Utilisateurs d'un module d'enregistrement des ventes
Cette sous-section s'adresse à vous si vous utilisez toujours un module d'enregistrement des ventes (MEV) pour remplir vos obligations relatives à la facturation obligatoire dans le secteur de la restauration.
- Équipement requis
- Renseignements exigés sur vos factures
- Droit d'entrée ou autre bien ou service donnant droit à au moins une boisson
- Enregistrement du mode de paiement dans le MEV
- Écarts dans la comptabilisation des ventes
- Conservation des factures et des pièces justificatives
- Impression de la facture
- Visionneuse de données
- Transmission de renseignements sur vos établissements
Si vous utilisez toujours un MEV physique dans votre établissement, vous êtes notamment tenu de produire et de nous transmettre un sommaire périodique des ventes tous les mois.
Pour en savoir plus, consultez la page Obligation de produire et de transmettre les sommaires périodiques des ventes.
Équipement requis
Pour pouvoir produire vos factures au moyen d'un MEV, vous devez utiliser l'équipement suivant :
- un MEV de modèle AEC 6822 C3 1010, AEC 6822 C3 1020 ou AEC 6822 C3 1030 (voyez la page Modèles de MEV);
- un système d'enregistrement des ventes (SEV) compatible avec le MEV;
- une imprimante de reçus compatible avec le MEV.
Vous avez la responsabilité de maintenir à jour l'heure du MEV et du SEV ainsi que de vous assurer de l'exactitude de toutes les informations figurant sur la facture.
Renseignements exigés sur vos factures
Les factures produites au moyen d'un MEV peuvent comporter certaines différences en fonction de vos activités. Consultez les situations suivantes pour en savoir plus et voir des exemples de factures.
Renseignements exigés sur les factures produites au moyen d'un MEV
Vos factures produites au moyen d'un MEV doivent présenter les renseignements suivants :
- le nom sous lequel vous faites des affaires (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures);
- l'adresse de l'établissement, qui doit correspondre à l'adresse du lieu où sont offerts les biens et les services (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures);
- le moment de l'émission de la facture (date, heure et minute);
- le numéro de la facture;
- une description suffisamment détaillée de chaque boisson ou aliment vendu (par exemple, « soupe aux légumes », « buffet de salades », « menu du jour n° 1 », « table d'hôte n° 2 », « café », « boisson gazeuse » et « verre de vin »);
- le prix de chaque boisson ou aliment vendu (s'ils sont offerts gratuitement, une indication en ce sens doit figurer sur la facture);
- le sous-total avant taxes (si un seul produit figure sur la facture, celle-ci n'a pas besoin de présenter le sous-total avant taxes);
- votre numéro d'inscription au fichier de la taxe sur les produits et services (TPS);
- votre numéro d'inscription au fichier de la taxe de vente du Québec (TVQ);
- le montant de la TPS;
- le montant de la TVQ;
- le total de la facture, taxes incluses;
- le moment de l'impression de la facture (date, heure, minute et seconde).
| Facture originale produite au moyen d'un MEV (vente de plusieurs produits) | Facture originale condensée produite au moyen d'un MEV (vente d'un seul produit) |
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Livraisons et commandes à emporter
L'obligation de remettre une facture produite au moyen d'un MEV s'applique dans le cas de livraisons ou de commandes à emporter.
Cependant, comme cette facture est imprimée sur un papier thermique sensible à la chaleur, les renseignements qui y figurent sont susceptibles de s'effacer s'ils sont en contact avec les repas chauds à livrer ou à emporter.
Par conséquent, si vous souhaitez vous assurer que les renseignements demeurent lisibles jusqu'à la réception de la commande, vous pouvez produire un document de livraison distinct qui ne mentionne ni les taxes ni le total à payer. Ce document de gestion interne peut être produit à l'aide d'une imprimante matricielle, qui imprime des documents moins sensibles à la chaleur, et être apposé sur la commande. Par contre, n'oubliez pas que la remise d'un tel document n'annule pas l'obligation de remettre la facture originale, qui doit également être apposée sur la commande.
Par ailleurs, vous devez saisir le mode de paiement de la facture dès le retour du livreur. Pour ce faire, assurez-vous toujours d'utiliser un SEV connecté à un MEV.
Renseignements exigés sur les factures produites au moyen d'un MEV
Vos factures produites au moyen d'un MEV doivent présenter les renseignements suivants :
- le nom sous lequel vous faites des affaires (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures);
- l'adresse du bar, qui doit correspondre à l'adresse du lieu où sont offerts les biens et les services (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures);
- le moment de l'émission de la facture (date, heure et minute);
- le numéro de la facture;
- une description suffisamment détaillée de chaque boisson ou aliment vendu, de tout droit d'entrée vendu ainsi que de tout autre bien ou service habituellement vendu (par exemple, bière, verre de vin, spiritueux, service de vestiaire ou droit d'entrée);
- le prix de chaque boisson ou aliment vendu ainsi que de chaque bien ou service vendu (s'ils sont offerts gratuitement, une indication en ce sens doit figurer sur la facture);
- le sous-total avant taxes (si un seul produit figure sur la facture, celle-ci n'a pas besoin de présenter le sous-total avant taxes);
- votre numéro d'inscription au fichier de la taxe sur les produits et services (TPS);
- votre numéro d'inscription au fichier de la taxe de vente du Québec (TVQ);
- le montant de la TPS;
- le montant de la TVQ;
- le total de la facture, taxes incluses;
- le moment de l'impression de la facture (date, heure, minute et seconde).
| Facture originale produite au moyen d'un MEV (vente de plusieurs produits) | Facture originale condensée produite au moyen d'un MEV (vente d'un seul produit) |
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Si un droit d'entrée ou un autre bien ou service inclut au moins une boisson, les éléments suivants doivent figurer sur la facture : une mention du nombre de boissons incluses ainsi qu'une description suffisamment détaillée de chacune d'elles.
Renseignements exigés sur les factures produites au moyen d'un MEV
Vos factures produites au moyen d'un MEV doivent présenter les renseignements suivants :
- le nom sous lequel vous faites des affaires (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures);
- l'adresse de l'établissement, qui doit correspondre à l'adresse du lieu où sont offerts les biens et les services (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures);
- le moment de l'émission de la facture (date, heure et minute);
- le numéro de la facture;
- une description suffisamment détaillée de chaque bien ou service vendu (par exemple, « service de vestiaire » ou « droit d'entrée »);
- le prix de chaque bien ou service vendu (s'ils sont offerts gratuitement, une indication en ce sens doit figurer sur la facture);
- le sous-total avant taxes (si une seule fourniture figure sur la facture, celle-ci n'a pas besoin de présenter le sous-total avant taxes);
- votre numéro d'inscription au fichier de la taxe sur les produits et services (TPS);
- votre numéro d'inscription au fichier de la taxe de vente du Québec (TVQ);
- le montant de la TPS;
- le montant de la TVQ;
- le total de la facture, taxes incluses;
- le moment de l'impression de la facture (date, heure, minute et seconde).
| Facture originale produite au moyen d'un MEV (plusieurs fournitures) | Facture originale condensée produite au moyen d'un MEV (une seule fourniture) |
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Si un droit d'entrée ou un autre bien ou service inclut au moins une boisson, les éléments suivants doivent figurer sur la facture : une mention du nombre de boissons ainsi qu'une description suffisamment détaillée de chacune d'elles.
Droit d'entrée ou autre bien ou service donnant droit à au moins une boisson
Dans un bar, si vous vendez un droit d'entrée ou un autre bien ou service qui donne droit à au moins une boisson, la facture produite au moyen d'un MEV doit comporter une description suffisamment détaillée de chaque boisson. Une mention telle que consommation, bouteille ou verre, ou toute autre mention générale, est considérée comme une description suffisamment détaillée, à condition qu'elle fasse référence à une boisson décrite clairement dans un menu ou un autre document semblable. Vous devez également conserver le menu ou le document qui mentionne le prix payable de la boisson à une date précise.
L'exploitant d'un bar demande à ses clientes ou clients de payer un droit d'entrée. Il leur remet ensuite quatre coupons leur permettant d'obtenir un nombre prédéterminé de consommations.
Dans un tel contexte, l'exploitant doit remettre à ses clientes ou clients une facture produite à l'aide de son MEV et comprenant une description suffisamment détaillée (par exemple, « droit d'entrée incluant quatre consommations »). De plus, l'exploitant a l'obligation de conserver un document de référence, tel qu'un menu, détaillant les boissons comprises dans le droit d'entrée (par exemple, « bouteille de bière », « verre de vin », « bouteille d'eau » et « boisson gazeuse ») ainsi que les prix et la date.
Enregistrement du mode de paiement dans le MEV
L'enregistrement d'un mode de paiement dans le MEV se fait au moment où vous fermez une transaction après la réception du paiement. Vous n'avez qu'à saisir, dans votre SEV, le mode de paiement que la cliente ou le client a utilisé pour régler sa facture (argent, carte de crédit, carte de débit, etc.). Notez que le MEV peut également enregistrer une combinaison de modes de paiement.
De plus, le MEV enregistre les transactions fermées à l'aide du SEV pour lesquelles aucun paiement n'est exigé, par exemple une fourniture ayant fait l'objet d'une réduction de 100 % (comme une gratuité).
Si vous attendez la fin d'un quart de travail pour saisir le mode de paiement rattaché à chacune des factures produites durant cette période, vous ne respectez pas les exigences prévues par la loi.
Si vous n'enregistrez pas sans délai le mode de paiement dans le MEV, vous vous exposez à une amende.
Dans le cas où une cliente ou un client dépose de l'argent comptant sur la table pour régler sa facture et quitte ensuite votre établissement, vous devez saisir sans délai les données relatives à la vente (y compris le mode de paiement) dans un SEV connecté à un MEV.
Par contre, vous pouvez utiliser le mode de paiement « Autre » avant la réception du paiement lors de la vente d'une boisson qui n'est pas accompagnée d'un aliment et qui est effectuée dans un bar. En effet, dans cette situation, les modes de paiement habituels (argent comptant, carte de crédit ou carte de débit) n'ont pas à être enregistrés dans le MEV au moment où vous fermez une transaction.
Écarts dans la comptabilisation des ventes
Lorsque vous fermez vos transactions, vous devez toujours utiliser un SEV connecté à un MEV.
Si vous constatez des écarts entre les ventes et les taxes compilées par votre MEV et celles compilées par votre SEV, communiquez avec votre installateur.
Conservation des factures et des pièces justificatives
Le MEV garde en mémoire, entre autres, les données relatives aux factures qu'il imprime. Vous avez la responsabilité d'en assurer la conservation, comme c'est le cas pour tous les autres registres de l'établissement. À cette fin, vous pouvez faire régulièrement des copies de sauvegarde des données du MEV. Ainsi, vous éviterez d'avoir à payer des frais pour la récupération de ces données en cas de défaillance de l'appareil. Pour savoir comment faire des copies de sauvegarde, suivez les instructions du Guide d'utilisation du MEV (IN-577).
Vous devez conserver les données du MEV en lieu sûr avec les autres registres de l'établissement. Vous devez les conserver pendant les six années qui suivent celle à laquelle elles se rapportent, comme vous le faites pour vos registres comptables. Les pièces justificatives relatives à tout rajustement ou à toute annulation de transaction doivent également être conservées (par exemple, les coupons rabais).
Impression de la facture
Vous ne pouvez pas imprimer plus d'une fois une facture, sauf si la copie d'une facture originale doit être remise à la cliente ou au client. Si vous faites imprimer, à d'autres fins, la copie, le duplicata ou le fac-similé d'une facture, ou tout autre type de reproduction partielle ou totale de cette facture, vous devez le faire uniquement au moyen d'un MEV. De plus, dans ce cas, une mention relative à cette opération doit être inscrite sur la facture.
Vous n'avez pas le droit de remettre à la cliente ou au client un document qui n'a pas été imprimé au moyen d'un MEV et qui indique la contrepartie payée ou payable par cette dernière ou ce dernier pour une fourniture, ainsi que la taxe payable à l'égard de celle-ci, sauf dans certains cas prévus par la loi.
Pour obtenir plus d'information sur les factures produites au moyen d'un MEV et connaître les actions à poser avant la fourniture d'un premier repas, référez-vous au document Renseignements concernant la facturation obligatoire – Bars et restaurants (IN-575).
Visionneuse de données
Si vous voulez consulter des copies de données provenant d'un MEV, téléchargez la visionneuse de données. Celle-ci vous permettra de visionner les données provenant
- des copies partielles ou complètes;
- des copies de sauvegarde;
- des copies récupérées par Kyndryl.
Pour que vous puissiez utiliser la visionneuse adéquatement, nous vous recommandons de consulter le Guide d'utilisation du MEV (IN-577) ou de visionner cette capsule informative. Ce guide et cette capsule contiennent tous les renseignements dont vous pourriez avoir besoin.
Transmission de renseignements sur vos établissements
À un moment ou à un autre, vous pourriez devoir modifier des renseignements relatifs à l'un de vos établissements de restauration dans lequel un MEV est utilisé. Par exemple, l'adresse de votre établissement pourrait avoir changé, ou bien vos activités commerciales ont pris fin. Dans tous ces cas, veuillez utiliser le formulaire Transmission de renseignements sur les établissements – Facturation obligatoire dans le secteur de la restauration (VD-350.52.A).