Publiée le | Catégories : Retenues et cotisations, Prévention fiscale – Entreprises

Registre des déplacements

Lorsqu'un employeur met une automobile à la disposition d'un employé, celui-ci doit tenir un registre des déplacements effectués avec l'automobile. Il doit remettre une copie de ce registre à son employeur pour que ce dernier puisse calculer l'avantage imposable relatif à l'utilisation de l'automobile.

L'employé doit inclure les renseignements suivants dans le registre :

  • le nombre total de jours dans l'année où l'automobile a été mise à sa disposition;
  • le nombre total de kilomètres parcourus, sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, pendant le nombre de jours où l'automobile a été mise à sa disposition.

Pour chaque déplacement effectué dans le but de remplir ses fonctions, l'employé doit également inscrire, sur une base quotidienne, les renseignements suivants :

  • le lieu de départ et le lieu de destination;
  • le nombre de kilomètres parcourus entre ces lieux;
  • toute information permettant d'établir que le déplacement a été fait pour remplir ses fonctions.

Les mêmes règles s'appliquent si l'automobile est mise à la disposition d'une personne liée à l'employé. L'employé qui utilise sa propre automobile devrait également tenir un tel registre s'il demande une déduction à l'égard des frais d'automobile qu'il engage pour se déplacer dans l'exercice de ses fonctions.

Registre simplifié pour les particuliers en affaires

Un particulier en affaires peut aussi tenir, au cours de l'année, un registre pendant une période représentative d'au moins trois mois continus (appelée période représentative de l'année) permettant d'extrapoler le pourcentage d'utilisation d'un véhicule pour les besoins de l'entreprise pour l'année complète si les conditions suivantes sont respectées :

  • il a tenu un registre complet de l'utilisation du véhicule pendant une période de 12 mois (débutant en 2009 ou après) qui est typique de l'entreprise (appelée année de base) et à laquelle il se réfère pour les années suivantes. Cette période ne doit pas nécessairement être une année civile;
  • le pourcentage d'utilisation du véhicule pour les besoins de l'entreprise pendant la période représentative de l'année doit se situer à plus ou moins 10 points de pourcentage de celui déterminé pour la même période de l'année de base;
  • le pourcentage d'utilisation du véhicule pour les besoins de l'entreprise au cours de l'année doit se situer à plus ou moins 10 points de pourcentage de celui de l'année de base.

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