Publiée le | Catégories : Impôt - Entreprises, Retenues et cotisations, TPS et TVQ

Tenue de registres d'entreprise

Si vous exploitez une entreprise au Québec, vous devez tenir des registres. Il en est de même si vous êtes tenu de déduire, de retenir ou de percevoir une somme en vertu de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi sur la taxe de vente du Québec ou d'une autre loi fiscale. Un registre est, par exemple, un livre de comptes ou un journal.

Vos registres, ainsi que vos pièces justificatives, doivent être conservés sur support papier ou électronique à votre lieu d'affaires, à votre résidence ou à tout autre lieu désigné par Revenu Québec.

Vous devez, en tout temps et dans un délai raisonnable, rendre vos registres et vos pièces justificatives disponibles pour que le personnel de Revenu Québec puisse éventuellement procéder à une vérification. Les renseignements contenus dans ces documents doivent lui permettre de vérifier

  • vos revenus et vos dépenses d'entreprise afin qu'il puisse établir toute somme qui doit être payée;
  • les montants que vous avez perçus relativement à la TPS et à la TVQ;
  • les montants de taxe que vous avez payés, si vous avez fait une demande de crédit de taxe sur les intrants ou de remboursement de la taxe sur les intrants;
  • toute information ayant servi au calcul de vos retenues à la source et de vos cotisations d'employeur.

Vous devez également conserver certaines preuves à l'appui de ces renseignements, par exemple

  • le relevé quotidien de vos revenus, accompagné de vos factures et de votre ruban de caisse enregistreuse;
  • le relevé quotidien de vos dépenses d'exploitation, accompagné de vos chèques oblitérés, de vos chèques annulés et de vos reçus;
  • un relevé du kilométrage effectué par chaque automobile utilisée en partie pour exercer votre activité professionnelle ou commerciale, et en partie à des fins personnelles;
  • les pièces justificatives concernant vos déplacements;
  • les pièces justificatives concernant vos dépenses en immobilisation;
  • vos factures et les relevés mensuels de vos transactions effectuées par carte de crédit;
  • les registres indiquant le nom de vos employés, leur salaire et les retenues faites pour chacun d'eux.

Durée de conservation de vos registres et de vos pièces justificatives

Généralement, vous devez conserver vos registres et vos pièces justificatives pendant au moins six ans après la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent. Toutefois, vous pourriez avoir à conserver vos documents au-delà de six ans, par exemple si vous transmettez une déclaration de revenus en retard, si vous présentez un avis d'opposition ou si vous faites appel devant les tribunaux.

Si vous tenez vos registres et vos pièces sur support électronique ou informatique, vous devez les conserver de façon intelligible sur ce même support pendant la période de conservation exigée.

Pour plus d'information, consultez le bulletin Conservation et destruction des registres de même que les pièces à l'appui des renseignements qu'ils contiennent (LMR. 34-1/R1) ou le guide Conservation de registres (RC4409).

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