Vous devez tenir un registre adéquat de toutes les distances parcourues par vos véhicules motorisés admissibles sur lesquels sont apposées des vignettes. Ces registres doivent contenir les informations relatives aux distances parcourues par ces véhicules au Québec ainsi que dans toute autre province, tout autre État ou tout autre territoire ayant adhéré ou non à l'Entente internationale concernant la taxe sur les carburants (IFTA). Sur demande, vous devez produire ces registres aux fins de vérification.

Les registres des distances produits autrement qu'au moyen d'un système de localisation de véhicules doivent contenir les éléments suivants :

• les dates de début et de fin du voyage visé par les registres;
• le point de départ et la destination du voyage;
• l'itinéraire;
• la lecture, au début et à la fin du voyage, de l'odomètre, du compteur kilométrique d'essieu, du module de commande du moteur (ECM) ou d'un dispositif semblable;
• la distance totale du voyage;
• la distance parcourue à l'intérieur de chaque province ou de chaque État durant le voyage;
• le numéro d'identification du véhicule ou son numéro d'unité.

Les registres des distances produits, en tout ou en partie, par un système de localisation de véhicules, y compris un système basé sur un système de localisation GPS, doivent contenir les éléments suivants :

• les données GPS originales ou les autres données de localisation pour les véhicules motorisés admissibles visés par les registres;
• la date et l'heure de chaque lecture du GPS ou de tout autre système, à des intervalles suffisants pour valider la distance totale parcourue à l'intérieur de chaque province ou de chaque État;
• l'endroit de chaque lecture du GPS ou de tout autre système;
• la lecture, au début et à la fin de chaque trimestre visé par les registres, de l'odomètre, du compteur kilométrique d'essieu, du module de commande du moteur (ECM) ou d'un dispositif semblable;
• la distance calculée entre chaque lecture du GPS ou de tout autre système;
• l'itinéraire du véhicule;
• la distance totale parcourue par le véhicule;
• la distance parcourue à l'intérieur de chaque province ou de chaque État;
• le numéro d'identification du véhicule ou son numéro d'unité.

Vous devez tenir des registres complets de tous les carburants achetés, reçus et utilisés dans le cadre des activités de votre entreprise et les produire, sur demande, aux fins de vérification. Pour être adéquats, ces registres doivent permettre de vérifier, pour chaque type de carburant, le volume total de carburant versé dans vos véhicules motorisés admissibles sur lesquels sont apposées des vignettes.

Achats de carburant

Pour être admissibles, vos achats de carburant doivent être appuyés par des pièces justificatives contenant les renseignements suivants :

• la date de l'achat du carburant;
• la quantité de carburant acheté;
• le type de carburant acheté;
• le prix au gallon ou au litre, ou encore le prix total du carburant acheté;
• le nom et l'adresse du vendeur du carburant;
• le nom de l'acheteur du carburant (si le véhicule motorisé admissible dans lequel le carburant a été versé fait l'objet d'une location, le nom du locateur ou celui du locataire est acceptable dans la mesure où un lien légal peut être établi entre l'acheteur nommé et le titulaire de permis);
• l'identification du véhicule motorisé admissible dans lequel le carburant a été versé.

Registre relatif à l'approvisionnement au moyen d'un réservoir de carburant en vrac

Si vous approvisionnez en carburant vos véhicules motorisés admissibles sur lesquels sont apposées des vignettes au moyen d'un réservoir de carburant en vrac qui vous appartient, vous devez alors inclure la quantité de carburant versée dans le réservoir d'alimentation de ces véhicules dans votre déclaration trimestrielle de taxe sur les carburants.

Vous devez conserver les registres contenant les éléments suivants relatifs à vos installations d'entreposage de carburant en vrac :

• les reçus relatifs à toutes les livraisons;
• les conciliations trimestrielles relatives à chaque réservoir;
• le volume de chaque réservoir;
• les registres des retraits relatifs à chaque réservoir en vrac de chaque emplacement.

Vous devez produire, aux fins de vérification, des registres contenant les éléments suivants pour chaque retrait de vos installations d'entreposage de carburant en vrac :

• l'emplacement de l'entrepôt en vrac duquel le retrait a été effectué;
• la date du retrait;
• la quantité de carburant retiré;
• le type de carburant retiré;
• l'identification du véhicule ou de l'équipement dans lequel le carburant a été versé.

De plus, vos registres doivent permettre de démontrer que la taxe relative au carburant acheté pour vos installations d'entreposage de carburant en vrac a été payée à la province ou à l'État ayant adhéré à l'Entente où elles sont situées.

Vous devez conserver vos registres et vos pièces justificatives durant six ans. Sur demande, vous devez les mettre à la disposition de toute province ou de tout État ayant adhéré à l'Entente.

Pour être valides, ces documents ne doivent pas être altérés ni contenir des données effacées ou illisibles, à moins que le titulaire du permis puisse prouver la validité de ceux-ci.

Conformément aux dispositions de l'Entente, nous pourrons vérifier vos registres au nom de toutes les provinces et de tous les États ayant adhéré à l'Entente. Si vous ne produisez pas de registres à la suite d'une demande écrite ou si vos registres ne sont pas adéquats, une cotisation supplémentaire pourrait vous être imposée.

Pour être considérés comme adéquats, vos registres doivent documenter les activités de votre parc de façon suffisante et être pertinents pour la vérification.