En tant que personne autorisée à représenter une entreprise (propriétaire, représentant d'office, représentant autorisé, etc.) auprès de Revenu Québec, vous pouvez contribuer à prévenir les cybermenaces et la fraude en prenant certaines précautions pour y échapper.

Voici une liste de 10 bons réflexes simples à adopter pour protéger les renseignements confidentiels d'une entreprise, de son personnel, de ses clientèles et de ses fournisseurs.

Accédez régulièrement à Mon dossier pour les entreprises ou à Mon dossier pour les représentants professionnels afin de vérifier que les renseignements suivants sont toujours les bons :

• l'adresse courriel et le numéro de téléphone figurant dans chaque dossier;
• les renseignements bancaires ou ceux concernant le dépôt direct;
• les déclarations ou les demandes de remboursement effectuées par l'entreprise;
• les demandes faites et les formulaires remplis dans chaque dossier;
• les représentants autorisés et les utilisatrices ou utilisateurs figurant dans chaque dossier.

Accédez également à Mon bureau au Registraire des entreprises pour vérifier les renseignements inscrits dans le dossier de l'entreprise.

Pour protéger l'entreprise des cybermenaces, la protection de votre code d'utilisateur et de vos mots de passe est essentielle.

Voici quelques conseils de sécurité destinés à toutes les personnes autorisées à représenter une entreprise auprès de Revenu Québec :

• ne partagez avec personne votre code d'utilisateur ou vos mots de passe en lien avec nos services en ligne;
• utilisez des mots de passe distincts et forts pour tous nos services en ligne;
• assurez-vous d'inscrire une adresse courriel dont vous être l'unique utilisatrice ou utilisateur;
• n'activez pas l'enregistrement automatique de vos mots de passe sur vos équipements informatiques;
• changez régulièrement vos mots de passe.

Si vous souhaitez donner des accès électroniques à d'autres personnes que vous-même, suivez les recommandations suivantes :

• Créez un identifiant unique pour chaque utilisatrice ou utilisateur de nos services en ligne, sauf en ce qui concerne clicSÉQUR express.
• Accordez les pouvoirs et les accès adéquats à chaque personne selon le niveau de responsabilité souhaité (responsable des services électroniques, utilisatrice ou utilisateur, répondante ou répondant, etc.).
• Créez un profil distinct pour chaque utilisatrice ou utilisateur, qui contient son nom et son prénom, au lieu d'un seul profil au nom de l'entreprise. Cela évitera que vos accès soient révoqués en cas de mauvaise utilisation.

Seules les personnes autorisées peuvent représenter l'entreprise auprès de Revenu Québec. Ainsi, pour prévenir les risques de fraude, 

• consultez et mettez à jour périodiquement les autorisations, les procurations et les droits d'accès liés aux dossiers de l'entreprise;
• révoquez les autorisations, les procurations et les droits d'accès liés à toutes les personnes qui n'ont plus de lien avec l'entreprise, par exemple une comptable ou un ancien employé.

Les membres du personnel sont les principaux alliés de l'entreprise quand vient le temps de prévenir la fraude. Afin de les sensibiliser à l'importance d'adopter de bons réflexes, informez-les régulièrement sur

• les bonnes pratiques de cybersécurité;
• les techniques de fraude et d'escroquerie les plus fréquentes;
• l'importance de relire et d'appliquer les conditions d'utilisation de nos services en ligne;
• la nécessité de créer des mots de passe uniques et forts pour tous les dossiers de l'entreprise.

Des personnes mal intentionnées peuvent envoyer des communications apparemment légitimes à une entreprise dans le but d'obtenir des renseignements confidentiels sur cette dernière et ses clientèles. Pour cette raison, il est essentiel de connaître nos pratiques de communication avec les entreprises.

Lorsqu'un changement survient relativement au dossier d'une entreprise, nous envoyons une correspondance pour vous en aviser. Afin d'être en mesure de réagir rapidement en cas de fraude, prenez connaissance de toutes les communications que nous vous acheminons dans les meilleurs délais.

Pour nous envoyer des documents confidentiels de façon simple et sécuritaire, vous pouvez

• soit nous les transmettre à partir du centre de communications ou de la boîte de réception, accessibles dans Mon dossier;
• soit communiquer avec nous afin que nous vous informions du meilleur moyen de nous les transmettre, selon le cas.

Pour prévenir la fraude, il est préférable de prioriser les paiements par voie électronique en tout temps. Si l'entreprise fait encore des paiements par chèque, nous vous conseillons de suivre les recommandations suivantes :

• Vérifiez les opérations effectuées dans le compte bancaire de l'entreprise quotidiennement.
• Conservez les chèques dans un endroit sécuritaire. Seul le personnel autorisé devrait avoir accès aux chèques et pouvoir les remplir et les poster.
• Ne signez jamais un chèque avant d'avoir rempli tous les champs nécessaires.
• Si vous fermez un compte bancaire, déchiquetez les chèques non utilisés.

Vous devez nous aviser rapidement si

• vous croyez que des fraudeuses ou fraudeurs ont communiqué avec vous en se faisant passer pour une ou un membre de notre personnel;
• vous avez remarqué une activité suspecte ou anormale lors de l'utilisation de nos services en ligne;
• l'entreprise est victime d'une cyberattaque.

Selon le cas, nous pourrions mettre en place des mesures additionnelles de protection des renseignements confidentiels.

Pour connaître les étapes à suivre pour signaler un incident, consultez la page Signaler une tentative d'hameçonnage ou une fraude.