Rôle des intervenants – Représentant PRO +

Dans le cadre de Mon dossier pour les représentants professionnels, chaque intervenant remplit un rôle auquel sont liées différentes responsabilités et différentes tâches.

Note

Un intervenant peut remplir plus d'un rôle. Par exemple, un répondant peut accomplir les tâches d'un utilisateur. Toutefois, un utilisateur ne peut pas accomplir les tâches du répondant, à moins que ce dernier ne lui délègue ses responsabilités.

Entreprise

L'entreprise, par l'intermédiaire de son représentant, doit s'inscrire à Mon dossier pour les représentants professionnels, puis effectuer une demande d'accréditation pour qu'elle et un répondant soient accrédités comme représentants professionnels par Revenu Québec. L'inscription et la demande d'accréditation de l'entreprise doivent être effectuées par le représentant d'office ou le représentant autorisé de cette dernière.

Représentant d'office et représentant autorisé

Il existe deux types de représentants, soit

Le représentant d'office ou autorisé a notamment pour tâches

  • d'effectuer l'inscription de l'entreprise et de demander l'accréditation de celle-ci et des répondants;
  • de créer une première division et d'en ajouter d'autres, au besoin.

Représentant d'office

Le représentant d'office est celui qui peut agir au nom et pour le compte de l'entreprise en raison des fonctions qu'il occupe.

Dans le cas d'une société, il s'agit

  • soit du président;
  • soit d'un vice-président;
  • soit d'un secrétaire;
  • soit d'un trésorier;
  • soit d'un administrateur unique.

Dans le cas d'une société de personnes, il s'agit d'un associé.

Représentant autorisé

Le représentant autorisé est celui à qui l'entreprise a donné, au moyen d'un mandat, l'autorisation d'agir en son nom et pour son compte.

Le représentant autorisé devra numériser l'original du document dûment produit et signé qui lui a été remis pour qu'il puisse agir au nom et pour le compte de l'entreprise. Selon sa situation, il peut s'agir

  • d'une procuration, si l'entreprise est une société de personnes ou est celle d'un particulier en affaires;
  • d'une résolution adoptée par le conseil d'administration, si l'entreprise est une société;
  • d'une résolution de l'administrateur unique, si l'entreprise est une société à administrateur unique;
  • d'une convention unanime.

Il devra ensuite transmettre le document numérisé avec sa demande d'accréditation.

Important

Seuls les documents comportant une signature manuscrite sont acceptés.

Répondant

Le répondant d'une division d'une entreprise est une personne physique qui est accréditée comme représentant professionnel par Revenu Québec et qui agit au nom et pour le compte de l'entreprise au sein d'une division de celle-ci.

Il représente l'entreprise auprès de Revenu Québec pour toute transaction effectuée au sein de sa division relativement aux dossiers de la clientèle représentée, y compris la communication de renseignements confidentiels.

Il détient, pour sa division, tous les pouvoirs de gestion des droits d'accès aux services offerts aux représentants professionnels, c'est-à-dire qu'il peut notamment déterminer, modifier, suspendre, réactiver ou révoquer les droits d'accès des utilisateurs de sa division.

Le répondant a notamment la responsabilité

  • d'accepter, de refuser et de transmettre en ligne, pour sa division, les mandats relatifs à la clientèle représentée ou de renoncer à de tels mandats;
  • de créer un code d'utilisateur pour chacun des utilisateurs de sa division et de leur remettre le mot de passe temporaire attribué par Revenu Québec, comme si ce mot de passe avait été attribué à l'entreprise, afin qu'ils puissent accéder à Mon dossier pour les représentants professionnels;
  • d'assigner les mandats relatifs à la clientèle représentée aux utilisateurs de sa division et de permettre à Revenu Québec de leur communiquer des renseignements confidentiels, conformément aux mandats confiés à l'entreprise par la clientèle représentée;
  • de gérer tous les codes de transmission ImpôtNet Québec concernant sa division et de demander annuellement le renouvellement de tels codes;
  • de maintenir à jour les renseignements relatifs à sa division;
  • de faire générer un mot de passe temporaire pour un utilisateur de sa division, au besoin;
  • de veiller, pour sa division, au respect des présentes conditions d'utilisation et d'assurer une bonne utilisation des services par les utilisateurs de sa division.

Le répondant peut également, pour sa division, déléguer ses responsabilités à un ou à plusieurs utilisateurs. Il demeure toujours responsable des gestes posés par les utilisateurs à qui il délègue ses responsabilités.

Important

Dès qu'une personne désignée à titre de répondant d'une division est accréditée comme représentant professionnel, elle a automatiquement accès à l'ensemble des dossiers de la clientèle représentée par cette division et aux services offerts aux représentants professionnels liés aux mandats qui sont confiés à la division.

Utilisateur

L'utilisateur est un membre du personnel d'une entreprise qui utilise les services offerts aux représentants professionnels au nom et pour le compte de celle-ci. Son rôle est de réaliser les mandats qui lui sont assignés par le répondant.

L'utilisateur peut effectuer des gestes au nom de la clientèle représentée selon la portée des mandats qui lui sont assignés.

Note

Le répondant d'une division peut déléguer à un utilisateur certaines de ses responsabilités relatives à l'administration de la division. Donc, en plus d'effectuer des gestes au nom de la clientèle représentée, l'utilisateur à qui de telles responsabilités ont été déléguées pourra, par exemple,

  • assumer les tâches relatives à l'administration de la division pendant une absence de courte durée du répondant (comme des vacances, un congé de maladie, etc.);
  • effectuer des tâches administratives nécessaires au traitement du dossier d'un client (comme la numérisation et la transmission de mandats signés).

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