Comité de gouvernance et d'éthique

• Recommandation au conseil d'administration : 25 août 2011
• Dernière révision : 31 mai 2024

Conseil d'administration

• Adoption : 13 octobre 2011
• Dernière révision : 6 juin 2024

Séances du conseil d'administration

1. Le conseil d'administration tient ses séances, principalement, au siège de Revenu Québec ou en tout autre endroit au Québec fixé dans l'avis de convocation.
2. Le conseil d'administration tient au moins quatre séances par année ou aussi souvent que l'intérêt de Revenu Québec l'exige.

Rencontres privées (huis clos) du conseil d'administration

3. Dans le cadre de son mandat, le conseil d'administration peut se rencontrer sans la présence des représentantes et représentants de Revenu Québec et de la ou du secrétaire du conseil (huis clos).

Présidence

4. Les séances du conseil d'administration sont convoquées par la personne assumant la présidence du conseil.
5. Lors de la convocation, la personne assumant la présidence du conseil transmet, au moins sept jours avant la séance, aux membres du conseil, à leur dernière adresse connue, ou par un moyen faisant appel aux technologies de l'information, un avis des dates, heure et lieu de la séance, accompagné d'un projet d'ordre du jour.

Séances

6. Il peut y avoir dérogation aux formalités de convocation si toutes et tous les membres y consentent. Tout membre peut, avant ou après une séance, renoncer à l'avis de convocation.
7. La présence d'une ou d'un membre à une séance équivaut, de la part de cette personne, à une renonciation à l'avis de convocation, à moins que le procès-verbal n'indique qu'elle y assiste spécialement pour contester la régularité de la convocation.
8. Les membres peuvent, si toutes et tous sont d'accord, participer à une séance à l'aide de plateformes de communication virtuelle sécuritaires, de systèmes de visioconférence ou de systèmes de conférence téléphonique également sécuritaires et permettant à toutes les participantes et à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.

Vacance à un poste du conseil d'administration

9. Une vacance à un poste du conseil est pourvue suivant les règles de nomination prévues à son égard.
10. Constitue une vacance l'absence d'une personne membre à plus de trois séances par année, sauf si elle fait valoir un motif valable tel que la maladie, la mortalité dans sa famille ou un voyage dans le cadre de ses activités professionnelles.
11. Cette vacance est constatée par la personne assumant la présidence du conseil, qui voit à en informer la ou le ministre sans délai.

Quorum

12. Le quorum à une séance du conseil d'administration est constitué de la majorité de ses membres, dont la présidente ou le président du conseil (ou la vice-présidente ou le vice-président du conseil) et la présidente-directrice générale ou le président-directeur général (ou la présidente-directrice générale ou le président-directeur général par intérim).

Décisions et votes

13. Les décisions du conseil d'administration se prennent à la majorité des voix exprimées par les membres présents. En cas de partage, la personne qui préside la séance a une voix prépondérante.
14. Le vote se fait verbalement, à main levée, par télécopieur, par un moyen faisant appel aux technologies de l'information ou, sur demande de la personne assumant la présidence du conseil ou de deux des membres de celui-ci, par scrutin secret.
15. À moins que le vote par scrutin secret ne soit demandé, la déclaration par la personne assumant la présidence du conseil qu'une décision a été adoptée, à l'unanimité, par une majorité, ou qu'elle n'a pas été adoptée fait preuve, sans autre formalité, de l'adoption ou du rejet de cette décision sans qu'il soit nécessaire de prouver la quantité ou la proportion des votes enregistrés.
16. Une personne membre du conseil peut faire inscrire sa dissidence ou son abstention au procès-verbal de la séance du conseil, sauf lors d'un vote par scrutin secret.
17. Une séance du conseil peut être ajournée, par décision majoritaire, à un moment ou à une date subséquente, et un avis de convocation n'est alors pas requis.

Résolution

18. Une résolution écrite, signée par toutes et tous les membres du conseil d'administration habiles à voter, a la même valeur que si elle avait été adoptée lors d'une réunion du conseil. Cette résolution est portée au procès-verbal de la séance qui suit la date de signature.
19. Une résolution est exécutoire à compter du moment de son adoption, à moins que le conseil d'administration n'en décide autrement.
20. Si des faits nouveaux sont portés à la connaissance de la personne assumant la présidence du conseil après la séance du conseil d'administration, celle-ci peut suspendre l'exécution d'une telle décision jusqu'à la prochaine séance du conseil où ces faits nouveaux seront présentés aux membres du conseil.

Procès-verbal

21. Les procès-verbaux des séances du conseil adoptés par celui-ci et certifiés par la présidente ou le président du conseil, la vice-présidente ou le vice-président du conseil, la ou le secrétaire du conseil ou la présidente-directrice générale ou le président-directeur général sont authentiques.

Remboursement des membres du conseil d'administration

22. Les membres du conseil d'administration qui ont droit au remboursement de leurs frais de voyage et de séjour doivent formuler leurs demandes de remboursement auprès du Secrétariat du conseil d'administration en se référant à la Directive sur le remboursement des frais de voyage et de séjour des membres du conseil d'administration de Revenu Québec.

Comités

23. Un comité peut faire tout rapport ou toute recommandation qu'il juge utile sur les matières qui le concernent.
24. Un comité tient annuellement les séances nécessaires au bon fonctionnement et au respect de ses responsabilités dévolues par sa charte. Il peut se réunir à tout endroit au Québec.

Composition

25. Un comité du conseil, à l'exception des comités constitués en vertu de l'article 20 de la Loi sur la gouvernance des sociétés d'État, est composé uniquement de membres indépendants et minimalement d'au moins trois membres, nommés par le conseil. Les autres membres (indépendants et non indépendants) peuvent être invités à participer sur une base régulière ou occasionnelle, sans être membres du comité.

Quorum d'un comité

26. Le quorum d'un comité est constitué de la majorité des membres. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres qui sont présents ou qui participent à la réunion. En cas de partage égal des voix, la présidente ou le président d'un comité a un vote prépondérant. La présidente ou le président du conseil d'administration peut participer à toute réunion d'un comité.
27. En cas d'absence de la présidente ou du président d'un comité, les membres présents peuvent désigner l'un d'eux, parmi les membres indépendants, pour présider la séance.
28. Les membres d'un comité sont nommés par le conseil d'administration et demeurent en fonction jusqu'à leur remplacement ou leur démission. 
29. Une personne membre cesse de faire partie d'un comité à compter du jour où elle cesse d'exercer sa fonction. 

Vacance d'une personne membre d'un comité

30. L'absence d'une personne membre à plus de trois séances par année, sauf si elle fait valoir un motif valable tel que la maladie, la mortalité dans sa famille ou un voyage dans le cadre de ses activités professionnelles, constitue une vacance.
31. Cette vacance est constatée par la personne assumant la présidence du comité, qui voit à en informer le conseil d'administration, et est pourvue sans délai par le conseil pour la durée non écoulée du mandat.

Rencontres privées (huis clos) d'un comité

32. Dans le cadre de son mandat, un comité peut se rencontrer sans la présence des représentantes et représentants de Revenu Québec et de la ou du secrétaire du comité (huis clos). Cela s'applique également aux rencontres privées qui peuvent être tenues avec la vérificatrice générale ou le vérificateur général et la vérificatrice ou le vérificateur interne.

Rapport

33. Un comité doit faire rapport de ses activités au conseil d'administration au moins une fois par année et lui soumettre ses recommandations, le cas échéant.

Remboursement des membres d'un comité

34. Les membres des comités qui ont droit au remboursement de leurs frais de voyage et de séjour doivent formuler leurs demandes de remboursement auprès du Secrétariat du conseil d'administration en se référant à la Directive sur le remboursement des frais de voyage et de séjour des membres du conseil d'administration de Revenu Québec.

Secrétariat du conseil d'administration

35. Le Secrétariat du conseil d'administration met à la disposition de la personne assumant la présidence du conseil ainsi que des membres de celui-ci et des comités une ou un secrétaire. 
    Sans limiter la portée de ce qui précède, pour le conseil d'administration et les comités, la ou le secrétaire a notamment les responsabilités suivantes : 
    1. préparer les projets d'ordre du jour et les avis de convocation des séances;
    2. tenir les registres des déclarations d'intérêts des membres du conseil d'administration, conformément aux exigences de leur code d'éthique et de déontologie;
    3. recueillir les informations sur la présence des membres aux séances;
    4. rédiger les procès-verbaux après chacune des séances;
    5. conserver les documents officiels;
    6. rédiger les décisions du conseil d'administration et les communiquer aux personnes intéressées.
        

Code d'éthique et de déontologie

36. Le conseil doit se conformer au Code d'éthique et de déontologie à l'intention des membres du conseil d'administration et respecter, en tout temps, les dispositions de ce code, les principes de gestion fondés sur l'éthique ainsi que les règles déontologiques de l'organisation lors de la prise de décisions, tout en prenant en considération les valeurs organisationnelles.

Disposition finale

37. Le présent règlement entre en vigueur à la date de son adoption par le conseil d'administration.