Vous devez conserver à votre établissement, à votre résidence ou à tout autre endroit désigné par nous les registres et les pièces justificatives où sont inscrits les montants des sommes que vous payez et sur lesquelles vous devez effectuer des retenues ou calculer vos cotisations d'employeur. Ces documents doivent être mis à notre disposition lors d'une vérification.

Durée de conservation des registres et des pièces justificatives

Généralement, les registres et les pièces justificatives doivent être conservés pendant six ans après la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.

Cependant, si vous produisez certains documents en retard pour une année donnée, vous devez conserver les registres et les pièces justificatives concernant cette année pendant six ans après la date où vous avez transmis ces documents, et non pendant six ans après la dernière année d'imposition à laquelle ces registres et ces pièces se rapportent. C'est le cas si, par exemple, vous produisez en retard les documents suivants :

• la Déclaration de revenus des sociétés (CO-17);
• la Déclaration de revenus des particuliers (TP-1);
• le sommaire 1, Sommaire des retenues et des cotisations de l'employeur (RLZ-1.S).

De même, si les registres et les pièces justificatives sont sur support électronique ou informatique, vous devez les conserver sous une forme intelligible sur ce même support pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Vous devez également prendre toutes les mesures nécessaires afin d'assurer et de maintenir leur intégrité, et ce, tout au long de leur cycle de vie.

Autorisation de détruire des registres et des pièces justificatives

Nous pouvons vous autoriser à détruire avant l'expiration du délai de six ans des documents que vous deviez conserver si vous nous faites parvenir une demande écrite signée.

Cette demande doit contenir les renseignements suivants :

• une description précise des documents devant être détruits;
• les années d'imposition auxquelles la demande s'applique;
• tout autre renseignement pertinent.