Dès que vous êtes un inscrit, vous devez noter dans un registre les montants de la TPS et de la TVQ que vous percevez en tant que fournisseur. Vous devez aussi le faire pour les montants des taxes que vous payez en tant qu'acheteur dans le cadre de vos activités commerciales.

Si vous exploitez une entreprise, vous êtes donc obligé de tenir des registres et de conserver vos pièces justificatives. Il en est de même si vous êtes tenu de déduire, de retenir ou de percevoir une somme en vertu d'une loi fiscale. Vous devez noter dans les registres, par exemple, la TPS et la TVQ que vous avez perçues ou devez percevoir et celles que vous payez ou devez payer. La tenue de registres et la conservation des pièces justificatives vous serviront notamment à déterminer, lors de la production de votre déclaration, le montant des taxes à nous remettre ou celui de votre remboursement, et vous permettront de nous fournir tous les renseignements requis dans le cadre d'une vérification.

Vous devez conserver vos registres ainsi que les pièces justificatives à l'appui des renseignements qu'ils contiennent dans la forme appropriée et, s'il y a lieu, selon les modalités que nous déterminons. De plus, les pièces justificatives (par exemple, vos factures d'achat) doivent mentionner le nom du fournisseur ou le nom commercial de son entreprise, la date de la facture ainsi que tout autre renseignement exigé par règlement et justifiant les demandes de crédit de taxe sur les intrants (CTI) et de remboursement de la taxe sur les intrants (RTI). Enfin, ces documents doivent être conservés à votre établissement, à votre résidence ou à tout autre lieu que nous désignons.

Par ailleurs, les registres et les pièces justificatives peuvent être sur support papier, sur support électronique ou informatique, ou sur microfilm. Cependant, certaines normes doivent être respectées. Par exemple, dans le cas d'un support électronique ou informatique, celui-ci doit permettre de produire des copies de documents accessibles et utilisables. Pour plus de renseignements, consultez la version en vigueur du bulletin d'interprétation Conservation et destruction des registres de même que les pièces à l'appui des renseignements qu'ils contiennent (LMR.34-1/R1), accessible dans le site des Publications du Québec.

Vous devez conserver ces registres et ces pièces justificatives pendant les six années suivant la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent, à moins d'un avis contraire de notre part. Ils seront importants si nous effectuons une vérification.

Si vous vous opposez à un avis de cotisation ou si vous contestez devant les tribunaux une décision rendue à l'égard d'un avis d'opposition, vous devez conserver les registres et les pièces justificatives nécessaires à l'examen de l'opposition, de la contestation ou de l'appel au-delà de six ans. Nous pouvons toutefois autoriser une personne, par écrit, à se départir de ces documents avant la fin des délais fixés par la loi.

Nous pourrions intenter des poursuites pénales à l'égard de toute personne qui ne respecte pas cette obligation, et cette personne serait passible d'une amende si elle était déclarée coupable.