Transmission de relevés et de sommaires à Revenu Québec par Internet

Relevés

Pour transmettre des relevés par Internet, vous pouvez utiliser soit nos services en ligne, soit la fonction intégrée dans le logiciel autorisé que vous utilisez, s'il y a lieu.

Services en ligne

Service en ligne Transmission de relevés par Internet

Vous pouvez utiliser le service en ligne Transmission de relevés par Internet si vous produisez les relevés à l'aide d'un logiciel certifié par Revenu Québec pour la transmission de données par Internet. Les relevés que vous transmettez doivent être regroupés dans un fichier de relevés en format XML.

Étapes à suivre

Vous devez suivre les étapes suivantes pour nous transmettre des fichiers de relevés en format XML à l'aide de ce service.

Inscription du préparateur (obtention d'un numéro de préparateur)

Pour nous transmettre des fichiers de relevés en format XML, vous devez avoir un numéro de préparateur (composé des lettres NP et de six chiffres).

Si vous n'avez pas de numéro de préparateur, vous devez remplir et nous transmettre le formulaire Inscription du préparateur (ED-430). Après la réception de ce formulaire, nous vous enverrons par courriel une confirmation d'inscription contenant votre numéro de préparateur et la série de numéros séquentiels que vous devez utiliser pour chaque type de relevés que vous nous transmettez.

Si vous avez un numéro de préparateur, vous ne devez pas remplir le formulaire ED-430. Vous devez utiliser votre numéro de préparateur et votre série de numéros séquentiels chaque année, car ils vous sont réservés.

Mise à jour du dossier du préparateur

Lorsque vous avez un numéro de préparateur, nous vous envoyons chaque année, au plus tard à la mi-décembre, une lettre dans laquelle nous vous confirmons

  • votre numéro de préparateur;
  • votre série de numéros séquentiels pour chaque type de relevé. 

Vous devez communiquez avec la Division de l'acquisition des données électroniques par courriel, en écrivant à l'adresse edi@revenuquebec.ca, ou par téléphone, en composant le 418 659-1020 ou le 1 866 814-8392 (sans frais), dans les situations suivantes :

  • vous devez obtenir une série de numéros séquentiels pour un type de relevé qui n'est pas précisé dans la lettre;
  • la série de numéros séquentiels pour un type de relevé est insuffisante;
  • il survient des changements concernant vos coordonnées ou les personnes-ressources avec lesquelles nous pouvons communiquer.

Assurez-vous d'avoir en main votre numéro de préparateur lorsque vous communiquez avec nous.

Inscription des données

Pour obtenir des renseignements sur les données que vous devez inscrire dans les cases de chacun des relevés, consultez les informations propres à chacun des relevés à la page Liste des relevés.

Numéro de préparateur

Vous devez inscrire votre numéro de préparateur dans tous les fichiers de relevés en format XML que vous nous transmettez au moyen de notre service en ligne.

Numéros séquentiels de relevés attribués au préparateur

Un numéro séquentiel doit être inscrit sur chacun des relevés figurant dans votre fichier de relevés en format XML. Les numéros séquentiels sont composés de neuf chiffres :

Les numéros séquentiels permettent d'identifier tous les relevés que vous nous transmettez à l'aide de notre service en ligne Transmission de relevés par Internet. Ils sont obligatoires, non répétitifs et uniques pour un même émetteur, et ce, pour tous les types de relevés.

Exemple

À la suite de votre inscription à titre de préparateur, nous vous avons attribué la série de numéros séquentiels 10145875 à 10146174 pour la production du relevé 1. Vous préparez des relevés 1 pour trois clients (soit trois émetteurs de relevés 1), qui ont respectivement 25, 70 et 150 employés. Pour chacun de vos clients, vous devez utiliser les séries de numéros séquentiels suivantes :

  • Client ayant 25 employés : 10145875 à 10145899
  • Client ayant 70 employés : 10145875 à 10145944
  • Client ayant 150 employés : 10145875 à 10146024

Une série de numéros séquentiels est réutilisable annuellement, pourvu que la quantité de numéros soit suffisante pour le nombre de relevés que chaque émetteur doit nous transmettre. Vous devez recommencer au début de la série chaque année.

Pour obtenir une série de numéros séquentiels, communiquez avec la Division de l'acquisition des données électroniques

  • par courriel, en écrivant à l'adresse edi@revenuquebec.ca;
  • par téléphone, en composant le 418 659-1020 ou le 1 866 814-8392 (sans frais).

Numéros d'identification et de dossier de l'employeur 

Les numéros d'identification et de dossier de l'employeur, qui identifient l'émetteur qui produit chaque relevé, doivent être inscrits dans tous les fichiers de relevés en format XML que vous nous transmettez, sauf s'il s'agit des relevés 8, 15, 24, 30 et 31. Notez que, si ces numéros sont invalides ou absents, le fichier de relevés en format XML sera rejeté.

Le numéro d'identification de l'employeur est composé de dix chiffres, et le numéro de dossier est composé des lettres RS suivies de quatre chiffres. Les lettres RS signifient que l'entreprise est inscrite au fichier des retenues à la source. Ce numéro figure sur le sommaire 1, Sommaire des retenues et des cotisations de l'employeur (RLZ-1.S). Voici un exemple de numéros d'identification et de dossier de l'employeur : 0000000000RS0001.

Numéro d'entreprise du Québec de l'émetteur du relevé

Le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) de l'émetteur des relevés peut être inscrit dans les fichiers de relevés en format XML que vous nous transmettez, sauf s'il s'agit des relevés 8, 30 et 31.

Le NEQ est composé de 10 chiffres.

Numéro d'assurance sociale de la personne pour laquelle le relevé est produit

Si la personne pour laquelle le relevé est produit est un particulier, son numéro d'assurance sociale (NAS) doit être inscrit dans les fichiers de relevés en format XML que vous nous transmettez, sauf s'il s'agit du relevé 31.

Notez qu'un particulier doit fournir son NAS à toute personne qui doit produire un relevé à son nom, sauf s'il s'agit du relevé 31. S'il n'a pas de NAS, il doit en faire la demande à Service Canada. L'omission de ce numéro peut entraîner une pénalité pour le particulier et pour la personne qui doit produire un relevé à son nom.

Inscription des montants

Lorsque vous devez inscrire un montant, vous devez toujours l'inscrire sans espace ni symbole de dollar ($).

Vous pouvez utiliser indifféremment le point ou la virgule pour inscrire les cents. Par exemple, 12 100,36 $ peut s'écrire 12100,36 ou 12100.36.

Si le montant à inscrire à la case d'un relevé est supérieur au montant maximal qui peut y être inscrit, vous devez diviser ce montant et inscrire sur plusieurs relevés des montants qui ne dépassent pas cette limite. Notez que, dans ce cas, chaque relevé doit avoir un numéro séquentiel différent.

Inscription des renseignements complémentaires

Les cases de renseignements complémentaires contiennent les renseignements suivants :

  • le code d'un renseignement complémentaire;
  • le montant ou le renseignement correspondant au code du renseignement complémentaire.
Note

Vous devez produire un autre relevé si vous avez plus de 4 renseignements complémentaires à inscrire, ou plus de 28 renseignements complémentaires dans le cas du relevé 15. Dans ce cas, chaque relevé doit avoir un numéro séquentiel différent.

Préparation des fichiers

Les fichiers de relevés en format XML que vous préparez au moyen de votre logiciel doivent être conformes à nos exigences en matière de transmission de données par Internet. Le logiciel que vous utilisez doit être certifié par Revenu Québec pour la transmission de données par Internet. Pour chaque année d'imposition, vous devez obtenir un nouveau numéro de certification (par exemple, RQ-99-99-999).

Nom du fichier de relevés en format XML

Le nom du fichier de relevés en format XML que vous nous transmettez à l'aide de notre service en ligne Transmission de relevés par Internet doit être composé de moins de 30 caractères. Vous pouvez choisir le nom de fichier qui vous convient. Voici un exemple de nom de fichier : 2017NP123456RL001Original001.xml.

Taille du fichier de relevés en format XML

Les fichiers de relevés en format XML que vous nous transmettez ne peuvent pas contenir plus de 1 000 groupes de relevés, constitués chacun d'un ou plusieurs relevés et d'une fiche des totaux (balise T). Un groupe correspond à un émetteur. De plus, la taille du fichier ne doit pas dépasser 300 Mo. Vous pouvez toutefois compresser votre fichier en format ZIP. Nous vous recommandons de compresser tout fichier de plus de 10 Mo.

La compression d'un fichier de relevés de format XML en format ZIP permet de réduire la taille d'un fichier de 92 % à 96 %. Ainsi, un fichier compressé de 300 Mo équivaut à un fichier non compressé de 3,6 Go.

Note

Les fichiers compressés ne doivent pas être protégés par un mot de passe. De plus, aucun chiffrement (cryptage) n'est accepté pour la transmission de fichiers de relevés en format XML. Les canaux de transmission que nous utilisons sont sécurisés.

Type d'envoi du fichier de relevés en format XML

Le tableau ci-dessous présente les types d'envois possibles ainsi que le code qui doit être inscrit dans le fichier de relevés en format XML pour chacun d'eux.

Type d'envoiCode inscrit dans le fichier de relevés en format XMLCode inscrit à la case « Code du relevé » des relevésDescription
Fichier original1RVous devez utiliser ce type d'envoi pour nous transmettre des relevés originaux.
Fichier modifié4AVous devez utiliser ce type d'envoi pour nous transmettre des relevés qui remplacent des relevés valides que vous nous avez transmis et qui comportent une ou plusieurs données que vous devez corriger.
Fichier annulé6DVous devez utiliser ce type d'envoi pour supprimer des relevés valides que vous nous avez transmis par erreur.

Transmission des fichiers

Pour nous transmettre des fichiers de relevés en format XML, vous devez accéder à notre service en ligne Transmission de relevés par Internet. Si votre logiciel vous permet d'y accéder, suivez les directives qui vous y sont données. Avant de nous transmettre des fichiers, assurez-vous de sélectionner le bon fichier.

Réception des fichiers à Revenu Québec

À la suite de la transmission de votre fichier de relevés en format XML à l'aide de notre service en ligne Transmission de relevés par Internet, une page contenant un numéro de référence s'affiche. Ce numéro confirme que nous avons bien reçu votre fichier. Il représente la preuve de réception.

Vous devez conserver ce numéro, puisque nous l'utiliserons pour vous informer du statut de votre fichier (valide, partiellement valide, invalide ou rejeté) lorsqu'il sera traité.

Validation des fichiers transmis à Revenu Québec

Dès que nous aurons traité votre fichier de relevés en format XML, vous recevrez un courriel vous avisant de son statut (valide, partiellement valide, invalide ou rejeté) dans les cas suivants :

  • vous avez inscrit une adresse de courriel valide dans le fichier de relevés en format XML;
  • votre dossier de préparateur contient une adresse de courriel valide.

Si vous ne recevez pas de courriel vous avisant du statut de votre fichier dans un délai de quatre heures, nous vous suggérons de communiquer avec la Division de l'acquisition des données électroniques, à l'adresse edi@revenuquebec.ca. Assurez-vous d'inscrire votre numéro de préparateur et le numéro de référence du fichier dans votre courriel.

Production des relevés pour les personnes pour lesquelles ils sont produits

Si vous avez reçu la confirmation que le fichier de relevés en format XML que vous nous avez transmis est valide, vous pouvez produire les relevés que vous devez transmettre aux personnes pour lesquelles ils sont produits.

Transmission du rapport de validation des fichiers

Vous recevrez par la poste un rapport de validation (appelé liste de validation des fichiers de relevés) pour chaque fichier de relevés en format XML que vous nous avez transmis seulement s'il comporte des anomalies (fichier invalide, partiellement valide ou rejeté). Des messages d'erreur sévère (S) ou d'avertissement (A) sont générés pour expliquer ces anomalies.

Les fichiers de relevés en format XML qui doivent être corrigés et retournés sont ceux où figure la lettre S (message d'erreur) dans la première colonne (fiche de sévérité) du rapport de validation. Vous devez nous retourner tout le fichier, et non pas seulement les relevés corrigés.

Si la lettre A (message d'avertissement) figure dans la première colonne, vous n'avez pas à apporter de corrections au fichier de relevés en format XML transmis.

Note

Vous ne recevrez pas de rapport de validation pour les fichiers de relevés en format XML qui sont valides et qui ne comportent aucune anomalie.

Service en ligne Remplir et transmettre un sommaire 1

Si vous devez nous transmettre des relevés 1, vous pouvez utiliser le service en ligne Remplir et transmettre un sommaire 1 dans Mon dossier pour les entreprises.

Service en ligne Produire et consulter des relevés 31

Si vous devez nous transmettre des relevés 31, vous pouvez utiliser le service en ligne Produire et consulter des relevés 31.

Fonction intégrée dans certains logiciels autorisés

Si vous utilisez un logiciel autorisé pour la production de vos relevés, il est possible que ce logiciel propose une fonction qui vous permette de nous transmettre vos relevés. Informez-vous directement auprès du concepteur du logiciel que vous utilisez.

Sommaires

Parmi tous les sommaires, seul le sommaire 1 peut être produit par Internet, au moyen du service en ligne Remplir et transmettre un sommaire 1, accessible dans Mon dossier pour les entreprises.

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