L'entreprise, par l'intermédiaire de son représentant, doit s'inscrire à Mon dossier pour les représentants professionnels, puis effectuer une demande d'accréditation pour être accréditée comme représentant professionnel par Revenu Québec. L'inscription et la demande d'accréditation de l'entreprise doivent être effectuées par le représentant d'office ou le représentant autorisé de cette dernière.

Il existe deux types de représentants, soit

• le représentant d'office;
• le représentant autorisé.

Le représentant d'office ou autorisé a notamment pour tâches

• d'effectuer l'inscription de l'entreprise et de demander l'accréditation de celle-ci;
• de créer une première division et d'en ajouter d'autres, au besoin.

Représentant d'office

Le représentant d'office est celui qui peut agir au nom et pour le compte de l'entreprise en raison des fonctions qu'il occupe.

Dans le cas d'une société, il s'agit

• soit du président;
• soit d'un vice-président;
• soit d'un secrétaire;
• soit d'un trésorier;
• soit d'un administrateur unique.

Dans le cas d'une société de personnes, il s'agit d'un associé.

Représentant autorisé

Le représentant autorisé est celui à qui l'entreprise a donné, au moyen d'un mandat, l'autorisation d'agir en son nom et pour son compte.

Le représentant autorisé devra numériser l'original du document dûment produit et signé qui lui a été remis pour qu'il puisse agir au nom et pour le compte de l'entreprise. Selon sa situation, il peut s'agir

• d'une procuration, si l'entreprise est une société de personnes ou est celle d'un particulier en affaires;
• d'une résolution adoptée par le conseil d'administration, si l'entreprise est une société;
• d'une résolution de l'administrateur unique, si l'entreprise est une société à administrateur unique;
• d'une convention unanime.

Il devra ensuite transmettre le document numérisé avec sa demande d'accréditation.

Le responsable de division est une personne physique qui agit au nom et pour le compte de l'entreprise à l'égard d'une division de celle-ci.

Le responsable de division a notamment la responsabilité

• de gérer les codes de transmission ImpôtNet Québec concernant sa division;
• de créer un code d'utilisateur pour chacun des utilisateurs de sa division et de remettre à ceux-ci un mot de passe temporaire attribué par Revenu Québec, comme si ce mot de passe avait été attribué à l'entreprise, afin qu'ils puissent accéder à Mon dossier pour les représentants professionnels;
• de faire générer un mot de passe temporaire pour un utilisateur de sa division, au besoin;
• de veiller, pour sa division, au respect des présentes conditions d'utilisation et d'assurer une bonne utilisation des services par les utilisateurs de sa division.

Le responsable de division détient, pour sa division, les pouvoirs de gestion des droits d'accès à Mon dossier pour les représentants professionnels, c'est-à-dire qu'il peut notamment déterminer, modifier, suspendre, réactiver ou révoquer les droits d'accès des utilisateurs de sa division.

L'utilisateur est un membre du personnel d'une entreprise qui utilise les services offerts aux représentants professionnels au nom et pour le compte de celle-ci. Son rôle se limite à utiliser le code de transmission ImpôtNet Québec, obtenu par son responsable de division, pour transmettre des déclarations de revenus au moyen d'un logiciel certifié par Revenu Québec.