Nous traitons les transactions relatives à l'IQEE uniquement sur support électronique et selon notre calendrier de production. Après le traitement de vos fichiers de transactions, nous vous retournons, sur le même support électronique, des rapports de traitement concernant l'état de chaque transaction (acceptée, en erreur ou en attente).

Envoi des fichiers de transactions

Vous pouvez nous envoyer vos transactions uniquement par fichier, sur support électronique, et vous devez respecter les critères suivants :

• votre système informatique doit être conforme aux normes d'interface de données pour pouvoir envoyer toutes les transactions requises pour la saine gestion d'un dossier relatif à l'IQEE;
• votre fichier peut contenir toutes les transactions standards, c'est-à-dire celles liées à un événement de vie du contrat;
• toutes les transactions liées à un même contrat doivent être dans un même fichier.

Vous pouvez envoyer plus d'un fichier au cours d'une même année et pour chaque cycle de production.

Nomenclature des fichiers

La nomenclature des fichiers et des rapports est très précise, et chaque donnée a une valeur et un objectif précis.

Un fichier contenant des transactions doit commencer par une des lettres majuscules suivantes, selon le type de fichier envoyé :

• C : Fichier de demande d'historique ou de solde de l'IQEE
• P : Fichier de données de production
• T : Fichier de données de test
• Y : Fichier de données de test relatif à une demande d'historique ou de solde de l'IQEE

De plus, chaque fichier doit contenir les données numériques suivantes, selon un ordre précis :

• NEQ du mandataire : Il est composé de 10 caractères.
• Date et heure d'envoi : Cette information correspond à la date (année, mois et jour) et à l'heure (y compris les minutes et les secondes) auxquelles le mandataire transmet le fichier. Elle comporte 14 caractères numériques (AAAAMMJJHHMMSS).

Fichiers erronés

Tous les fichiers que nous recevons doivent respecter les règles de nomenclature. De plus, chaque fichier de production doit être unique. Il est donc important de vérifier si un fichier erroné n'est pas le doublon d'un fichier que vous nous avez déjà envoyé.

Rapports de traitement des transactions

Après avoir traité des transactions, sauf celles de type 11, nous produisons les trois types de rapports suivants afin de vous informer de l'état de chacune des transactions que vous nous avez envoyées :

• un rapport d'erreurs (.err) [type 12];
• un rapport de traitement de l'un des types suivants :
  • Détermination du ministre (.pro) [type 21/type 22],
  • Nouvelle détermination du ministre (.nou) [type 31/type 32],
  • Avis de cotisation (.cot) [type 41/type 42],
  • Transactions de remplacement de bénéficiaires traitées (.rem) [type 53],
  • Transactions de transfert entre régimes traités (.tra) [type 54],
  • Transactions de paiement d'aide aux études traitées (.pae) [type 55];
• un rapport de transactions en attente (.att) [type 43].

Les transactions de type 11 peuvent générer les deux types de rapports suivants :

• un rapport de transactions Demande d'historique ou de solde de l'IQEE traitées (.CSV);
• un rapport de traitement Rejet (Rejet.CSV).

Nomenclature des rapports de traitement

La nomenclature des rapports est très précise. Chaque donnée a une valeur et un objectif précis.

Rapports de traitement avec extension .pro, .cot et .nou

Le rapport de traitement commence par la lettre majuscule « P » , qui désigne le fichier de données de production. De plus, chaque fichier doit contenir les données numériques suivantes, selon un ordre précis :

• NEQ du mandataire : Il est composé de 10 caractères.
• Année fiscale : Elle représente l'année d'imposition traitée et comporte 4 caractères numériques (AAAA).
• Date et heure de traitement par Revenu Québec : Cette information correspond à la date et à l'heure auxquelles nous transmettons le fichier. Elle comporte 14 caractères numériques (AAAAMMJJHHMMSS).
• Extension : Selon le rapport produit.

Rapports de traitement avec extension .err, .att, .rem, .tra et .pae

Le rapport de traitement commence par la lettre majuscule « P », qui désigne le fichier de données de production. De plus, chaque fichier doit contenir les données numériques suivantes, selon un ordre précis :

• NEQ du mandataire : Il est composé de 10 caractères.
• Date et heure d'envoi : Cette information correspond à la date et à l'heure auxquelles le mandataire a transmis son fichier initial. Elle comporte 14 caractères numériques (AAAAMMJJHHMMSS).
• Date et heure de traitement par Revenu Québec : Cette information correspond à la date et à l'heure auxquelles nous transmettons le rapport de traitement. Elle comporte 14 caractères numériques (AAAAMMJJHHMMSS).
• Extension : Selon le rapport produit.

Rapports de traitement avec extension .CSV et Rejet.CSV

Le rapport de traitement commence par la lettre majuscule « C », qui désigne le fichier de demande d'historique ou de solde de l'IQEE. De plus, chaque fichier doit contenir les données numériques suivantes, selon un ordre précis :

• NEQ du mandataire : Il est composé de 10 caractères.
• Date et heure d'envoi : Cette information correspond à la date et à l'heure auxquelles le mandataire a transmis son fichier initial. Elle comporte 14 caractères numériques (AAAAMMJJHHMMSS).
• Extension : Selon le rapport produit.

Avis de cotisation (.cot)

Le rapport de traitement Avis de cotisation (.cot) est lui aussi envoyé de façon électronique. Il contient l'ensemble des données expliquant le montant de l'IQEE demandé ou remboursé.

Lorsque vous recevez ce rapport de traitement pour une année d'imposition, vous devez toujours valider les deux sections suivantes :

• RT41, le sommaire de la cotisation contenant les sommes à payer ou les remboursements à recevoir pour l'ensemble des contrats visés;
• RT42, l'avis de cotisation contenant le détail par contrat des sommes de l'IQEE à payer ou à recevoir.

L'analyse de plusieurs avis peut être nécessaire dans le cas d'une transaction amendée.

Si vous devez nous rembourser un montant d'IQEE, vous devez consulter ce rapport de traitement pour bien remplir le bordereau de paiement Impôt spécial relatif à l'incitatif québécois à l'épargne-études – Solde à payer (TP-1129.66.6.S).

Lecture d'un avis de cotisation contenant des transactions amendées

Si vous amendez une transaction Déclaration d'impôt spécial (T06) pour un contrat, un rapport de traitement Avis de cotisation (.cot) vous sera envoyé pour l'année d'imposition visée. Le type d'avis 2 sera inscrit à la position 042-042 de l'onglet RT42 pour ce contrat.

Tous les rapports de traitement Avis de cotisation possèdent les mêmes champs aux onglets RT41 et RT42. Si une transaction est amendée, le solde à payer pour le contrat sera incomplet à l'onglet RT42, car il doit être additionné aux soldes des avis précédents.

Pour trouver un avis précédent, voyez la ligne « Numéro de l'avis précédent » (053-062) et faites la somme des soldes afin de connaître le montant à payer ou à rembourser pour l'année d'imposition en effectuant le calcul suivant :

Solde de l'avis actuel + Solde de tous les avis précédents (pour la même année d'imposition) – Montant déjà reçu (pour la même année d'imposition) = Solde à payer ou à rembourser pour une transaction amendée

Calendrier prévisionnel de production

Le calendrier prévisionnel de production de l'IQEE prévoit dix cycles de production au cours d'une année. Pour plus de détails, consultez le document IQEE – Calendrier prévisionnel – Fichiers à transmettre à Revenu Québec et versements (SW-171).

Ce calendrier contient les semaines de début de chaque cycle de production, celles où les rapports de traitement seront disponibles sur votre plateforme ainsi que celles où un montant d'IQEE peut être versé.