Tenue de registres et de pièces justificatives

Dès que vous êtes un inscrit, vous devez consigner les montants de la TPS et de la TVQ que vous percevez en tant que fournisseur. Vous devez aussi consigner les montants des taxes que vous payez en tant qu'acheteur dans le cadre de vos activités commerciales.

Si vous exploitez une entreprise, vous êtes obligé de tenir des registres et des pièces justificatives. Vous devez aussi dresser un inventaire annuel. Il en est de même si vous êtes tenu de déduire, de retenir ou de percevoir une somme en vertu d'une loi fiscale. Vous devez noter dans les registres, par exemple, la TPS et la TVQ que vous facturez et celles que vous payez ou devez payer. La tenue de registres et de pièces justificatives vous servira à déterminer, lors de la production de votre déclaration, le montant des taxes à nous remettre ou celui de votre remboursement, et nous permettra d'effectuer nos vérifications.

Vous devez également conserver toute pièce justificative à l'appui des renseignements que contiennent vos registres. De plus, il doit figurer sur vos factures d'achat le nom du fournisseur ou sa raison sociale, la date de la facture ainsi que tout autre renseignement justifiant les demandes de crédit de taxe sur les intrants (CTI) et de remboursement de la taxe sur les intrants (RTI). Enfin, ces documents doivent être conservés à votre lieu d'affaires, à votre résidence ou à tout autre lieu que nous désignons.

Par ailleurs, les registres et les pièces justificatives peuvent être sur support papier, support électronique ou microfilm. Cependant, certaines normes doivent être respectées. Pour plus de renseignements, consultez la version en vigueur du bulletin d'interprétation Conservation et destruction des registres de même que les pièces à l'appui des renseignements qu'ils contiennent (LMR.34-1), accessible à partir de la page Bulletins – Taxes à la consommation du site des Publications du Québec.

Vous devez généralement conserver ces registres et ces pièces justificatives pendant les six années suivant la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent. Ils seront importants si nous effectuons une vérification.

Si vous avez fait opposition ou si vous réglez un litige devant les tribunaux, vous êtes obligé de conserver ces documents au-delà de six ans.

Toute personne qui ne respecte pas cette obligation est passible d'une poursuite pénale. Nous pouvons toutefois autoriser une personne, par écrit, à se départir de ces documents avant les délais fixés par la loi.

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