Production des relevés 1 et du sommaire 1

Production du relevé 1 et du sommaire 1

Le relevé 1, Revenus d'emploi et revenus divers (RL-1), doit être produit au moyen du relevé 1 prescrit. Le sommaire 1Sommaire des retenues et des cotisations de l'employeur (RLZ-1.S), doit également être produit au moyen du sommaire 1 prescrit.

Vous pouvez produire les relevés 1 et le sommaire 1 à l'aide des services en ligne accessibles dans Mon dossier pour les entreprises.

Note

Vous ne pouvez pas utiliser ces services si vous êtes dans l'une des situations suivantes :

  • vous avez cessé d'exploiter votre entreprise au cours de l'année;
  • vous avez cessé définitivement de faire des paiements parce que vous n'avez plus d'employés;
  • vous voulez modifier ou annuler un relevé 1 ou le sommaire 1 que vous nous avez déjà transmis.

Vous pouvez produire les relevés 1 au moyen d'un logiciel autorisé par Revenu Québec ou encore concevoir votre propre logiciel pour produire des relevés. Dans ce dernier cas, certaines exigences doivent être respectées.

Les relevés 1 et le sommaire 1 peuvent aussi être remplis directement à l'écran, à l'aide d'un logiciel autorisé par Revenu Québec ou au moyen du formulaire remplissable à l'écran. Vous pouvez également les obtenir sur support papier.

Vous avez plusieurs comptes d'employeur

Si vous avez plusieurs comptes d'employeur, vous devez produire des relevés 1 et un sommaire 1 pour chacun de ces comptes d'employeur, sous les nom et numéro d'identification inscrits dans les formulaires Paiement des retenues et des cotisations de l'employeur (formulaire TPZ-1015.R.14.1, TPZ-1015.R.14.2, TPZ-1015.R.14.3 ou TPZ-1015.R.14.4, selon votre fréquence de paiement).

Toutefois, vous devez regrouper dans un seul sommaire 1 les données relatives à la cotisation au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d'œuvre (FDRCMO), car cette cotisation doit être calculée en fonction de l'ensemble de vos établissements. Pour plus de renseignements, voyez la partie Masse salariale (ligne 50) de la page Comment remplir le sommaire 1 – Cotisation au FDRCMO (lignes 50 à 53).

Vous utilisez les services d'un fournisseur de services de paie

Si une personne (par exemple, un fournisseur de services de paie) prépare pour vous les relevés 1, 2 ou 25 et nous les transmet, assurez-vous qu'elle produit aussi le sommaire 1. Même si vous avez mandaté une personne pour produire ces documents pour vous, vous n'êtes pas libéré de votre obligation de les produire. Ainsi, si elle ne les produit pas, vous devrez le faire. De plus, la copie 1 des relevés sur support papier doit accompagner le sommaire 1, sauf si les relevés ou le sommaire 1 ont été transmis par Internet.

Délai de transmission

Vous devez, au plus tard le dernier jour de février de l'année qui suit celle visée par les relevés,

  • nous transmettre les relevés 1 et le sommaire 1;
  • transmettre les relevés 1 aux employés ou aux bénéficiaires.

Toutefois, ce délai peut varier dans les situations suivantes :

Alertes relatives aux obligations fiscales

Pour être informé par courriel de la date d'échéance concernant la production du sommaire des retenues et des cotisations de l'employeur, abonnez-vous aux alertes relatives aux obligations fiscales et aux avis de dépôt d'une communication. Pour ce faire, rendez-vous dans Mon dossier pour les entreprises.

Note

Pour vous assurer de recevoir les alertes et les avis auxquels vous vous êtes abonné, vérifiez que l'adresse courriel qui figure dans vos renseignements personnels, dans votre compte utilisateur, est la bonne.

Transmission des relevés 1 et du sommaire 1 à Revenu Québec

Production de plus de 50 relevés 1

Si vous produisez plus de 50 relevés 1, vous devez obligatoirement nous les transmettre par Internet

  • soit à l'aide d'un logiciel autorisé par Revenu Québec (dans un fichier XML);
  • soit à l'aide du service en ligne de production d'un sommaire 1, accessible dans Mon dossier pour les entreprises.
Production de moins de 51 relevés 1

Si vous produisez moins de 51 relevés 1, vous pouvez nous les transmettre

  • par Internet
    • soit à l'aide d'un logiciel autorisé par Revenu Québec (dans un fichier XML);
    • soit à l'aide du service en ligne de production d'un sommaire 1, accessible dans Mon dossier pour les entreprises;
  • par la poste (sur support papier). 

S'il s'agit de relevés transmis sur support papier, transmettez-nous seulement la copie 1 de chaque relevé.

Note

Dans Mon dossier, le service de production du relevé 1 ne permet pas de transmettre ce relevé. Vous devez utiliser le service de production du sommaire 1 et transmettre le relevé en même temps que le sommaire.

Vous ne devez pas nous transmettre par la poste la copie 1 des relevés sur support papier si vous nous transmettez les relevés par Internet. Toutefois, assurez-vous de conserver les relevés sur support technologique ou sur support papier pendant six ans après la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.

Important

Nous transmettons à Retraite Québec et au ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale certains renseignements que vous déclarez sur les relevés 1. Ces renseignements pourraient être pris en compte lors d'une demande de prestations.

En ce qui concerne le sommaire 1, si votre entreprise est inscrite à Mon dossier, vous pouvez le remplir et le transmettre par Internet à l'aide du service en ligne permettant de remplir et de transmettre un sommaire 1. Si vous n'avez pas transmis le sommaire 1 par Internet, vous devez obligatoirement nous le transmettre par la poste, sur support papier.

La copie 1 des relevés sur support papier doit accompagner le sommaire 1, sauf si vous avez transmis les relevés ou le sommaire par Internet.

Transmission des relevés aux employés ou aux bénéficiaires

Pour la transmission des relevés aux employés ou aux bénéficiaires, plusieurs options s'offrent à vous. Si vous produisez les relevés sur support papier, vous devez leur remettre la copie 2 des relevés en personne ou la leur transmettre par la poste ou autrement.

Si vous transmettez par voie électronique les relevés à des employés, vous n'avez pas à obtenir au préalable leur consentement écrit si certaines conditions sont remplies, notamment celles concernant les règles relatives à la confidentialité. Pour plus de renseignements, consultez le site du gouvernement du Canada. Notez que vous devez transmettre le relevé 1 sur support papier à tout employé qui le demande.

Par ailleurs, si vous transmettez par voie électronique les relevés à des bénéficiaires qui ne sont pas des employés, vous devez au préalable avoir obtenu leur consentement écrit, lequel peut vous être transmis par voie électronique, par la poste ou autrement. Un bénéficiaire doit indiquer clairement qu'il consent à ce que le relevé 1 lui soit transmis par voie électronique et que son consentement reste valide tant et aussi longtemps qu'il ne vous avise pas de sa volonté de le révoquer. De plus, vous devez l'informer des moyens dont il dispose pour révoquer son consentement.

Dans le cadre de la transmission de relevés aux employés et aux bénéficiaires par voie électronique, vous devez, entre autres,

  • protéger les renseignements personnels des employés ou des bénéficiaires, selon le cas;
  • être en mesure de vérifier l'identité de tout bénéficiaire qui donne son consentement;
  • vous assurer que le format des relevés 1 transmis ne permet pas la modification des renseignements qu'ils contiennent.

Vérification faite par Revenu Québec

Lorsque nous recevons les relevés 1 et le sommaire 1, nous en faisons un examen sommaire. Si nous constatons que les montants déclarés sur les relevés 1 ne correspondent pas à ceux déclarés dans le sommaire 1, nous pouvons vous envoyer soit un avis de cotisation et le détail des montants révisés, soit un ou plusieurs des formulaires suivants, que vous devrez remplir :

  • Déclaration des cotisations d'employés et d'employeur au RRQ (LMU-141);
  • Déclaration des cotisations au RQAP (LMU-150);
  • Déclaration des cotisations de l'employeur (LMU-142).
Note

Nous déterminons le montant des cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ), au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP), au Fonds des services de santé (FSS) et au FDRCMO ainsi que le montant de la cotisation relative aux normes du travail que vous devez payer conformément à la loi. Nous vous invitons à consulter le Guide de l'employeur (TP-1015.G) pour obtenir des renseignements relatifs à chacune de ces cotisations.

Pour plus d'information, voyez la sous-section Relevés et sommaires.

Juste. Pour Tous.

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