Lorsque vous exploitez une entreprise ou êtes tenu de déduire, de retenir ou de percevoir une somme en vertu d'une loi fiscale, vous devez tenir des registres et conserver les pièces à l'appui des renseignements qu'ils contiennent à votre établissement, à votre résidence ou à tout autre endroit que nous aurons désigné et autorisé. Ces documents doivent notamment contenir les renseignements qui nous permettront de vérifier les sommes que vous payez et sur lesquelles vous devez effectuer des retenues ou calculer vos cotisations d'employeur. Il faut également que nous puissions avoir accès à ces documents lors d'une vérification.

Durée de conservation des registres et des pièces justificatives

Généralement, les registres et les pièces justificatives doivent être conservés pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent.

De même, si les registres et les pièces justificatives sont sur support électronique ou informatique, vous devez les conserver sous une forme intelligible sur ce même support pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent. Vous devez également prendre toutes les mesures nécessaires afin d'assurer et de maintenir leur intégrité pendant cette période.

Autorisation de détruire des registres et des pièces justificatives

Nous pouvons vous autoriser à détruire avant l'expiration du délai de six ans des documents que vous deviez conserver si vous nous faites parvenir une demande écrite signée.

Cette demande doit contenir les renseignements suivants :

• une description précise des documents devant être détruits;
• la ou les périodes auxquelles la demande s'applique;
• tout autre renseignement pertinent.