Transmission des relevés 1 aux employés ou aux bénéficiaires

Pour la transmission des relevés aux employés ou aux bénéficiaires, plusieurs options s'offrent à vous. Si vous produisez les relevés sur support papier, vous devez leur remettre la copie 2 des relevés en personne ou la leur transmettre par la poste ou autrement.

Si vous transmettez par voie électronique les relevés à des employés, vous n'avez pas à obtenir au préalable leur consentement écrit si certaines conditions sont remplies, notamment celles concernant les règles relatives à la confidentialité. Pour plus de renseignements, consultez le site du gouvernement du Canada. Notez que vous devez transmettre le relevé 1 sur support papier à tout employé qui le demande.

Par ailleurs, si vous transmettez par voie électronique les relevés à des bénéficiaires qui ne sont pas des employés, vous devez au préalable avoir obtenu leur consentement écrit, lequel peut vous être transmis par voie électronique, par la poste ou autrement. Un bénéficiaire doit indiquer clairement qu'il consent à ce que le relevé 1 lui soit transmis par voie électronique et que son consentement reste valide tant et aussi longtemps qu'il ne vous avise pas de sa volonté de le révoquer. De plus, vous devez l'informer des moyens dont il dispose pour révoquer son consentement.

Dans le cadre de la transmission de relevés aux employés et aux bénéficiaires par voie électronique, vous devez, entre autres,

  • protéger les renseignements personnels des employés ou des bénéficiaires, selon le cas;
  • être en mesure de vérifier l'identité de tout bénéficiaire qui donne son consentement;
  • vous assurer que le format des relevés 1 transmis ne permet pas la modification des renseignements qu'ils contiennent.

Relevé 1 perdu ou détruit

Si un employé perd ou détruit sa copie d'un relevé 1 que vous nous avez déjà transmis, vous devez lui retransmettre la copie 2 du relevé que vous lui avez transmis initialement et y inscrire la mention « Duplicata ». Vous ne devez pas produire de nouveau relevé.

Employé qui quitte son emploi

Si un employé quitte son emploi avant la fin de l'année, vous pouvez, dès ce moment, remplir un relevé 1 (RL-1 ou RL-1.T) pour l'année en cours et lui transmettre la copie 2. Cependant, vous devrez nous transmettre ce relevé en même temps que les relevés 1 que vous aurez remplis pour vos autres employés pour l'année en cours.

Une mission. Des actions.

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