Pour nous transmettre des fichiers de relevés en format XML, vous devez avoir un numéro de préparateur (composé des lettres NP et de six chiffres).

Si vous avez un numéro de préparateur, nous vous envoyons chaque année, au plus tard à la mi-décembre, une lettre dans laquelle nous vous confirmons

• votre numéro de préparateur;
• votre série de numéros séquentiels pour chaque type de relevé. 

• vous devez obtenir une série de numéros séquentiels pour un type de relevé qui n'est pas précisé dans la lettre;
• la série de numéros séquentiels pour un type de relevé est insuffisante;
• il survient des changements concernant vos coordonnées ou les personnes-ressources avec lesquelles nous pouvons communiquer.

Assurez-vous d'avoir en main votre numéro de préparateur lorsque vous communiquez avec nous.

Pour obtenir des renseignements sur les données que vous devez inscrire dans les cases de chacun des relevés, consultez les informations propres à chacun des relevés à la page Liste des relevés.

Numéro de préparateur

Vous devez inscrire votre numéro de préparateur dans tous les fichiers de relevés en format XML que vous nous transmettez à l'aide de notre service en ligne.

Numéros séquentiels de relevés attribués au préparateur

Un numéro séquentiel doit être inscrit sur chacun des relevés figurant dans votre fichier de relevés en format XML. Les numéros séquentiels sont composés de neuf chiffres. Nous vous attribuons les huit premiers chiffres; le neuvième, qui est le chiffre de contrôle, est calculé par votre logiciel.

Les numéros séquentiels permettent d'identifier tous les relevés que vous nous transmettez à l'aide de notre service en ligne. Ils sont obligatoires, non répétitifs et uniques pour un même émetteur, et ce, pour tous les types de relevés.

Une série de numéros séquentiels est réutilisable annuellement, pourvu que la quantité de numéros soit suffisante pour le nombre de relevés que chaque émetteur doit nous transmettre. Vous devez recommencer au début de la série chaque année.

Pour obtenir une série de numéros séquentiels, communiquez avec la Division de l'acquisition des données électroniques

Numéros d'identification et de dossier de l'employeur 

Les numéros d'identification et de dossier de l'employeur, qui identifient l'émetteur qui produit chaque relevé, doivent être inscrits dans tous les fichiers de relevés en format XML que vous nous transmettez, sauf s'il s'agit des relevés 8, 15, 24 et 31. Si ces numéros sont invalides ou absents, le fichier de relevés en format XML sera rejeté.

Le numéro d'identification de l'employeur est composé de dix chiffres, et le numéro de dossier est composé des lettres RS suivies de quatre chiffres. Les lettres RS signifient que l'entreprise est inscrite au fichier des retenues à la source. Ces numéros figurent sur le sommaire 1, Sommaire des retenues et des cotisations de l'employeur (RLZ-1.S). Voici un exemple de numéros d'identification et de dossier de l'employeur : 0000000000RS0001.

Numéro d'entreprise du Québec de l'émetteur des relevés

Le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) de l'émetteur des relevés peut être inscrit dans les fichiers de relevés en format XML que vous nous transmettez, sauf s'il s'agit des relevés 8 et 31.

Le NEQ est composé de 10 chiffres.

Numéro d'assurance sociale de la personne pour laquelle le relevé est produit

Si la personne pour laquelle le relevé est produit est un particulier, son numéro d'assurance sociale (NAS) doit être inscrit dans les fichiers de relevés en format XML que vous nous transmettez, sauf s'il s'agit du relevé 31.

Notez qu'un particulier doit fournir son NAS à toute personne qui doit produire un relevé à son nom, sauf s'il s'agit du relevé 31. S'il n'a pas de NAS, il doit en faire la demande à Service Canada. L'omission de ce numéro peut entraîner une pénalité pour le particulier et pour la personne qui doit produire un relevé à son nom.

Inscription des montants

Lorsque vous devez inscrire un montant, vous devez toujours l'inscrire sans espace ni symbole de dollar ($).

Vous pouvez utiliser indifféremment le point ou la virgule pour inscrire les cents. Par exemple, 12 100,36 $ peut s'écrire 12100,36 ou 12100.36.

Si le montant à inscrire à la case d'un relevé est supérieur au montant maximal qui peut y être inscrit, vous devez diviser ce montant et inscrire sur plusieurs relevés des montants qui ne dépassent pas cette limite. Dans ce cas, chaque relevé doit avoir un numéro séquentiel différent.

Inscription des renseignements complémentaires

Les cases de renseignements complémentaires contiennent les renseignements suivants :

• le code d'un renseignement complémentaire;
• le montant ou le renseignement correspondant au code du renseignement complémentaire.

Les fichiers de relevés en format XML que vous préparez au moyen de votre logiciel doivent être conformes à nos exigences en matière de transmission de données par Internet. Le logiciel que vous utilisez doit être certifié par Revenu Québec pour la transmission de données par Internet. Pour chaque année d'imposition, vous devez obtenir un nouveau numéro de certification (par exemple, RQ-99-99-999).

Nom du fichier de relevés en format XML

Le nom du fichier de relevés en format XML que vous nous transmettez à l'aide de notre service en ligne Transmission des relevés doit être composé de moins de 30 caractères. Vous pouvez choisir le nom de fichier qui vous convient. Voici un exemple de nom de fichier : 2022NP123456RL01Original001.xml.

Taille du fichier de relevés en format XML

Les fichiers de relevés en format XML que vous nous transmettez ne peuvent pas contenir plus de 1 000 groupes de relevés, constitués chacun d'un ou plusieurs relevés et d'une fiche des totaux (balise T). Un groupe correspond à un émetteur. De plus, la taille du fichier ne doit pas dépasser 300 Mo. Vous pouvez toutefois compresser votre fichier en format ZIP. Nous vous recommandons de compresser tout fichier de plus de 10 Mo.

La compression d'un fichier de relevés de format XML en format ZIP permet de réduire la taille d'un fichier de 92 % à 96 %. Ainsi, un fichier compressé de 300 Mo équivaut à un fichier non compressé de 3,6 Go.

Les fichiers compressés ne doivent pas être protégés par un mot de passe. De plus, aucun chiffrement (cryptage) n'est accepté pour la transmission de fichiers de relevés en format XML. Les canaux de transmission que nous utilisons sont sécurisés.

Type d'envoi du fichier de relevés en format XML

Le tableau ci-dessous présente les types d'envois possibles ainsi que le code qui doit être inscrit dans le fichier de relevés en format XML pour chacun d'eux.

Pour nous transmettre des fichiers de relevés en format XML, vous devez accéder à notre service en ligne Transmission des relevés. Si votre logiciel vous permet d'y accéder, suivez les directives qui vous y sont données. Assurez-vous de sélectionner les bons fichiers avant de nous les transmettre. 

À la suite de la transmission de votre fichier de relevés en format XML à l'aide de notre service en ligne Transmission des relevés, une page contenant un numéro de référence s'affiche. Ce numéro confirme que nous avons bien reçu votre fichier. Il représente la preuve de réception.

Vous devez conserver ce numéro, puisque nous l'utiliserons pour vous informer du statut de votre fichier (valide, partiellement valide, invalide ou rejeté) lorsqu'il sera traité.

Dès que nous aurons traité votre fichier de relevés en format XML, vous recevrez un courriel vous avisant de son statut (valide, partiellement valide, invalide, rejeté ou retransmis) dans les cas suivants :

• vous avez inscrit une adresse de courriel valide dans le fichier de relevés en format XML;
• votre dossier de préparateur contient une adresse de courriel valide.

Si vous avez reçu la confirmation que le fichier de relevés en format XML que vous nous avez transmis est valide, vous pouvez produire les relevés que vous devez transmettre aux personnes pour lesquelles ils sont produits.

Vous recevrez par la poste un rapport de validation (intitulé Liste de validation des fichiers de relevés) pour chaque fichier de relevés en format XML que vous nous avez transmis seulement s'il comporte des anomalies (fichier invalide, partiellement valide ou rejeté). Des messages d'erreur sévère (S) ou d'avertissement (A) sont générés pour expliquer ces anomalies.

Les fichiers de relevés en format XML qui doivent être corrigés et retournés sont ceux où figure la lettre S (message d'erreur) dans la première colonne (fiche de sévérité) du rapport de validation. Vous devez nous retourner tout le fichier, et non pas seulement les relevés corrigés.

Si la lettre A (message d'avertissement) figure dans la première colonne, vous n'avez pas à apporter de corrections au fichier de relevés en format XML transmis.

Vous ne recevrez pas de rapport de validation pour les fichiers de relevés en format XML qui sont valides et qui ne comportent aucune anomalie.