Contrats d'entretien d'édifices publics

L'attestation de Revenu Québec est requise pour certains contrats d'entretien d'édifices publics. Les obligations liées à l'attestation de Revenu Québec s'appliquent à tous les niveaux de sous-traitance de ce secteur d'activité.

Personnes et contrats visés

Entreprise d'entretien

Une entreprise d'entretien est une personne qui a un établissement au Québec, qui fait exécuter des travaux d'entretien, en tout ou en partie, par un sous-contractant et qui est titulaire d'un certificat d'inscription au fichier de la TVQ (à l'exclusion du propriétaire, du locataire ou du gestionnaire de l'édifice public visé par les travaux d'entretien).

Sous-contractant

Un sous-contractant est une personne qui a un établissement au Québec, qui exécute des travaux d'entretien et qui est titulaire d'un certificat d'inscription au fichier de la TVQ.

Contrat d'entretien

Un contrat d'entretien est un contrat ou la partie d'un contrat conclu entre une entreprise d'entretien et un sous-contractant, qui est exécuté au Québec et qui prévoit des travaux d'entretien.

Travaux d'entretien

Les travaux d'entretien visés ainsi que les édifices publics concernés sont définis dans le Décret sur le personnel d'entretien d'édifices publics de la région de Québec et dans le Décret sur le personnel d'entretien d'édifices publics de la région de Montréal.

Note

Une salariée ou un salarié à l'emploi d'une entreprise d'entretien d'édifices publics n'est pas assujetti aux obligations liées à l'attestation de Revenu Québec.
Une entreprise d'entretien qui est un franchiseur ainsi qu'un sous-contractant qui est son franchisé sont visés par ces obligations.
Une entreprise d'entretien ou un sous-contractant constitués en société de personnes sont également visés par ces obligations.
Pour savoir si certains travaux ou certains édifices sont visés par les décrets, vous pouvez communiquer avec le Comité paritaire de l'entretien des édifices publics de votre région en composant le 418 667-3551, si vous êtes dans la région de Québec, ou le 514 384-6640, si vous êtes dans la région de Montréal.

Fin de la note

Dans le cadre d'un contrat d'entretien d'édifices publics conclu entre une entreprise d'entretien et un sous-contractant, les parties doivent respecter les obligations liées à l'attestation de Revenu Québec dans les deux cas suivants :

un contrat d'entretien à durée indéterminée se poursuit ou est conclu entre ces deux parties après le 31 décembre 2020, peu importe la valeur de ce contrat;

Exemples de contrats à durée indéterminée visés

Un contrat d'entretien d'une durée indéterminée est conclu entre une entreprise d'entretien et un sous-contractant le 15 novembre 2020. Si les travaux prévus à ce contrat se poursuivent après le 31 décembre 2020, les parties doivent remplir les obligations liées à l'attestation.

De même, si un contrat d'entretien d'une durée indéterminée est conclu entre une entreprise d'entretien et un sous-contractant le 15 février 2021, les parties doivent remplir les obligations liées à l'attestation, puisque le contrat est conclu après le 31 décembre 2020.
le total des coûts du ou des contrats à durée déterminée conclus entre un même sous-contractant et une même entreprise d'entretien est égal ou supérieur à 10 000 $ (taxes non comprises) au cours d'une année civile.

Exemples de contrats à durée déterminée visés

Le 15 janvier 2021, une entreprise d'entretien et un sous-contractant concluent un contrat d'une durée déterminée de trois mois relativement à des travaux d'entretien qui se terminent en avril 2021. Ce contrat est d'une valeur totale de 6 000 $. Comme il s'agit du seul contrat à durée déterminée conclu entre eux et que le coût de ce contrat est inférieur à 10 000 $, les parties n'ont pas à remplir les obligations liées à l'attestation.

Par la suite, le 1^er juin 2021, un nouveau contrat d'entretien d'une durée déterminée de cinq mois, dont le coût est de 8 000 $ (taxes non comprises), est conclu entre cette même entreprise d'entretien et ce même sous-contractant. Puisque le coût total de ces deux contrats conclus dans la même année civile est de 14 000 $ (6 000 $ pour le contrat conclu le 15 janvier 2021 et 8 000 $ pour le contrat conclu le 1^er juin 2021), soit une valeur supérieure à 10 000 $ (taxes non comprises), les parties doivent maintenant remplir les obligations liées à l'attestation.

Calcul de la valeur des contrats à durée déterminée

Afin de déterminer si la valeur d'un ou plusieurs contrats à durée déterminée conclus entre une entreprise d'entretien et un sous-contractant atteint le seuil de 10 000 $ dans une même année civile, il est nécessaire de tenir compte des précisions suivantes :

pour un ou des contrats conclus avant le 1^er janvier 2021, seule la partie du coût de ce ou ces contrats qui est attribuable à des travaux d'entretien qui seront effectués après le 1^er janvier 2021 doit être prise en compte dans le calcul du seuil;

Exemple de calcul de la valeur de contrats à durée déterminée

Le 1^er novembre 2020, une entreprise d'entretien et un sous-contractant concluent un contrat d'une durée déterminée de quatre mois relativement à des travaux d'entretien qui s'échelonneront du 1^er novembre 2020 au 28 février 2021. Ce contrat est d'une valeur totale de 16 000 $ qui, aux fins de l'exemple, est répartie de façon égale sur chacun des quatre mois de la période d'exécution des travaux, soit 4 000 $ par mois (16 000 $ / 4 mois = 4 000 $). Comme les travaux prévus à ce contrat se poursuivront après le 31 décembre 2020, soit en janvier et en février 2021, la partie du coût de ce contrat qui est attribuable à des travaux d'entretien effectués après le 31 décembre 2020 est de 8 000 $ (4 000 $ pour le mois de janvier 2021 et 4 000 $ pour le mois de février 2021). Comme il s'agit du seul contrat à durée déterminée conclu entre eux à ce moment et que le coût des travaux d'entretien qui seront effectués après le 31 décembre 2020 est inférieur à 10 000 $, les parties n'ont pas à remplir les obligations liées à l'attestation.

Par la suite, le 1^er mai 2021, un nouveau contrat d'entretien d'une durée déterminée de cinq mois, dont le coût est de 7 000 $ (taxes non comprises), est conclu entre cette même entreprise d'entretien et ce même sous-contractant. Puisque le coût total du premier contrat conclu entre eux relativement aux travaux d'entretien effectués en janvier et en février 2021 (8 000 $) et du second contrat conclu entre eux dans l'année civile 2021 (7 000 $) est de 15 000 $, soit une valeur supérieure à 10 000 $ (taxes non comprises), les parties doivent maintenant remplir les obligations liées à l'attestation.
les montants pris en compte dans le calcul ne doivent pas inclure la TPS ni la TVQ.

Une attestation valide est suffisante pour tous les contrats d'entretien subséquents conclus entre les mêmes parties pendant la période de validité de l'attestation.

Une entreprise d'entretien et un sous-contractant visés par les obligations liées à l'attestation de Revenu Québec pour une année seront visés pour toutes les années subséquentes, peu importe la valeur des contrats conclus entre eux par la suite.

Période de validité d'une attestation

Une attestation est valide jusqu'à la fin de la période de trois mois qui suit le mois au cours duquel elle a été délivrée. Notez que la date à laquelle la période de validité prend fin est inscrite sur l'attestation.

Une attestation valide est suffisante pour tous les contrats d'entretien subséquents conclus entre les mêmes parties pendant la période de validité de l'attestation.

Exemple de période de validité d'une attestation

Le 15 janvier 2021, une entreprise d'entretien et un sous-contractant concluent un contrat d'une durée déterminée de 12 mois, dont le coût total est de 12 000 $ (taxes non comprises). Comme le coût de ce contrat à durée déterminée conclu après le 31 décembre 2020 est d'une valeur supérieure à 10 000 $, les parties doivent remplir les obligations liées à l'attestation.

La date du début des travaux relatifs à ce contrat est le 22 janvier 2021. Par conséquent, au plus tard à cette date, le sous-contractant doit détenir une attestation valide de Revenu Québec et en remettre une copie à l'entreprise d'entretien, laquelle devra également remplir ses obligations.

Le 20 janvier 2021, soit deux jours avant la date du début des travaux, le sous-contractant demande une attestation à Revenu Québec au moyen des services en ligne de celui-ci et l'obtient. Ce même jour, il en remet une copie à l'entreprise d'entretien. Cette attestation est valide jusqu'à la fin de la période de trois mois qui suit le mois au cours duquel elle a été délivrée, soit jusqu'au 30 avril 2021.

Le 15 mars 2021, un nouveau contrat d'entretien est conclu entre les mêmes parties relativement à un autre édifice public. Ce contrat est également visé par les obligations liées à l'attestation. Comme ce nouveau contrat est conclu pendant la période de validité de l'attestation qui est détenue par le sous-contractant et dont une copie a été remise à l'entreprise d'entretien dans le cadre du premier contrat conclu entre eux le 15 janvier 2021, le sous-contractant n'a pas à obtenir de nouvelle attestation ni à remettre de nouveau une copie d'une telle attestation à l'entreprise d'entretien dans le cadre du nouveau contrat conclu entre eux le 15 mars 2021. Une seule attestation valide est suffisante pour ces deux contrats.

Note

Il est possible d'abonner une entreprise au service de renouvellement d'une attestation de Revenu Québec dans Mon dossier pour les entreprises. L'abonnement à ce service nous permet de déposer de façon automatique, dans le dossier de l'entreprise, une nouvelle attestation de Revenu Québec quelques jours avant la date de fin de la période de validité inscrite sur sa dernière attestation valide, si elle répond toujours aux conditions lui permettant d'obtenir une telle attestation. Notez que l'entreprise doit avoir au moins une attestation valide au moment de la demande d'abonnement.

Fin de la note

Obligations du sous-contractant

Le sous-contractant doit détenir une attestation valide tout au long de la période au cours de laquelle sont exécutés les travaux d'entretien prévus au contrat visé par les obligations liées à l'attestation de Revenu Québec.

De plus, le sous-contractant doit remettre à l'entreprise d'entretien une copie de chaque attestation qu'il doit détenir, au plus tard le jour où commencent les travaux d'entretien ou, dans le cas d'une attestation subséquente à l'égard du même contrat, au plus tard le lendemain du dernier jour de la période de validité d'une attestation déjà remise.

Note

Si un contrat est en cours d'exécution au 1^er janvier 2021 et qu'il est visé par les obligations liées à l'attestation de Revenu Québec, le sous-contractant doit détenir une attestation valide et la remettre à l'entreprise d'entretien au plus tard le 1^er janvier 2021.
Si le sous-contractant n'est pas titulaire d'un certificat d'inscription au fichier de la TVQ au début des travaux d'entretien liés à un contrat qui serait autrement visé par les obligations liées à l'attestation de Revenu Québec, mais qu'il devient titulaire d'un tel certificat avant la fin des travaux prévus à ce contrat, il doit détenir une attestation valide et la remettre à l'entreprise d'entretien au plus tard à la date qui suit de 30 jours celle où il est devenu titulaire de ce certificat.

Fin de la note

Obligations de l'entreprise d'entretien

L'entreprise d'entretien doit obtenir une copie de chaque attestation que son sous-contractant doit détenir.

De plus, l'entreprise d'entretien doit valider chaque attestation que son sous-contractant lui a remise et en vérifier l'authenticité, au plus tard le jour où commencent les travaux d'entretien ou, dans le cas d'une attestation subséquente à l'égard du même contrat, au plus tard le lendemain du dernier jour de la période de validité d'une attestation déjà remise, en utilisant le service en ligne Effectuer la vérification obligatoire d'une attestation, accessible dans Mon dossier pour les entreprises.

Enfin, l'entreprise d'entretien doit déclarer les montants, taxes non comprises, que lui a facturés le sous-contractant au cours de chacun des trimestres civils en utilisant le service en ligne Déclarer des montants facturés relatifs à un contrat d'entretien d'édifices publics, accessible dans Mon dossier pour les entreprises. Cette déclaration doit être faite au plus tard le dernier jour du mois suivant le trimestre civil. Ainsi, les montants facturés doivent être déclarés au plus tard

le 30 avril pour le trimestre se terminant le 31 mars;
le 31 juillet pour le trimestre se terminant le 30 juin;
le 31 octobre pour le trimestre se terminant le 30 septembre;
le 31 janvier pour le trimestre se terminant le 31 décembre.

L'entreprise d'entretien peut gérer toutes les déclarations en utilisant le service de gestion des déclarations de montants facturés relatifs à un contrat d'entretien d'édifices publics, accessible dans Mon dossier pour les entreprises.

Note

Si un contrat est en cours d'exécution au 1^er janvier 2021 et qu'il est visé par les obligations liées à l'attestation de Revenu Québec, l'entreprise d'entretien doit obtenir une attestation de son sous-contractant, la valider et en vérifier l'authenticité, au plus tard le 1^er janvier 2021. De plus, l'entreprise d'entretien doit inclure dans sa déclaration du trimestre se terminant le 31 mars 2021 tout montant (taxes non comprises) qui lui a été facturé par son sous-contractant avant le 1^er janvier 2021, pour des travaux d'entretien prévus au contrat qui ont été effectués après cette date.
Si l'entreprise d'entretien n'est pas titulaire d'un certificat d'inscription au fichier de la TVQ au début des travaux d'entretien liés à un contrat qui serait autrement visé par les obligations liées à l'attestation de Revenu Québec, mais qu'elle devient titulaire d'un tel certificat avant la fin des travaux prévus à ce contrat, l'entreprise d'entretien doit remplir ces obligations au plus tard à la date qui suit de 30 jours celle où elle est devenue titulaire de ce certificat (y compris l'obligation de déclarer, dans sa première déclaration, les montants qui lui ont été facturés [taxes non comprises] avant cette date pour des travaux effectués après celle-ci, s'il y a lieu).
Depuis 2020, les honoraires ou les autres sommes versés à une travailleuse ou à un travailleur autonome pour des travaux d'entretien exécutés à l'intérieur ou à l'extérieur d'un édifice public doivent être inclus à la case O (code RD) du relevé 1 même si aucun impôt du Québec n'a été retenu sur ces sommes, et ce, peu importe le total des sommes versées (c'est-à-dire qu'il n'y a aucun seuil applicable). Pour pouvoir produire des relevés 1 et ainsi remplir cette obligation, la personne ou la société de personnes ayant versé les sommes doit s'inscrire au fichier des retenues à la source, si ce n'est pas déjà fait, et produire le sommaire 1, même si elle n'a pas d'employé.

Fin de la note

Pénalités

Une entreprise d'entretien et un sous-contractant n'ayant pas respecté l'une ou l'autre des obligations liées à l'attestation de Revenu Québec s'exposent à des pénalités pour chaque trimestre au cours duquel il y a eu un manquement.

Sous-contractant

Le sous-contractant encourt une pénalité correspondant à 0,2 % de l'ensemble des montants qui ont été facturés (à l'exclusion des taxes) dans le cadre du contrat au cours du trimestre où l'omission a été commise, multiplié par le nombre de jours d'omission compris dans ce trimestre.

Pour chaque trimestre, le sous-contractant encourt une pénalité minimale de 175 $ et une pénalité maximale de 950 $.

Entreprise d'entretien

L'entreprise d'entretien encourt une pénalité correspondant à 0,4 % de l'ensemble des montants qui lui ont été facturés (à l'exclusion des taxes) dans le cadre du contrat au cours du trimestre où l'omission a été commise, multiplié par le plus élevé des nombres suivants :

le nombre de jours compris dans ce trimestre au cours desquels l'entreprise a omis de se conformer à l'obligation d'obtenir du sous-contractant une copie de l'attestation de Revenu Québec, ou de valider celle-ci et d'en vérifier l'authenticité;
le nombre de jours compris dans ce trimestre au cours desquels elle a omis de se conformer à l'obligation de déclarer les montants qui lui ont été facturés, jusqu'à concurrence de 90 jours.

Pour chaque trimestre, l'entreprise d'entretien encourt une pénalité minimale de 350 $ et une pénalité maximale de 2 850 $.

Omission additionnelle

Les pénalités seront doublées dans le cas d'une omission additionnelle commise au cours de la période de trois ans qui suit la date de l'envoi d'un avis de cotisation imposant une pénalité.