Utilisation de références
Chaque facture résultant d'une transaction contient un identifiant unique.
Une référence est exigée lors de la transmission de toute transaction qui modifie une transaction antérieure, par exemple lorsqu'une transaction est modifiée, révisée ou annulée, ou lorsqu'elle concerne une course à frais partagés. Cette référence permet d'établir un lien entre deux transactions ou plus.
La transaction initiale correspond à la première transaction enregistrée pour une vente. Par conséquent, elle ne peut pas contenir de référence à une transaction précédente.
Une addition correspond généralement à la première transaction indiquant au client la somme à payer. Ainsi, la transaction qui est relative à la production de cette addition ne peut pas contenir de référence.
Toutefois, une référence est toujours présente sur un reçu de fermeture produit à la suite de la production d'une addition. Cette référence est automatiquement ajoutée par votre système d'enregistrement des ventes (SEV).
Si une transaction est rajustée ou modifiée, la nouvelle transaction doit également contenir une référence à la transaction initiale qui fait l'objet du rajustement ou de la modification. Ce type de situation peut notamment survenir dans le cas d'une note de crédit.
Une note de crédit est généralement nécessaire si vous ou votre chauffeur employé offrez un remboursement ou une réduction de prix à un client. Dans ce cas, une transaction affichant un montant négatif doit nous être transmise. De plus, la transaction doit contenir une référence à celle qui fait l'objet de la note de crédit.
Éléments d'information à saisir
Selon le type de SEV que vous utilisez, vous pourriez avoir à saisir manuellement dans le SEV les éléments d'information qui permettent d'identifier la transaction initiale. Dans ce cas, vous devez saisir les informations suivantes relatives à cette transaction initiale :
- le moment (date, heure, minutes et secondes) où le chauffeur ou le particulier nous a transmis les renseignements prescrits;
- le montant avant taxes.
Pour en savoir plus sur les informations demandées, consultez la page Production d'une facture à l'aide d'un SEV certifié.