Changements administratifs relatifs aux sociétés
Les relations entre fiduciaires, promoteurs et mandataires du domaine d'activité IQEE peuvent évoluer et changer au cours des années. Ceux-ci doivent réaliser certaines démarches administratives pour assurer la saine gestion de l'IQEE.
Quoi faire lorsqu'un changement administratif relatif aux sociétés survient?
Si un changement administratif relatif aux sociétés survient, remplissez le formulaire Demande d'assistance – Répondants autorisés du domaine d'activité de l'incitatif québécois à l'épargne-études (SW-172) et faites-le-nous parvenir par courriel, à [email protected]. Après la réception du formulaire, notre d'équipe responsable du domaine d'activité IQEE vous proposera une conférence téléphonique ou une rencontre en vidéoconférence (Microsoft Teams).
La majorité des changements administratifs peuvent s'échelonner sur une période de 6 à 12 mois, au minimum. Nous vous accompagnerons tout au long du processus lors de rencontres mensuelles et ponctuelles. À la suite de la première rencontre, nous vous demanderons d'établir un plan de travail écrit et de nous le retourner par courriel. Ce plan devra présenter les documents à remplir et toutes les étapes à accomplir dont nous aurons discuté.
Guide d'accompagnement
Pour plus de renseignements sur les étapes à réaliser et les documents à fournir selon les changements administratifs, consultez le Guide d'accompagnement du mandataire – Changements administratifs relatifs aux sociétés (SW-110).
Nous vous conseillons de régulariser vos contrats avant le changement, à l'aide de la transaction Demande d'historique ou de solde de l'IQEE (T11), afin d'éviter des problèmes, notamment lors du versement d'un paiement d'aide aux études (PAE) ou de la fermeture d'un REEE.
Changement de fiduciaire ou de mandataire
Un fiduciaire peut démissionner ou désigner un autre fiduciaire pour lui succéder. Quant au mandataire, il peut cesser d'exercer les pouvoirs et les fonctions du fiduciaire ou être révoqué par celui-ci. Dans ces situations, vous devez suivre les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplir les formulaires qui y sont mentionnés.
Changement du nom de l'entreprise
Si votre entreprise change de nom, remplissez le formulaire SW-172 et faites-le-nous parvenir par courriel, à l'adresse [email protected].
Nous validerons avec vous la date du changement et le domaine des adresses courriel de vos répondants autorisés.
Changement de NEQ
Si votre entreprise change de numéro d'entreprise du Québec (NEQ), remplissez le formulaire SW-172 et faites-le-nous parvenir par courriel, à l'adresse [email protected].
Vous devez nous transmettre votre nouveau NEQ même si vous avez déjà fourni l'information à un de nos autres secteurs d'activité. Vous éviterez ainsi le rejet de vos transactions.
Changement massif de contrats ou de régimes
Vous pouvez faire un changement de régime à l'interne sans changer le numéro de contrat. De plus, vous pouvez faire un changement de régime ou de contrat à l'interne en nous transmettant une seule transaction.
Toutefois, avant d'effectuer le changement et s'il s'agit d'un changement massif touchant tous les régimes ou tous les contrats, suivez les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplissez les formulaires qui y sont mentionnés.
Fusion ou regroupement
Selon la Convention relative à l'incitatif québécois à l'épargne-études – Promoteur (SW-13), le promoteur doit nous aviser s'il se regroupe ou s'il fusionne avec un autre promoteur.
Avant d'effectuer la fusion ou le regroupement, suivez les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplissez les formulaires qui y sont mentionnés.
Promoteur n'offrant plus l'IQEE
Selon le document SW-13, le promoteur doit aviser le ministre par écrit au moins trois mois avant de cesser d'exercer les pouvoirs et les fonctions du fiduciaire.
Avant d'effectuer le transfert de contrat, suivez les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplissez les formulaires qui y sont mentionnés.
- Le promoteur doit conserver son système informatique jusqu'à ce que tous les contrats gérés par le nouveau promoteur soient à jour et jugés conformes.
- Le promoteur est tenu de respecter la Loi sur l'administration fiscale. Ainsi, il doit tenir des registres dans une forme appropriée ainsi que de façon cohérente et intelligible pendant toute la période requise et sur le même support électronique que celui utilisé pour tenir ces registres. De plus, selon le document SW-13, il doit conserver les registres et les relevés de transaction pendant une période d'au moins six ans après l'année d'échéance du REEE.
Scission de régimes
Selon le document SW-13, le promoteur doit faire tout transfert de biens d'un REEE à un autre conformément à la Loi sur les impôts et aux exigences présentées dans le document Incitatif québécois à l'épargne-études – Normes d'interface de données (SW-208).
Avant d'effectuer une scission de régimes, suivez les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplissez les formulaires qui y sont mentionnés.
- Le promoteur doit conserver son système informatique jusqu'à ce que tous les contrats gérés par le nouveau promoteur soient à jour et jugés conformes.
- Le promoteur est tenu de respecter la Loi sur l'administration fiscale. Ainsi, il doit tenir des registres dans une forme appropriée ainsi que de façon cohérente et intelligible pendant toute la période requise et sur le même support électronique que celui utilisé pour tenir ces registres. De plus, selon le document SW-13, il doit conserver les registres et les relevés de transaction pendant une période d'au moins six ans après l'année d'échéance du REEE.
Changement de plateforme informatique
Si vous changez de plateforme informatique, vos numéros de régime ou de contrat à l'interne pourraient changer. Vous pouvez nous transmettre les nouveaux numéros en une seule transaction.
Par ailleurs, vous devrez obtenir une certification pour la nouvelle plateforme informatique. Veuillez communiquer avec l'équipe responsable par courriel, à l'adresse [email protected].
Avant de changer la plateforme informatique, suivez les étapes présentées dans le guide SW-110 et remplissez les formulaires qui y sont mentionnés.