Si vous (ou une personne qui vous est liée) mettez une automobile à la disposition d'un employé (ou d'une personne qui lui est liée), cet employé doit tenir un registre des déplacements effectués avec l'automobile et vous remettre une copie de ce registre au plus tard à l'une des deux dates suivantes :

• le 10 janvier de l'année qui suit celle où l'automobile était à sa disposition;
• le 10^e jour suivant celui où l'automobile vous est retournée (ou est retournée à une personne qui vous est liée).

L'employé doit inscrire les renseignements suivants dans le registre :

• le nombre total de jours dans l'année où l'automobile a été mise à sa disposition (ou à celle d'une personne qui lui est liée);
• le nombre total de kilomètres parcourus, sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, pendant ce nombre de jours.

Déplacement à des fins professionnelles

L'employé doit aussi inscrire dans le registre, sur une base quotidienne, les renseignements suivants concernant chaque déplacement qu'il effectue dans le but de remplir ses fonctions :

• le lieu de départ et le lieu de destination;
• le nombre de kilomètres parcourus entre ces lieux;
• toute information permettant d'établir que le déplacement a été fait pour remplir ses fonctions.

Déplacement à des fins personnelles

Si l'automobile est utilisée uniquement à des fins personnelles, l'employé doit plutôt inscrire dans le registre les renseignements suivants :

• le nombre total de jours dans l'année où l'automobile a été mise à sa disposition (ou à celle d'une personne qui lui est liée);
• le kilométrage indiqué à l'odomètre au début et à la fin de l'année ou de la période où l'automobile a été mise à sa disposition (ou à celle d'une personne qui lui est liée) de façon continue.