Une société de personnes qui exploite une entreprise ou qui est tenue de déduire, de retenir ou de percevoir une somme en vertu d'une loi fiscale doit tenir des registres et conserver les pièces justificatives à son établissement ou à tout autre endroit que nous aurons désigné et autorisé. Ces documents doivent contenir les renseignements qui nous permettront d'établir toute somme que la société de personnes doit déduire, retenir, percevoir ou payer en vertu d'une loi fiscale.

À moins d'indication contraire, une société de personnes n'est pas tenue de joindre de pièces justificatives à la Déclaration de renseignements des sociétés de personnes (TP-600). Toutefois, elle doit les conserver avec les registres s'y rapportant, dans l'éventualité d'une vérification.

Les registres et les pièces justificatives comprennent notamment les documents suivants, quel qu'en soit le support :

• les factures, les reçus et les autres documents à l'appui des renseignements qui sont ou devraient être contenus dans un registre;
• tout document qui sert à colliger un ensemble d'informations à des fins comptables, financières, fiscales ou légales, dont le journal général, les journaux auxiliaires (journal de caisse, journal des ventes, journal des débours, journal des achats, etc.) ainsi que l'inventaire des biens dressé de la manière prescrite.

Généralement, ces registres et ces pièces doivent être conservés pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent. De même, si les registres et les pièces justificatives sont sur support électronique ou informatique, vous devez les conserver sous une forme intelligible sur ce même support pendant la même période. Vous devez également prendre toutes les mesures nécessaires afin d'assurer et de maintenir leur intégrité pendant cette période.