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The Charter of the French language and its regulations govern the consultation of English-language content.

Charte du conseil d'administration

ADM-602 (2024-06)

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Présentation du document

La Charte du conseil d'administration de Revenu Québec a été rédigée à l'intention des membres du conseil dans le but d'établir, entre autres, l'ensemble des règles et des responsabilités visant à assurer le bon fonctionnement du conseil et la réalisation de son mandat.

Comité de gouvernance et d'éthique

  • Recommandation au conseil d'administration : 3 octobre 2011
  • Dernière révision : 31 mai 2024 

Conseil d'administration

  • Adoption : 13 octobre 2011
  • Dernière révision : 6 juin 2024

Préambule

  1. La Loi sur l'Agence du revenu du Québec (ci-après nommée LARQ) stipule que l'Agence est dotée d'un conseil qui en supervise l'administration. Les fonctions et responsabilités du conseil d'administration émanent de la LARQ ainsi que de la Loi sur la gouvernance des sociétés d'État (ci-après nommée LGSE).
  2. Le conseil d'administration n'exerce cependant aucune responsabilité en ce qui concerne
    1. l'application ou l'exécution de toute loi ou entente ou de tout règlement, décret ou arrêté à l'endroit de toute personne ou de toute entité sujette à cette application ou à cette exécution;
    2. la collecte, l'utilisation et la communication d'un renseignement concernant toute personne ou toute entité et se rapportant à l'application ou à l'exécution de toute loi dont la responsa-bilité est confiée au ministre ou à toute autre responsabilité qui est confiée à ce dernier par une loi, un règlement, un décret, un arrêté ou une entente (art. 8 de la LARQ).

Définition et interprétation

  1. À moins d'incitation contraire, toute référence à un article de loi est une référence à la LARQ.
  2. « Ministre » signifie la ou le ministre du Revenu.

Imputabilité

  1. Le conseil d'administration est imputable de ses décisions auprès du gouvernement (art. 6 de la LARQ).
  2. Le conseil doit se conformer au Code d'éthique et de déontologie à l'intention des membres du conseil d'administration et respecter, en tout temps, les dispositions de ce code, les principes de gestion fondés sur l'éthique ainsi que les règles déontologiques de l'organisation lors de la prise de décisions, tout en prenant en considération les valeurs organisationnelles.

Composition

  1. Le conseil d'administration est composé de 15 membres, nommés par le gouvernement, dont le président du conseil et le président-directeur général (art. 9 de la LARQ). Le nombre de femmes au sein du conseil d'administration doit correspondre à une proportion d'au moins 40 % du nombre total de personnes qui en sont membres. De plus, il doit comprendre au moins un membre âgé de 35 ans ou moins au moment de sa nomination et un membre qui, de l'avis du gouvernement, est représentatif de la diversité de la société québécoise (art. 3.5, 3.6 et 3.7 de la LGSE).
  2. Les fonctions de président du conseil et de président-directeur général ne peuvent pas être cumulées (art. 28 de la LGSE).

Indépendance

  1. Au moins les deux tiers des membres du conseil d'administration, dont le président, doivent, de l'avis du gouvernement, se qualifier comme administrateurs indépendants (art. 4, al. 1 de la LGSE).

Expérience et compétence

  1. Au moins six membres du conseil d'administration, dont le président du conseil et le président-directeur général, doivent posséder une expérience suffisante, de l'avis du gouvernement, acquise à titre de haut fonctionnaire ou de haut dirigeant d'un ministère, d'un organisme ou d'une entreprise d'un gouvernement. 
    Au moins trois des membres visés précédemment, autres que le président-directeur général, doivent être à l'emploi d'un ministère ou d'un organisme du gouvernement, à qui des services de perception sont fournis par l'Agence, ou du ministère des Finances, et y occuper un poste de sous-ministre, de sous-ministre adjoint, de sous-ministre associé, de président ou de vice-président. Le cas échéant, tout membre additionnel occupant un tel emploi doit également être d'un ministère ou d'un organisme du gouvernement à qui des services de perception sont fournis par l'Agence et y occuper un tel poste.
    Toutefois, si un de ces trois membres cesse d'être à l'emploi d'un ministère ou d'un organisme du gouvernement à qui des services de perception sont fournis par l'Agence, ou du ministère des Finances, il peut compléter son mandat pour autant qu'il exerce ses fonctions au sein du conseil d'administration depuis au moins un an et qu'il continue d'occuper un poste de sous-ministre, de sous-ministre adjoint, de sous-ministre associé, de président ou de vice-président dans un autre ministère ou un autre organisme du gouvernement (art. 14, al. 1 et art. 2 et 3 de la LARQ).
  2. Le conseil d'administration doit compter deux membres, dont l'un provient des ordres professionnels de comptables mentionnés dans le Code des professions et l'autre du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires du Québec, qui sont nommés après consultation de ces ordres professionnels (art. 14, al. 4 de la LARQ).

Durée du mandat

  1. Les membres du conseil d'administration, à l'exception du président du conseil et du président-directeur général, sont nommés pour des mandats d'au plus quatre ans pouvant être renouvelés deux fois à ce titre. À l'expiration de leur mandat, les membres du conseil d'administration demeurent en fonction jusqu'à ce qu'ils soient remplacés ou nommés de nouveau (art. 3.1, 11.1 et 12 de la LGSE).

Vacance

  1. Toute vacance parmi les membres du conseil d'administration est comblée suivant les règles de nomination prévues à leur égard. Constitue notamment une vacance l'absence à un nombre déterminé de réunions du conseil d'administration que fixe le Règlement intérieur de l'Agence, dans les cas et les circonstances qu'il indique (art. 17 de la LARQ).

Réunions

  1. Les réunions sont convoquées au moyen d'un avis transmis aux membres du conseil d'administration par le Secrétariat du conseil d'administration (SCA) au nom de la personne assumant la présidence du conseil.
    Les réunions du conseil peuvent être tenues sans avis, pourvu que les membres y consentent. La présence d'un membre à une réunion équivaut à son consentement, à moins qu'il ne soit là pour contester la régularité de la convocation (art. 22 de la LARQ).
  2. Les membres du conseil d'administration peuvent, si toutes et tous sont d'accord, participer à une réunion du conseil à l'aide de plateformes de communication virtuelle sécuritaires, de systèmes de visioconférence ou de systèmes de conférence téléphonique également sécuritaires et permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux (en lien avec ce que prévoit l'art. 23 de la LARQ).

Quorum

  1. Le quorum aux séances du conseil d'administration est constitué de la majorité de ses membres, dont le président du conseil (ou le vice-président du conseil) et le président-directeur général (ou le président-directeur général par intérim). Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité des voix exprimées par les membres présents (art. 21 de la LARQ). En cas de partage, la personne qui préside à voix prépondérante (art. 29, al.1 de la LGSE).

Résolution

  1. Les résolutions écrites, signées par toutes et tous les membres du conseil d'administration habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d'une réunion du conseil (art. 24 de la LARQ).

Secrétariat du conseil d'administration

  1. Le SCA met à la disposition du conseil d'administration une ou un secrétaire qui rédige les procès-verbaux de chaque séance du conseil.
  2. Une copie des procès-verbaux de chaque séance du conseil d'administration est fournie aux membres du conseil pour examen et pour adoption lors de la prochaine réunion tenue en personne. Tout membre peut transmettre son approbation au SCA selon les modalités convenues ou lors de la prochaine réunion du conseil.

Mandat

  1. Le conseil d'administration supervise l'administration de l'Agence dans les matières qui sont de son ressort. À cette fin, le conseil exerce notamment les fonctions suivantes :

Contrôle de la gouvernance

  1. adopter les règles de gouvernance de l'Agence (art. 15, al. 1 (3°) de la LGSE), y compris en ce qui concerne
    1. les règles relatives à la déclaration des conflits d'intérêts et la résolution de ceux-ci,
    2. les règles de fonctionnement du conseil d'administration et des comités,
    3. un règlement adopté aux fins de l'application de l'article 32 de la LARQ,
    4. les critères d'évaluation de fonctionnement du conseil d'administration (art. 15, al. 1 (7°) de la LGSE),
    5. toute recommandation devant être transmise au gouvernement relativement à la rému-nération et au remboursement des dépenses;
  2. adopter le Code d'éthique et de déontologie applicable aux membres du conseil d'administration, aux dirigeants et aux employés de l'Agence, sous réserve d'un règlement pris en vertu des articles 3.0.1 et 3.0.2 de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (L.R.Q., ch. M-30) (art. 15, al. 1 (4°) de la LGSE).

Structure, composition, rendement et activités du conseil et de ses comités

  1. adopter les profils de compétences et d'expérience relatifs à la nomination des membres du conseil d'administration (art. 15, al. 1 (5°) de la LGSE);
  2. adopter le mandat de la personne assumant la présidence du conseil d'administration qui doit inclure les responsabilités qui lui sont confiées par la LARQ et la LGSE;
  3. e)    approuver la désignation d'un vice-président pour remplacer le président du conseil en cas d'absence ou d'empêchement de ce dernier (art. 13 de la LGSE);
  4. f)    constituer les comités de gouvernance et d'éthique, des ressources humaines et d'audit de même que tout autre comité jugé utile ou nécessaire pour l'étude de questions particulières ou pour faciliter le bon fonctionnement de l'Agence (art. 19, 20, 22, 23, 24, 25, 26 et 27 de la LGSE) et adopter leur mandat respectif qui devra inclure les éléments prévus dans la LGSE;
  5. g)    adopter les plans d'action pour la démarche d'évaluation du fonctionnement du conseil (en lien avec ce que prévoit l'art. 15, al. 1 (7°) de la LGSE), des membres du conseil, des comités du conseil, de la personne assumant la présidence du conseil et des comités;
  6. h)    s'assurer que les comités du conseil exercent adéquatement leurs fonctions (art. 26, al. 1 (9°) de la LARQ) et recevoir les procès-verbaux de ces comités;
  7. i)    adopter le programme de formation continue et de perfectionnement des membres du conseil d'administration.

Planification stratégique, exploitation des activités, gestion des risques et performance

  1. j)    établir les orientations stratégiques de l'Agence, s'assurer de leur mise en application et s'enquérir de toute question qu'il juge importante (art. 14, al. 1 de la LGSE);
  2. k)    adopter le plan stratégique de l'Agence (art. 15, al. 1 (1°) de la LGSE) et la déclaration de services aux citoyens et aux entreprises (art. 26, al. 1 (1°) de la LARQ);
  3. l)    adopter le plan d'immobilisation de l'Agence, le plan d'exploitation et le budget annuel de l'Agence (art. 15, al. 1 (2°) de la LGSE);
  4. m)    établir les politiques d'encadrement de la gestion des risques associés à la conduite des af-faires de l'Agence (art. 15, al. 1 (8°) de la LGSE);
  5. n)    adopter des mesures d'évaluation de l'efficacité et de la performance de l'Agence, incluant des mesures d'étalonnage faisant l'objet d'analyse comparative de ses pratiques avec des or-ganisations semblables (art. 15, al. 1 (15°) de la LGSE);
  6. o)    adopter un plan visant une utilisation optimale des ressources (en lien avec ce que prévoit l'art. 24 (2°) de la LGSE relativement au comité d'audit);
  7. p)    faire des recommandations au ministre quant à l'utilisation efficace des ressources de l'Agence (art. 26, al. 2 de la LARQ);
  8. q)    adopter tout changement important à la structure organisationnelle de l'Agence.

Communication de l'information au public

  1. r)    adopter une politique de divulgation financière (art. 17 de la LGSE);
  2. s)    adopter les états financiers et le rapport annuel de gestion (art. 15, al. 1 (2°) de la LGSE).
  3. Ressources humaines
  4. t)    adopter le niveau et le plan d'effectifs qui permettront à l'Agence d'atteindre ses objectifs stratégiques (art. 26, al. 1 (3°) de la LARQ);
  5. u)    recommander au gouvernement, dans un délai raisonnable, la nomination d'un prési-dent-directeur général (art. 3.3 de la LGSE);
  6. v)    adopter, conformément à l'article 42 de la LARQ, le mandat de négociation et les conventions collectives de l'Agence, incluant toute entente à intervenir entre l'Agence et une association de salariés relativement au maintien de services essentiels pendant un conflit de travail;
  7. w)    conseiller la présidente-directrice générale ou le président-directeur général sur toute question importante relative au personnel de l'Agence, notamment sur toute mésentente concer-nant l'application ou l'interprétation d'une convention collective liant l'Agence à une association de salariés;
  8. x)    adopter, conformément à l'article 42 de la LARQ, les politiques de ressources humaines, les normes et les barèmes de rémunération ainsi que les autres conditions de travail des em-ployés nommés par l'Agence (art. 26, al. 1 (10°) de la LARQ);
  9. y)    adopter une politique de rémunération variable, le cas échéant, et la soumettre à l'approbation du gouvernement (art. 26, al. 1 (10°) et 29 de la LARQ).

Technologies, systèmes, sécurité et gestion des ressources informationnelles

  1. z)    adopter le plan d'investissement en technologie de l'information et une politique portant sur la sécurité et la gestion des ressources informationnelles (art. 26, al. 1 (11°) de la LARQ);
  2. aa)    établir une politique de collaboration avec les organismes offrant des services gouvernemen-taux en matière d'utilisation optimale des technologies de l'information, de prestation élec-tronique de services et de services partagés (art. 26, al. 1 (12°) de la LARQ);
  3. bb)    s'assurer de la mise en place des meilleures pratiques et de normes en matière de sécurité de l'information, incluant la cybersécurité, par l'organisation.

Contrôles internes

  1. cc)    déterminer les délégations et les subdélégations de pouvoir et de signature dans les matières relevant de ses attributions (art. 26, al. 1 (14°) de la LARQ);
  2. dd)    évaluer l'intégrité des contrôles internes, des contrôles de la divulgation de l'information et des systèmes d'information (art. 17 de la LGSE).

Conseils à la direction

  1. ee)    fournir, au besoin, des conseils à la haute direction de Revenu Québec sur toute question qui relève de ses attributions, sous réserve des exclusions expressément énoncées dans les lois et dans le mandat prévu à la présente charte.

Autres

  1. ff)    adopter toute politique importante de l'Agence, notamment dans le but de s'assurer qu'elle respecte les dispositions de toute loi à laquelle elle est assujettie.

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