Les seules personnes qui sont autorisées à accéder aux renseignements confidentiels sont les membres du personnel et les contractants à qui cet accès est nécessaire pour exécuter les tâches qui leur sont confiées. En outre, les personnes autorisées ne doivent utiliser leur droit d'accès que lorsqu'elles ont effectivement une tâche à accomplir qui justifie cet accès.

Compte tenu de la taille de l'organisation, les personnes autorisées à accéder aux renseignements confidentiels peuvent se trouver dans plusieurs unités administratives. Il y a ainsi des secteurs opérationnels qui utilisent l'information pour prendre les mesures nécessaires dans leur sphère de compétence, et des unités administratives de soutien qui, à l'occasion, doivent traiter des renseignements confidentiels ou y accéder.