Les relevés et les sommaires que vous produisez sur support papier, que ce soit à l'aide d'un logiciel, d'un formulaire PDF remplissable à l'écran ou d'un formulaire que nous fournissons, doivent respecter certaines exigences afin de faciliter la lecture et l'acquisition des données.

Inscription des renseignements sur les relevés et les sommaires

Pour en savoir plus sur les données que vous devez inscrire dans les cases de chacun des relevés et, s'il y a lieu, des sommaires correspondants, voyez la page Liste des relevés.

Inscription des montants

Lorsque vous devez inscrire un montant, vous devez toujours l'inscrire sans symbole de dollar ($).

Vous pouvez utiliser indifféremment le point ou la virgule pour inscrire les cents. Par exemple, 12 100,36 $ peut s'écrire 12 100,36 ou 12 100.36.

Si le montant à inscrire à la case d'un relevé est supérieur à 9 999 999,99 $, vous devez diviser ce montant et inscrire sur plusieurs relevés des montants qui ne dépassent pas cette limite. Dans ce cas, chaque relevé doit avoir un numéro séquentiel différent.

Inscription des renseignements complémentaires

Lorsque vous devez fournir des renseignements complémentaires, vous devez inscrire un code dans l'une des cases vierges prévues à cet effet, suivi du montant ou du renseignement correspondant, par exemple : A-1 − 1 400,68.

Précision sur l'inscription des renseignements complémentaires

Si le nombre de cases vierges permettant d'inscrire des renseignements complémentaires pour un même bénéficiaire est insuffisant, vous devez produire un relevé supplémentaire. Celui-ci doit contenir uniquement les données suivantes, sauf s'il s'agit du relevé 15 :

• un numéro séquentiel différent de celui du premier relevé produit;
• les renseignements sur l'identité de l'émetteur et du bénéficiaire;
• l'année visée, à la case « Année », et le code approprié, à la case « Code du relevé »;
• les renseignements complémentaires que vous n'avez pas inscrits dans les cases vierges du premier relevé.

Vous ne devez pas retranscrire sur le relevé supplémentaire les autres renseignements inscrits sur le premier relevé. Seules les données mentionnées ci-dessus doivent y figurer.

S'il s'agit du relevé 15, vous devez inscrire, en plus des données mentionnées ci-dessus, les renseignements inscrits aux cases 39 à 42 du premier relevé produit.

Impression des relevés et des sommaires

Si vous utilisez les formulaires en format PDF remplissables à l'écran ou un logiciel pour la production de relevés et de sommaires sur support papier, vous devez imprimer les relevés et les sommaires sur du papier blanc de format lettre (215,9 mm x 279,4 mm [8 ½ po x 11 po]), en orientation portrait seulement, c'est-à-dire à la verticale.

Pour chaque relevé, vous devez imprimer

• la copie 1 du relevé, qui doit nous être transmise;
• la copie 2 du relevé, qui doit être transmise à la personne pour laquelle il est produit.

Numéro d'autorisation

Si vous utilisez un logiciel pour la production de relevés sur support papier, un numéro d'autorisation doit figurer sur la copie 1 et la copie 2 de tous les relevés que vous produisez.

Ce numéro est dans le coin inférieur droit de la page, au-dessus de la mention « Relevé officiel – Revenu Québec ». Il est composé de deux lettres et de sept chiffres, par exemple FS9999999. Il signifie que le relevé produit par votre logiciel respecte nos exigences.

Code à barres bidimensionnel de données

Si vous utilisez un logiciel pour la production de relevés sur support papier, un code à barres bidimensionnel de données doit figurer sur la copie 1 des relevés 1, 2, 3, 15, 16, 24, 25 et 31 que vous nous transmettez.

Ce code à barres contient tous les renseignements qui sont inscrits dans les cases des relevés.

Motifs de refus des relevés sur support papier

Bien que nous acceptions les relevés produits par ordinateur, nous pouvons les refuser s'ils ne répondent pas à nos exigences. Les motifs de refus les plus fréquents sont les suivants :

• l'absence du numéro d'autorisation sur le relevé;
• le non-respect de nos normes graphiques;
• la mauvaise qualité de l'impression du relevé (les données sont illisibles ou elles sont décalées);
• la non-conformité du libellé des cases du relevé;
• la non-conformité des instructions et des explications relatives aux cases du relevé.