Changements administratifs pour les sociétés du domaine d'activité Incitatif québécois à l'épargne-études
Les relations entre fiduciaires, promoteurs et mandataires du domaine d'activité Incitatif québécois à l'épargne-études (IQEE) peuvent évoluer et changer au cours des années. Ceux-ci doivent réaliser certaines démarches administratives pour assurer la saine gestion de l'IQEE.
Quoi faire lors d'un changement administratif pour les sociétés du domaine d'activité IQEE?
Si un changement administratif relatif aux sociétés du domaine d'activité IQEE survient, remplissez le formulaire Demande d'assistance – Répondants autorisés du domaine d'activité de l'incitatif québécois à l'épargne-études (SW-172) et faites-le-nous parvenir par courriel, à [email protected]. Après la réception du formulaire, notre d'équipe responsable du domaine d'activité IQEE vous proposera une conférence téléphonique ou une rencontre en vidéoconférence (Microsoft Teams).
La majorité des changements administratifs relatifs aux sociétés du domaine d'activité IQEE peuvent s'échelonner sur une période de 6 à 12 mois, au minimum. Nous vous accompagnerons tout au long du processus lors de rencontres mensuelles et ponctuelles. À la suite de la première rencontre, nous vous demanderons d'établir un plan de travail écrit et de nous le retourner par courriel. Ce plan devra présenter les documents à remplir et toutes les étapes à accomplir dont nous aurons discuté.
Guide d'accompagnement
Pour plus de renseignements sur les étapes à réaliser et les documents à fournir selon les changements administratifs relatifs aux sociétés du domaine IQEE (changements concernant les fiduciaires, les promoteurs ou les mandataires), consultez le Guide d'accompagnement du mandataire – Changements administratifs relatifs aux sociétés (SW-110).
Nous vous conseillons de régulariser vos contrats avant le changement, à l'aide de la transaction Demande d'historique ou de solde de l'IQEE (T11), afin d'éviter des problèmes, notamment lors du versement d'un paiement d'aide aux études (PAE) ou de la fermeture d'un régime enregistré d'épargne-études (REEE).
Changement de fiduciaire ou de mandataire
Un fiduciaire peut démissionner ou désigner un autre fiduciaire pour lui succéder. Quant au mandataire, il peut cesser d'exercer les pouvoirs et les fonctions du fiduciaire ou être révoqué par celui-ci. Dans ces situations, vous devez suivre les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplir les formulaires qui y sont mentionnés.
Changement du nom d'une société du domaine IQEE
Si votre société du domaine d'activité IQEE change de nom, remplissez le formulaire SW-172 et faites-le-nous parvenir par courriel, à l'adresse [email protected].
Nous validerons avec vous la date du changement et le domaine des adresses courriel de vos répondants autorisés.
Changement de NEQ d'une société du domaine IQEE
Si votre société du domaine d'activité IQEE change de numéro d'entreprise du Québec (NEQ), remplissez le formulaire SW-172 et faites-le-nous parvenir par courriel, à l'adresse [email protected].
Vous devez nous transmettre votre nouveau NEQ même si vous avez déjà fourni l'information à l'un de nos autres secteurs d'activité. Vous éviterez ainsi le rejet de vos transactions.
Changement massif de contrats ou de régimes d'une société du domaine IQEE
Vous pouvez faire un changement de régime à l'interne sans changer le numéro de contrat. De plus, vous pouvez faire un changement de régime ou de contrat à l'interne en nous transmettant une seule transaction.
Toutefois, avant d'effectuer le changement et s'il s'agit d'un changement massif touchant tous les régimes ou tous les contrats, suivez les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplissez les formulaires qui y sont mentionnés.
Fusion ou regroupement d'une société du domaine IQEE
Selon la Convention relative à l'incitatif québécois à l'épargne-études – Promoteur (SW-13) et la Convention relative à l'incitatif québécois à l'épargne-études – Fiduciaire (SW-12), vous devez nous aviser si votre société fusionne ou se regroupe avec une autre société.
Avant d'effectuer la fusion ou le regroupement, suivez les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplissez les formulaires qui y sont mentionnés.
Promoteur n'offrant plus l'IQEE
Selon le document SW-13, le promoteur doit aviser le ministre par écrit au moins trois mois avant de cesser d'exercer les pouvoirs et les fonctions du fiduciaire.
Avant d'effectuer le transfert de contrat, suivez les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplissez les formulaires qui y sont mentionnés.
- Le promoteur doit conserver son système informatique jusqu'à ce que tous les contrats gérés par le nouveau promoteur soient à jour et jugés conformes.
- Le promoteur est tenu de respecter la Loi sur l'administration fiscale. Ainsi, il doit tenir des registres dans une forme appropriée ainsi que de façon cohérente et intelligible pendant toute la période requise et sur le même support électronique que celui utilisé pour tenir ces registres. De plus, selon le document SW-13, il doit conserver les registres et les relevés de transaction pendant une période d'au moins six ans après l'année d'échéance du REEE.
Scission de régimes d'un promoteur du domaine IQEE
Selon le document SW-13, le promoteur doit faire tout transfert de biens d'un REEE à un autre conformément à la Loi sur les impôts et aux exigences présentées dans le document Incitatif québécois à l'épargne-études – Normes d'interface de données (SW-208).
Avant d'effectuer une scission de régimes, suivez les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplissez les formulaires qui y sont mentionnés.
- Le promoteur doit conserver son système informatique jusqu'à ce que tous les contrats gérés par le nouveau promoteur soient à jour et jugés conformes.
- Le promoteur est tenu de respecter la Loi sur l'administration fiscale. Ainsi, il doit tenir des registres dans une forme appropriée ainsi que de façon cohérente et intelligible pendant toute la période requise et sur le même support électronique que celui utilisé pour tenir ces registres. De plus, selon le document SW-13, il doit conserver les registres et les relevés de transaction pendant une période d'au moins six ans après l'année d'échéance du REEE.
Changement de plateforme à titre de mandataire du domaine IQEE
Si vous êtes un mandataire du domaine IQEE et que vous désirez changer de plateforme informatique, vos numéros de régime ou de contrat à l'interne pourraient changer. Vous pouvez nous transmettre les nouveaux numéros en une seule transaction.
Par ailleurs, vous devrez obtenir une certification pour la nouvelle plateforme informatique. Veuillez communiquer par courriel avec l'équipe responsable, à l'adresse [email protected].
Avant de changer la plateforme informatique, suivez les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplissez les formulaires qui y sont mentionnés.