Vérification de l'identité du client de l'entreprise de services monétaires
Toute entreprise de services monétaires (ESM) doit vérifier l'identité de ses clients avant qu'un service monétaire ne leur soit fourni, sauf celle des clients utilisant ses guichets automatiques. Cette vérification se fait en recueillant, pour chaque client, les renseignements de base suivants :
- son nom;
- son adresse;
- son numéro de téléphone.
L'ESM doit également recueillir des renseignements supplémentaires pour vérifier l'identité de ses clients si ceux-ci effectuent des transactions qui dépassent certains montants.
Si l'ESM n'est pas en mesure de vérifier l'identité du client, elle doit refuser de lui fournir un service monétaire prévu dans la Loi sur les entreprises de services monétaires.
Dans le cas des transactions effectuées à distance, l'ESM doit aussi être en mesure de vérifier l'identité de ses clients.
Obligation de vérifier l'identité d'un client
L'ESM doit recueillir des renseignements supplémentaires pour vérifier l'identité d'un client dans les cas suivants :
- le client veut effectuer une transaction de 3 000 $ ou plus relativement à l'émission ou au rachat de chèques de voyage, de mandats ou de traites;
- le client veut effectuer une transaction de 3 000 $ ou plus relativement à un change de devises;
- le client veut effectuer une transaction de 1 000 $ ou plus relativement à un transfert de fonds;
- le client veut encaisser un chèque, quel que soit le montant.
L'ESM doit vérifier l'identité de tout client qui effectue une transaction à distance.
L'ESM doit vérifier l'identité de tous les cocontractants avec qui elle fait affaire dans le cadre de ses activités, sans égard au montant ou à la nature du contrat.
Informations recueillies lors de la vérification de l'identité d'un client
L'ESM doit recueillir les informations personnelles suivantes à propos d'un client dont l'identité doit être vérifiée, en plus des renseignements relatifs à la vérification de l'identité de celui-ci.
| Informations personnelles | Personne physique | Personne morale |
|---|---|---|
| Date de naissance | Oui | Non |
| Occupation principale ou nature des activités professionnelles | Oui | Non |
| Nature des activités commerciales | Non | Oui |
Si la transaction est effectuée par un tiers pour le compte d'un client, l'ESM doit recueillir, à l'égard de ce tiers, les mêmes renseignements que ceux demandés au client. De plus, un document attestant que ce tiers peut agir au nom du client doit être demandé.
L'ESM doit vérifier, de la même manière que pour un client, l'identité de tous les cocontractants avec qui elle fait affaire dans le cadre de ses activités.
Méthodes de vérification utilisées
Les méthodes de vérification utilisées par une ESM diffèrent selon que le client effectue une transaction en personne ou à distance.
Transaction effectuée en personne
L'ESM doit recueillir, au moment d'une transaction, les informations nécessaires à la vérification de l'identité d'un client en utilisant l'une des méthodes suivantes, selon le cas :
- si le client est une personne physique, celui-ci doit présenter l'original d'une pièce d'identité avec photo, délivrée par un gouvernement ou l'un de ses ministères ou organismes, sur laquelle doivent figurer son nom et sa date de naissance (il est strictement interdit de faire une copie d'une pièce d'identité);
- si le client est une entreprise, une confirmation de son existence légale doit être obtenue, notamment par la vérification de son immatriculation au registre des entreprises du Québec.
Transaction effectuée à distance
L'ESM doit recueillir, au moment d'une transaction, les informations nécessaires à la vérification de l'identité d'un client. Pour ce faire, l'ESM doit utiliser l'une des méthodes suivantes :
- obtenir le numéro de compte ou de tout autre document que l'ESM a émis au nom du client et pour lequel une vérification d'identité a été effectuée par cette ESM, suivant la réglementation applicable;
- obtenir la confirmation que le client possède un compte de dépôt auprès d'une institution financière pour lequel une vérification d'identité a été effectuée par cette institution au moment de l'ouverture de ce compte;
- obtenir la confirmation d'une transaction par carte bancaire émise par une institution financière au nom du client et pour laquelle une vérification d'identité a été effectuée par cette institution au moment de l'émission de cette carte.