Comité d'audit

• Recommandation au conseil d'administration : 15 juillet 2011
• Dernière révision : 11 mai 2023

Conseil d'administration

• Adoption : 1^er septembre 2011
• Dernière révision : 28 septembre 2023

Préambule

1. La Loi sur la gouvernance des sociétés d'État (LGSE) [RLRQ, chapitre G-1.02], prévoit que le conseil d'administration doit constituer notamment un comité d'audit (article 19), ci-après nommé comité, dont les principales fonctions sont prévues dans la LGSE (articles 24, 25 et 26).

Composition

2. Le comité est composé uniquement de membres indépendants du conseil d'administration et minimalement de trois membres. De plus, au moins une représentante ou un représentant de Revenu Québec siège au comité. La personne responsable de l'audit interne participe aux séances du comité en tant que représentante de Revenu Québec.
3. Le comité doit compter parmi ses membres des personnes ayant une compétence en matière comptable ou financière (article 23 de la LGSE).
4. Au moins un membre du comité doit être membre de l'ordre professionnel de comptables mentionné au Code des professions (alinéa 2 de l'article 23 de la LGSE).

Présidence

5. La personne assumant la présidence du comité est désignée par le conseil d'administration parmi les membres indépendants. Elle préside les séances du comité. En son absence et pour la durée de celle-ci, les membres présents peuvent élire une autre personne pour assumer la présidence parmi les autres membres indépendants.

Invitées et invités

6. Les autres membres (indépendants ou non indépendants) du conseil peuvent être invités à participer aux séances du comité sur une base régulière ou occasionnelle, sans être membres du comité.
7. Le président du conseil d'administration peut participer à toute séance du comité (article 21 de la LGSE).
8. Les membres de la haute direction ou tout autre membre du personnel de Revenu Québec peuvent, sur une base régulière ou occasionnelle, être invités à participer à une séance du comité.

Séances

9. Les séances sont convoquées au moyen d'un avis transmis aux membres par le Secrétariat du conseil d'administration (SCA) au nom de la personne assumant la présidence du comité. Les séances du comité peuvent être tenues sans avis, pourvu que les membres y consentent. La présence d'une personne membre à une séance équivaut à son consentement, à moins que cette personne ne soit là que pour contester la régularité de la convocation.
10. Les membres du comité peuvent, si toutes et tous sont d'accord, participer à une séance du comité à l'aide de plateformes de communication virtuelle sécuritaires, de systèmes de visioconférence ou de systèmes de conférence téléphonique également sécuritaires et permettant à toutes les participantes et à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.
11. Le comité tient annuellement les séances nécessaires au bon fonctionnement et au respect de ses responsabilités dévolues par la présente charte.

Quorum

12. Le quorum aux séances est constitué de la majorité des membres ayant le droit de vote.

Secrétariat du conseil d'administration

13. Le SCA met à la disposition du comité une ou un secrétaire qui rédige notamment le procès-verbal de chaque séance du comité.
14. Une copie du procès-verbal de chaque séance est fournie aux membres pour examen et adoption. Tout membre peut transmettre son approbation au SCA selon les modalités convenues ou lors de la prochaine séance du comité. Le procès-verbal adopté est mis à la disposition du conseil d'administration pour information.

Mandat

15. Le comité a pour mandat d'assurer au conseil d'administration que Revenu Québec s'est doté d'une saine gouvernance, plus particulièrement au chapitre des contrôles internes, de la communication d'information financière, de la gestion des risques, de l'optimisation des ressources, de l'évaluation des programmes, du respect des lois et des politiques et de l'audit interne.
16. Les responsabilités du comité en lien avec la surveillance de la communication de l'information financière comprennent, notamment, ce qui suit :
    1. examiner et proposer au conseil pour adoption une politique de divulgation financière et revoir celle-ci périodiquement (en lien avec ce que prévoit l'article 17 de la LGSE relativement au conseil d'administration);
    2. réviser la qualité et l'intégrité du processus comptable et du processus de communication de l'information financière de Revenu Québec au moyen de discussions avec la direction, la vérificatrice générale ou le vérificateur général et la personne responsable de l'audit interne;
    3. examiner, dans le cadre du processus budgétaire, les différents éléments de planification, dont les prévisions pluriannuelles, les orientations et les paramètres budgétaires;
    4. examiner les états financiers avec le vérificateur général et l'auditeur externe nommé par le gouvernement et les soumettre au conseil pour adoption (paragraphes 6 et 7 de l'article 24 de la LGSE);
    5. examiner, préalablement à la divulgation publique, le rapport annuel de gestion ou tout autre document d'importance dans la mesure où ces documents sont destinés au public et qu'ils traitent de la situation financière, de la performance ou des résultats de Revenu Québec;
    6. réviser toute activité qui est susceptible de nuire à la bonne situation financière de Revenu Québec et qui est portée à son attention par l'auditeur interne ou un dirigeant (paragraphe 5 de l'article 24 de la LGSE).

17. Les responsabilités du comité en lien avec la surveillance de la gestion des risques et des contrôles internes comprennent, notamment, ce qui suit :
    1. veiller à la mise en place des mécanismes de contrôle interne et s'assurer qu'ils sont adéquats et efficaces (paragraphe 3 de l'article 24 de la LGSE), examiner l'intégrité des contrôles de la divulgation de l'information et faire rapport à cet égard au conseil d'administration (en lien avec ce que prévoit l'article 17 de la LGSE relativement au conseil d'administration);
    2. proposer au conseil d'administration des objectifs et des indicateurs de mesure touchant l'efficacité dans la réalisation des activités administrées par Revenu Québec et en assurer le suivi ainsi que l'examen des résultats;
    3. s'assurer qu'un plan visant une utilisation optimale des ressources est mis en place et en assurer le suivi (paragraphe 2 de l'article 24 de la LGSE);
    4. s'assurer qu'un processus de gestion des risques est mis en place (paragraphe 4 de l'article 24 de la LGSE);
    5. examiner les délégations et les subdélégations de pouvoir et de signature dans les matières relevant des attributions du conseil avant qu'elles soient transmises à ce dernier pour adoption (en lien avec ce que prévoit le paragraphe 14 de l'article 26 de la Loi sur l'Agence du revenu du Québec relativement au conseil d'administration);
    6. s'assurer que Revenu Québec respecte les politiques, les lois et les règlements et, au besoin, présenter des recommandations au conseil d'administration à cet égard;
    7. demander qu'un audit spécial soit exécuté, au besoin.
18. Les responsabilités du comité en lien avec la surveillance de l'audit interne comprennent, notamment, ce qui suit :
    1. exercer l'autorité sur les activités de l'audit interne de la Direction de l'audit interne et de l'évaluation (DAIE) sous réserve que le responsable de l'audit interne relève administrativement du président-directeur général (article 26 de la LGSE); 
       (À cet effet, la personne assumant la présidence du comité ou la personne la représentant participe à la nomination, à l'évaluation et à la révocation de la personne responsable de l'audit interne de même qu'à la détermination du niveau de cette fonction).
    2. adopter la politique et la directive de l'audit interne ainsi que la directive en évaluation de programmes et approuver le rapport annuel de gestion de l'audit interne;
    3. approuver annuellement la planification des activités de l'audit interne, y compris les objectifs, le niveau d'effectifs, le budget de fonctionnement, le suivi de ses recommandations et son calendrier d'activités (paragraphe 1 de l'article 24 de la LGSE);
    4. examiner les questions susceptibles d'influer sur l'indépendance de l'audit interne, en prenant acte de la déclaration d'indépendance présentée annuellement;
    5. entendre la personne responsable de l'audit interne et examiner ses observations, ses recommandations et le suivi qu'elle a assuré, notamment en ce qui concerne tous les éventuels désaccords importants entre la DAIE et les directions générales à l'égard des systèmes et des contrôles nécessaires.

19. Les responsabilités du comité en lien avec les audits comptables comprennent, notamment, ce qui suit :
    1. examiner les changements liés à l'application des conventions comptables, aux renseignements présentés, aux pratiques, aux prévisions clés et aux jugements pour déterminer s'ils sont équitables, exacts et prudents;
    2. examiner avec la DAIE et la vérificatrice générale ou le vérificateur général les processus de détermination et d'évaluation des risques financiers importants pour Revenu Québec;
    3. examiner avec la vérificatrice générale ou le vérificateur général l'étendue des audits prévus, les secteurs particulièrement importants que ces audits doivent viser, les seuils de tolérance qui pourraient être fixés et d'autres questions jugées pertinentes par la vérificatrice générale ou le vérificateur général ou par le comité;
    4. examiner les rapports de la vérificatrice générale ou du vérificateur général sur les états financiers audités de Revenu Québec, de même que toute autre évaluation ou tout autre audit effectués au sujet de Revenu Québec et, au besoin, présenter des recommandations à cet égard au conseil d'administration;
    5. passer en revue les résultats de tout audit de la vérificatrice générale ou du vérificateur général, les problèmes importants qui ont retenu son attention, ainsi que la réaction ou le plan d'action de la direction relativement à toute lettre de recommandation de la vérificatrice générale ou du vérificateur général et à toute recommandation importante qui y est énoncée;
    6. examiner toutes les questions relatives à l'intégrité de la présidente-directrice générale ou du président-directeur général ou des vice-présidentes et directrices générales ou vice-présidents et directeurs généraux de Revenu Québec et demander, s'il y a lieu, de faire enquête sur celles-ci et ceux-ci;
    7. établir son plan de travail annuel pour fixer les priorités et les objectifs.
20. Les responsabilités du comité en lien avec les communications franches comprennent, notamment, ce qui suit :
    Veiller à l'existence d'une communication franche et directe entre la vérificatrice générale ou le vérificateur général, la personne responsable de l'audit interne et le comité.
21. Les responsabilités du comité en lien avec l'évaluation comprennent, notamment, ce qui suit :
    Revoir et évaluer, au besoin, la pertinence de son mandat et procéder annuellement à un bilan de ses travaux.

Autres mandats

22. Le comité exécute les autres mandats que lui confie le conseil d'administration.

Rencontres privées (huis clos)

23. Dans le cadre de son mandat, le comité peut se rencontrer sans la présence des membres du personnel de Revenu Québec. Cela s'applique notamment aux rencontres privées qui peuvent être tenues avec la vérificatrice générale ou le vérificateur général. Un huis clos est réalisé systématiquement à chaque séance avec l'audit interne.

Diligence

24. Dans l'exercice de leurs fonctions, les membres du comité sont tenus d'agir avec le soin, la diligence, la prudence et la compétence dont ferait preuve une personne raisonnable dans des circonstances comparables, dans l'intérêt de l'organisation.
25. Le comité doit se conformer au Code d'éthique et de déontologie à l'intention des membres du conseil d'administration et respecter, en tout temps, les dispositions de ce code, les principes de gestion fondés sur l'éthique ainsi que les règles déontologiques de l'organisation lors de la prise de décisions, tout en prenant en considération les valeurs organisationnelles.

Ressources

26. La présidente-directrice générale ou le président-directeur général s'assure que le comité dispose, en vue de l'accomplissement de ses fonctions, des ressources humaines, matérielles et financières adéquates.
27. Lorsque le comité souhaite utiliser les services de spécialistes externes, il transmet un avis préalable à la personne assumant la présidence du conseil d'administration. Cet avis comporte la description du mandat et le budget prévu. La personne assumant la présidence du conseil le soumet au conseil pour adoption.

Avis écrit au conseil

28. Le comité avise par écrit le conseil d'administration dès qu'il découvre des activités ou des pratiques de gestion qui ne sont pas saines ou qui ne sont pas conformes aux lois, aux règlements ou aux politiques de Revenu Québec (article 25 de la LGSE).

Rapports

29. Le comité fait un rapport verbal, le cas échéant, au conseil d'administration des résultats de ses travaux, et ce, à la séance du conseil d'administration tenue à la suite d'une séance du comité (en lien avec le paragraphe 9 de l'alinéa 1 de l'article 26 de la Loi sur l'Agence du revenu du Québec relativement au conseil d'administration).
30. Le comité soumet également au conseil d'administration un sommaire de ses travaux, qui figure dans le rapport annuel de gestion de Revenu Québec. Ce sommaire porte sur l'exécution de son mandat et sur le plan d'utilisation optimale des ressources (paragraphe 2 de l'alinéa 1 de l'article 36 de la LGSE).