Selon la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, les entreprises de transport ferroviaire ou maritime interprovincial ou international sont les seules entreprises qui peuvent être tenues personnellement de verser les indemnités de remplacement du revenu à un employé qui s'absente à la suite d'un accident du travail, et ce, tant avant qu'après la décision de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).

Si vous êtes reconnu comme exploitant une entreprise de transport ferroviaire ou maritime, les sommes que vous versez à un employé avant ou après la décision de la CNESST et qui correspondent à l'indemnité de remplacement du revenu fixée par la Loi constituent généralement une indemnité de remplacement du revenu. Vous n'avez aucune retenue à faire ni aucune cotisation à payer sur ces sommes.

Cependant, les sommes que vous versez à un employé pour compenser la perte de salaire qu'il a subie en raison de son absence le jour de l'arrêt de travail ou pour subir un examen médical à votre demande constituent un revenu d'emploi. Vous devez faire des retenues à la source et payer vos cotisations d'employeur sur ces sommes.

De même, si vous versez à un employé une somme plus élevée que l'indemnité de remplacement du revenu fixée par la Loi, le surplus constitue un revenu d'emploi. Vous devez faire des retenues à la source et payer vos cotisations d'employeur sur cette somme. Par exemple, si l'indemnité de la CNESST est de 500 $ et que vous versez 600 $ à l'employé, vous devez faire des retenues à la source et payer vos cotisations d'employeur sur la somme de 100 $ (600 $ − 500 $).

Enfin, lorsqu'un employé vous rembourse ce surplus, vous devez inscrire le montant de la somme remboursée sur son relevé 1 (RL-1). Ainsi, l'employé pourra demander une déduction pour les sommes qu'il a remboursées au cours de l'année dans sa déclaration de revenus pour l'année.

Par contre, si un employé vous rembourse l'indemnité de remplacement du revenu, vous n'avez aucun rajustement à faire, puisque ce remboursement sera déclaré sur le relevé 5 que la CNESST lui fera parvenir.