Une société qui exploite une entreprise ou qui est tenue de déduire, de retenir ou de percevoir une somme en vertu d'une loi fiscale doit tenir des registres et conserver les pièces justificatives à son établissement ou à tout autre endroit que nous aurons désigné et autorisé. Ces documents doivent contenir les renseignements qui nous permettront de vérifier les revenus et les dépenses d'entreprise de la société ainsi que d'établir toute somme qu'elle doit payer en vertu d'une loi fiscale.

Il faut, en effet, que nous puissions avoir accès à ces documents lors d'une vérification.

Généralement, les registres et les pièces justificatives doivent être conservés pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent. De même, si les registres et les pièces justificatives sont sur support électronique ou informatique, la société doit les conserver sous une forme intelligible sur ce même support pendant la même période. Elle doit également prendre toutes les mesures nécessaires afin d'assurer et de maintenir leur intégrité pendant cette période.

Par ailleurs, si la société omet de transmettre sa déclaration de revenus pour une année d'imposition dans les délais prévus, elle doit conserver les registres ou les pièces relatifs à cette année d'imposition pendant six ans après la date à laquelle elle a transmis sa déclaration pour cette année.

Notez que les registres ou les pièces justificatives pourraient devoir être conservés plus de six ans par la société si elle présente un avis d'opposition, dépose une contestation ou est partie à un appel en vertu d'une loi fiscale.