Plusieurs options s'offrent à vous pour la transmission des relevés aux personnes pour lesquelles ils sont produits (par exemple, les bénéficiaires, les employés ou les particuliers).

Transmission sur support papier

Si vous produisez vos relevés sur support papier, vous devez

• soit remettre à ces personnes la copie 2 de leur relevé en personne;
• soit leur transmettre cette copie par la poste ou autrement.

Transmission par voie électronique

Si vous transmettez des relevés 1 par voie électronique à des employés, vous n'avez pas à obtenir au préalable leur consentement écrit si certaines conditions sont remplies, notamment celles concernant les règles relatives à la confidentialité. Pour plus de renseignements, consultez canada.ca.

Toutefois, vous devez transmettre le relevé 1 sur support papier à tout employé qui le demande.

Si vous transmettez des relevés par voie électronique à des bénéficiaires qui ne sont pas des employés, vous devez au préalable avoir obtenu leur consentement écrit, lequel peut vous être transmis par voie électronique, par la poste ou autrement.

Un bénéficiaire doit indiquer clairement qu'il consent à ce que le relevé lui soit transmis par voie électronique et que son consentement reste valide tant et aussi longtemps qu'il ne vous avise pas de sa volonté de le révoquer. De plus, vous devez l'informer des moyens dont il dispose pour révoquer son consentement.

Dans le cadre de la transmission de relevés aux employés et aux bénéficiaires par voie électronique, vous devez, entre autres,

• protéger les renseignements personnels des employés ou des bénéficiaires, selon le cas;
• être en mesure de vérifier l'identité de tout bénéficiaire qui donne son consentement;
• vous assurer que le format des relevés transmis ne permet pas la modification des renseignements qu'ils contiennent.

Relevé perdu ou détruit

Si une personne a perdu ou détruit sa copie d'un relevé que vous nous avez déjà transmis, vous devez lui retransmettre la copie 2 du relevé que vous lui avez transmis initialement et y inscrire la mention « Duplicata ». Vous ne devez pas produire de nouveau relevé.

Changement d'adresse

Si la personne pour laquelle vous avez produit un relevé a changé d'adresse, vous devez produire un duplicata du relevé original, sur lequel figurera la nouvelle adresse. Ce relevé doit être transmis seulement à la personne pour laquelle il est produit. Vous ne devez pas nous le transmettre.

Renseignements inexacts concernant l'identité de la personne pour laquelle le relevé est produit

Si vous constatez une erreur dans le numéro d'assurance sociale, le nom de famille ou le prénom de la personne pour laquelle le relevé est produit, voyez la page Annulation d'un relevé.