Selon la Loi sur le régime de rentes du Québec, vous devez exiger que chaque employée ou employé exécutant un travail au Québec vous présente sa carte d'assurance sociale ou sa lettre de confirmation du numéro d'assurance sociale (NAS) dans les 30 jours qui suivent la date de son entrée en fonction. Si une employée ou un employé n'a pas 18 ans, vous devez lui demander sa carte d'assurance sociale ou sa lettre de confirmation du NAS au cours du mois suivant son 18^e anniversaire.

Chaque employée ou employé qui cotise au Régime de rentes du Québec (RRQ) doit posséder un NAS. Ce numéro est nécessaire pour que les cotisations et le salaire admissible de l'employée ou de l'employé soient inscrits correctement à son nom, chaque année, dans le registre des cotisants tenu par Retraite Québec (anciennement tenu par la Régie des rentes du Québec). C'est au moyen des inscriptions à ce registre que sont calculées les prestations auxquelles l'employée ou l'employé peut avoir droit.

Le NAS est inscrit sur la carte d'assurance sociale de l'employée ou de l'employé ou sa lettre de confirmation du NAS. Pour obtenir un NAS ou pour modifier les renseignements indiqués à son dossier (par exemple, pour un changement de nom), l'employée ou l'employé doit s'adresser à Service Canada.

Vous devez inscrire, dans vos registres ainsi que dans toute correspondance avec nous, et particulièrement lors de la production du relevé 1 (RL-1), le nom de famille, le prénom et le NAS de votre employée ou de votre employé exactement comme ils figurent sur sa carte d'assurance sociale ou sa lettre de confirmation du NAS. Vous devez fournir à une nouvelle employée ou à un nouvel employé qui n'a pas de NAS les renseignements nécessaires pour qu'elle ou il puisse s'en procurer un. Vous trouverez ces renseignements auprès de Service Canada.

Si une employée ou un employé n'a pas de NAS ou si elle ou il refuse de vous le donner, vous devez tout de même retenir et payer les cotisations au RRQ et au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) sur le salaire admissible que vous lui versez.