Connaître nos pratiques de communication avec les entreprises

Les fraudeuses et fraudeurs utilisent toutes sortes de stratagèmes de plus en plus sophistiqués pour obtenir des renseignements confidentiels sur les entreprises, leur personnel, leurs clientèles et leurs fournisseurs. Par exemple, ils peuvent vous contacter en se faisant passer pour une ou un membre de notre personnel afin d'obtenir certains renseignements leur permettant d'accéder à nos services en ligne et de demander des remboursements au nom de l'entreprise.

Par ailleurs, les fraudeuses et fraudeurs peuvent parfois vous contacter en modifiant le numéro de téléphone qui s'affiche. Même si le numéro de l'appel entrant semble provenir de notre organisation, si l'appel vous paraît anormal ou est fait à des heures inhabituelles, communiquez avec nous.

Quand vous méfier d'une communication

Si une personne communique avec l'entreprise et prétend agir au nom de notre organisation, méfiez-vous si

elle utilise un ton urgent, menaçant ou inquiétant;
elle utilise un texto pour entrer en contact avec vous;
elle vous demande des informations personnelles ou confidentielles, comme un mot de passe ou le numéro du dernier avis de cotisation;
elle exige un paiement ou un remboursement immédiats;
elle vous envoie des documents contenant des hyperliens ou des fichiers à télécharger;
elle vous a laissé un message vocal contenant des données confidentielles.

Si l'une de ces pratiques a été utilisée pour communiquer avec l'entreprise, communiquez avec nous. S'il s'agit d'une tentative de fraude, vous devez nous aviser rapidement afin que nous puissions mettre en place des mesures additionnelles de protection des renseignements confidentiels, selon la situation.

Comment nous communiquons avec les entreprises

Afin de pouvoir faire la différence entre une communication qui provient de notre organisation et une arnaque, prenez connaissance de nos pratiques de communication ci-dessous.

Appels téléphoniques

Nous communiquons toujours avec vous pendant les heures normales de bureau. De plus, lors de chaque appel, notre personnel est tenu de s'identifier et de mentionner la raison de l'appel. Voici les raisons pour lesquelles nous communiquons généralement avec une entreprise par téléphone :

vous nous avez transmis une demande en ligne, par exemple une demande d'inscription à nos fichiers, et nous avons besoin d'un complément d'information pour la traiter;
vous nous avez transmis un formulaire, par exemple un avis d'opposition, et nous voulons y donner suite;
nous vous avons envoyé une communication par la poste, mais vous n'y avez pas donné suite.

Si vous recevez un appel semblant provenir de notre organisation et que vous avez des doutes sur sa légitimité, informez la personne qui vous parle que vous souhaitez nous rappeler et communiquez avec nous.

Courriel

Lors de l'inscription de l'entreprise à nos services en ligne, vous recevrez un courriel de confirmation dans Mon dossier ou à l'adresse courriel associée au dossier. Par la suite, nous pourrions vous envoyer un code de vérification par courriel pour vous authentifier lorsque vous accédez à nos services en ligne.

Avec votre consentement, nous pouvons communiquer avec l'entreprise par courriel pour l'aviser, entre autres,

d'un avis de dépôt d'une communication disponible dans Mon dossier;
d'une modification à une loi;
d'une obligation fiscale à remplir sous peu;
de nouvelles mesures fiscales relatives à son secteur d'activité;
des nouveautés annuelles relatives aux outils;
de la mise à jour d'un guide ou d'un formulaire.

Nous n'envoyons jamais de renseignements confidentiels par courriel non sécurisé sans votre consentement, par exemple le montant d'un versement reçu ou d'un paiement dû. Vous devez vous connecter à Mon dossier pour obtenir ce type d'information;
Nous ne demandons jamais de renseignements par courriel, sauf si une entente préalable entre une ou un membre de notre personnel et vous a eu lieu par un autre moyen que le courriel.
Nous n'envoyons jamais par courriel de documents contenant des hyperliens ou des fichiers à télécharger sans avoir obtenu votre consentement au préalable.
Nous ne vous demandons jamais par courriel de mettre à jour les renseignements de l'entreprise.

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Courriel sécurisé

À la suite d'une discussion entre vous et une ou un membre de notre personnel, nous pouvons vous transmettre des documents et des renseignements à l'aide d'un service de courriel sécurisé. Ce service permet de sécuriser la communication transmise afin d'en protéger la confidentialité.

Si vous nous faites une telle demande, par téléphone ou par écrit, et que vous recevez ensuite une réponse relativement à cette demande par courriel sécurisé, vous pouvez poursuivre l'échange par courriel en toute sécurité.

Lettre

Lorsqu'un changement ou un incident survient relativement au dossier d'une entreprise, nous envoyons toujours une correspondance pour l'en aviser. Par exemple, lors de l'inscription à clicSÉQUR - Entreprises, nous envoyons toujours une lettre à l'entreprise pour confirmer son inscription.

Sondage téléphonique ou sondage Web

Nous effectuons régulièrement des sondages téléphoniques ou Web pour connaître l'opinion de nos clientèles ou nous mandatons des firmes pour les effectuer. Dans le cadre de ces sondages,

aucun renseignement provenant de nos banques de données n'est transmis à la firme de sondage, s'il y a lieu;
personne n'est autorisé à vous demander des renseignements de nature fiscale en notre nom.
toutes les dispositions législatives qui garantissent la protection des renseignements de l'entreprise sont respectées;
votre participation est volontaire et anonyme, et aucune conséquence ne découlerait de votre refus de participer.

Visioconférence (par Teams)

Avant d'échanger des renseignements au sujet du dossier fiscal de l'entreprise par Teams, nous devons toujours vous authentifier afin de valider votre identité. Une fois votre identité validée, nous pourrions, dans certaines circonstances, vous demander de partager votre écran.

Nous ne vous demandons jamais de prendre le contrôle de votre poste informatique.
Nous ne vous demandons jamais de déposer des documents confidentiels dans la conversation Teams.

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Liste de diffusion

Nous avons des listes de diffusion et nous utilisons le fournisseur Cyberimpact, une plateforme de communication canadienne, qui vous permet de recevoir un courriel chaque fois que nous publions

un communiqué de presse;
une nouvelle fiscale;
des offres d'emploi.

Vous pouvez vous désinscrire de ces listes en tout temps.

Note

Si vous êtes une travailleuse ou un travailleur autonome et que vous utilisez Mon dossier pour les citoyens, nos moyens de communiquer avec vous pourraient être différents. Pour en savoir plus, consultez la page Quelles sont nos pratiques en matière de communication avec les citoyens?.

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