Particulier

Inscrivez, sur le relevé 1 (RL-1), le nom de famille du particulier, suivi de son prénom et de sa dernière adresse connue, y compris le code postal.

Assurez-vous que le nom de famille et le prénom du particulier sont identiques à ceux inscrits sur sa carte d'assurance sociale ou dans sa lettre de confirmation du numéro d'assurance sociale (NAS).

Inscrivez également le NAS du particulier. Ce numéro doit être identique à celui inscrit sur sa carte d'assurance sociale ou dans sa lettre de confirmation du NAS.

Carte d'assurance sociale ou lettre de confirmation du NAS

En vertu de la Loi sur le régime de rentes du Québec, vous devez exiger que chacun de vos employés exécutant un travail au Québec vous présente sa carte d'assurance sociale ou sa lettre de confirmation du NAS dans les 30 jours qui suivent sa date d'entrée en fonction.

Si un employé n'a pas 18 ans, vous devrez lui demander sa carte d'assurance sociale ou sa lettre de confirmation du NAS au cours du mois qui suivra son 18^e anniversaire.

Vous devez fournir à un nouvel employé qui n'a pas de NAS les renseignements nécessaires pour qu'il puisse s'en procurer un. Vous obtiendrez ces renseignements auprès de Service Canada.

Numéro d'assurance sociale

La Loi sur l'administration fiscale exige que le particulier fournisse son NAS à toute personne qui doit produire un relevé à son nom.

Cette personne doit faire des efforts raisonnables pour obtenir le NAS du particulier, par exemple, en le lui demandant verbalement ou par écrit. Elle doit aussi inscrire dans un registre les dates de ces demandes et conserver une copie de la correspondance transmise au particulier.

Si vous avez fait des efforts raisonnables pour obtenir le NAS d'un particulier et que vous ne l'avez pas obtenu, vous devez nous fournir

• le nom de famille de ce particulier;
• son prénom;
• son adresse.

Vous encourez une pénalité de 100 $ si vous omettez de fournir un renseignement demandé sur un formulaire prescrit.

Employeur ou payeur

Sur chaque relevé, inscrivez votre nom et votre adresse, tels qu'ils figurent dans le formulaire Paiement des retenues et des cotisations de l'employeur (TPZ-1015.R.14.1, TPZ-1015.R.14.2, TPZ-1015.R.14.3 ou TPZ-1015.R.14.4, selon le cas) que vous utilisez pour nous remettre les retenues à la source et vos cotisations d'employeur.

Numéro de référence (facultatif)

Vous êtes libre d'ajouter un numéro de référence comme moyen supplémentaire d'identification d'un employé.