Frais de déménagement et frais accessoires de réinstallation
De façon générale, les sommes que vous payez ou remboursez pour couvrir les frais relatifs au déménagement d'un employé, de sa famille et de ses effets personnels ne constituent pas un avantage imposable pour l'employé dans les situations suivantes :
- l'employé est muté dans un autre de vos établissements;
- l'employé accepte un emploi dans une autre localité que celle où il réside;
- l'employé déménage d'une région éloignée à une autre région lorsque son contrat de travail est terminé;
- l'emploi prend fin, et l'employé revient à l'établissement d'où il a été muté;
- l'employé commence un nouvel emploi dans un autre de vos établissements.
Si l'employé n'est pas dans l'une de ces situations, il bénéficie d'un avantage imposable. Vous devez inclure la valeur de l'avantage aux cases A et L du relevé 1 (RL-1) de l'employé, ainsi qu'aux cases G et I de ce relevé.
Frais raisonnables
Par ailleurs, les sommes que vous payez ou remboursez pour couvrir les frais relatifs au déménagement d'un employé ne sont généralement pas imposables si ces frais sont raisonnables, par exemple
- les frais liés à la réinstallation du téléphone et du câble ou au branchement des appareils électroménagers;
- les frais liés aux changements requis pour installer des rideaux, des stores ou des tapis, ou encore pour modifier l'installation électrique ou la plomberie, si ces changements sont apportés pour permettre à l'employé de continuer à utiliser ses biens dans sa nouvelle résidence.
Si ces frais ne sont pas raisonnables, l'employé bénéficie d'un avantage imposable. Vous devez inclure la valeur de l'avantage aux cases A et L du relevé 1 de l'employé, ainsi qu'aux cases G et I de ce relevé.
Les frais non remboursés peuvent donner droit à une déduction pour frais de déménagement dans la déclaration de revenus de l'employé. Les frais que vous remboursez à l'employé, quant à eux, ne constituent pas un avantage imposable pour lui s'il s'agit de frais qui donnent droit à une telle déduction.
Allocation pour les frais accessoires de réinstallation
Une allocation que vous versez à un employé pour les frais accessoires de réinstallation engagés en raison d'une nouvelle affectation n'est pas imposable si cette allocation ne dépasse pas un montant équivalant à deux semaines de salaire de l'employé. Le salaire dont il faut tenir compte est celui versé à l'employé à la date de sa nouvelle affectation.
Si l'allocation dépasse un montant équivalant à deux semaines de salaire de l'employé, l'excédent est imposable et doit être inclus aux cases A et L du relevé 1 de l'employé, ainsi qu'aux cases G et I de ce relevé.
Vous devez retenir et payer les cotisations au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) sur la partie d'une allocation non imposable pour frais de déménagement et frais accessoires de réinstallation qui dépasse 650 $.