous pouvez nous transmettre votre ou vos SPV imprimés par la poste, à l'adresse suivante :
| Revenu Québec C. P. 8800, succursale Place-Desjardins Montréal (Québec) H5B 0R2 |
Notez qu'un SPV ne peut présenter aucune marque de détérioration et qu'il doit toujours s'agir d'un rapport original (aucune photocopie n'est acceptée). De plus, un SPV doit être lisible et non altéré. Ainsi, évitez d'envoyer un rapport taché ou déchiré, par exemple.
Pour obtenir plus d'information sur la production et la transmission du SPV, consultez le Guide d'utilisation du MEV (IN-577).
Les données relatives aux ventes et aux taxes qui figurent sur le SPV ne doivent pas servir à produire vos déclarations de taxes ni vos déclarations de revenus. En effet, les données qui se rapportent à certaines transactions ne s'y trouvent pas, par exemple celles rattachées aux forfaits ou aux événements de groupe. Par conséquent, utilisez plutôt les données de votre système comptable.
Documents de gestion interne produits au moyen d'un MEV
Vous pouvez utiliser le MEV pour produire certains documents servant à la gestion interne de votre entreprise. Ces documents s'impriment sans pied de page et peuvent être conservés ou reproduits, au besoin.
Si vous reproduisez des factures pour des besoins de gestion interne, elles doivent porter la mention « Copie du commerçant » ou « Document de formation ».
Vous pouvez également produire les six rapports de gestion suivants :
- Les rapports « Informations générales », « Sommaire des ventes », « Analyse transactionnelle » et « Sommaire du journal des événements » vous permettent de visualiser le contenu des codes à barres qui figurent sur les SPV.
- Les rapports « Détail des ventes » et « Détail du journal des événements » vous décrivent en détail les données contenues dans le MEV.