Vous devez conserver les registres et les pièces justificatives permettant d'établir tout montant qui doit être déduit, retenu, perçu ou payé par une société en vertu d'une loi fiscale à l'établissement de la société ou à tout autre endroit que nous aurons désigné et autorisé. Il faut, en effet, que nous puissions avoir accès à ces documents lors d'une vérification.

Durée de conservation des documents

Généralement, les registres et les pièces justificatives doivent être conservés pendant six ans après la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. De même, si les registres et les pièces justificatives sont sur support électronique ou informatique, vous devez les conserver sous une forme intelligible sur ce même support pendant la même période. Vous devez également prendre toutes les mesures nécessaires afin d'assurer et de maintenir leur intégrité, et ce, tout au long de leur cycle de vie.

Si la société produit certains documents en retard pour une année donnée, vous devez conserver les registres et les pièces justificatives concernant cette année pendant six ans après la date à laquelle vous avez transmis ces documents. Enfin, si la société demande un allègement en vertu d'une loi fiscale, vous devez conserver les pièces justificatives relatives à cet allègement pendant six ans après la dernière année à laquelle elles se rapportent.