Obligations d'un inscrit au fichier de la TVQ

Si vous êtes inscrit au fichier de la TVQ et que vous êtes assujetti aux mesures sur la facturation obligatoire, vous devez

  • posséder l'équipement requis;
  • remettre à vos clients une facture produite au moyen d'un module d'enregistrement des ventes (MEV); 
  • produire et nous transmettre tous les mois un sommaire périodique des ventes (SPV). 

Équipement requis

Pour pouvoir produire vos factures au moyen d'un MEV, vous devez utiliser l'équipement suivant :

Note

Vous avez la responsabilité de maintenir à jour l'heure du MEV et du SEV ainsi que de vous assurer de l'exactitude de toutes les informations figurant sur la facture.

Vous exploitez un restaurant ou une entreprise qui offre un service de traiteur

Renseignements exigés sur les factures produites au moyen d'un MEV 

Vos factures produites au moyen d'un MEV doivent présenter les renseignements suivants :

  1. le nom sous lequel l'exploitant fait des affaires (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures);
  2. l'adresse de l'établissement, qui doit correspondre à l'adresse du lieu où sont offerts les biens et les services (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures); 
  3. le moment de l'émission de la facture (date, heure et  minute);
  4. le numéro de la facture; 
  5. une description suffisamment détaillée de chaque boisson ou aliment vendu (par exemple, soupe aux légumes, buffet de salades, menu du jour n° 1, table d'hôte n° 2, café, boisson gazeuse et verre de vin); 
  6. le prix de chaque boisson ou aliment vendu (s'ils sont offerts gratuitement, une indication en ce sens doit figurer sur la facture); 
  7. le sous-total avant taxes (si un seul produit figure sur la facture, celle-ci n'a pas besoin de présenter le sous-total avant taxes);
  8. votre numéro d'inscription au fichier de la taxe sur les produits et services (TPS); 
  9. votre numéro d'inscription au fichier de la taxe de vente du Québec (TVQ); 
  10. le montant de la TPS; 
  11. le montant de la TVQ; 
  12. le total de la facture, taxes incluses; 
  13. le moment de l'impression de la facture (date, heure, minute et seconde). 
Facture originale produite au moyen d'un MEV (vente de plusieurs produits)Facture originale condensée produite au moyen d'un MEV (vente d'un seul produit)

Livraisons et commandes à emporter 

L'obligation de remettre une facture produite au moyen d'un MEV s'applique dans le cas de livraisons ou de commandes à emporter.

Cependant, comme cette facture est imprimée sur un papier thermique sensible à la chaleur, les renseignements qui y figurent sont susceptibles de s'effacer s'ils sont en contact avec les repas chauds à livrer ou à emporter.

Par conséquent, si vous souhaitez vous assurer que les renseignements demeurent lisibles jusqu'à la réception de la commande, vous pouvez produire un document de livraison distinct qui ne mentionne ni les taxes ni le total à payer. Ce document de gestion interne peut être produit à l'aide d'une imprimante matricielle, qui imprime des documents moins sensibles à la chaleur, et être apposé sur la commande. Par contre, n'oubliez pas que la remise d'un tel document n'annule pas l'obligation de remettre la facture originale, qui doit également être apposée sur la commande.

Par ailleurs, vous devez saisir le mode de paiement de la facture dès le retour du livreur. Pour ce faire, assurez-vous toujours d'utiliser un SEV connecté à un MEV.

Vous exploitez un bar

Renseignements exigés sur les factures produites au moyen d'un MEV

Vos factures produites au moyen d'un MEV doivent présenter les renseignements suivants :

  1. le nom sous lequel l'exploitant fait des affaires (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures);
  2. l'adresse du bar, qui doit correspondre à l'adresse du lieu où sont offerts les biens et les services (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures);
  3. le moment de l'émission de la facture (date, heure et minute); 
  4. le numéro de la facture; 
  5. une description suffisamment détaillée de chaque boisson ou aliment vendu, de tout droit d'entrée vendu ainsi que tout autre bien ou service habituellement vendu (par exemple, bière, verre de vin, spiritueux, vestiaire ou droit d'entrée); 
  6. le prix de chaque boisson ou aliment vendu ainsi que de chaque bien ou service vendu (s'ils sont offerts gratuitement, une indication en ce sens doit figurer sur la facture); 
  7. le sous-total avant taxes (si un seul produit figure sur la facture, celle-ci n'a pas besoin de présenter le sous-total avant taxes);
  8. votre numéro d'inscription au fichier de la taxe sur les produits et services (TPS); 
  9. votre numéro d'inscription au fichier de la taxe de vente du Québec (TVQ); 
  10. le montant de la TPS; 
  11. le montant de la TVQ; 
  12. le total de la facture, taxes incluses; 
  13. le moment de l'impression de la facture (date, heure, minute et seconde). 
Facture originale produite au moyen d'un MEV (vente de plusieurs produits)Facture originale condensée produite au moyen d'un MEV (vente d'un seul produit)

Note

Si un droit d'entrée ou un autre bien ou service inclut au moins une boisson, les éléments suivants doivent figurer sur la facture : une mention du nombre de boissons incluses ainsi qu'une description suffisamment détaillée de chacune d'elles.

Vous effectuez habituellement des fournitures dans le bar d'un exploitant

Renseignements exigés sur les factures produites au moyen d'un MEV 

Vos factures produites au moyen d'un MEV doivent présenter les renseignements suivants :

  1. le nom sous lequel la personne fait des affaires (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures);
  2. l'adresse de l'établissement, qui doit correspondre à l'adresse du lieu où sont offerts les biens et les services (assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l'activation de ce dernier, car c'est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures);
  3. le moment de l'émission de la facture (date, heure et minute); 
  4. le numéro de la facture; 
  5. une description suffisamment détaillée de chaque bien ou service vendu (par exemple, vestiaire ou droit d'entrée; 
  6. le prix de chaque bien ou service vendu (s'ils sont offerts gratuitement, une indication en ce sens doit figurer sur la facture); 
  7. le sous-total avant taxes (si une seule fourniture figure sur la facture, celle-ci n'a pas besoin de présenter le sous-total avant taxes);
  8. votre numéro d'inscription au fichier de la taxe sur les produits et services (TPS); 
  9. votre numéro d'inscription au fichier de la taxe de vente du Québec (TVQ); 
  10. le montant de la TPS; 
  11. le montant de la TVQ; 
  12. le total de la facture, taxes incluses; 
  13. le moment de l'impression de la facture (date, heure, minute et seconde). 
Facture originale produite au moyen d'un MEV (plusieurs fournitures)Facture originale condensée produite au moyen d'un MEV (une seule fourniture)
Note

Si un droit d'entrée ou un autre bien ou service inclut au moins une boisson, les éléments suivants doivent figurer sur la facture : une mention du nombre de boissons ainsi qu'une description suffisamment détaillée de chacune d'elles.

Composition des menus 

Si vous utilisez des termes génériques (par exemple, menu du jour n° 1 ou table d'hôte n° 2) sur les factures que vous produisez au moyen d'un MEV, vous devez conserver un exemplaire de vos menus ou des autres documents semblables. Ceux-ci doivent comporter une description des aliments et des boissons qui correspondent à ces termes ainsi que fournir des indications sur les prix et la date.

Cependant, cette obligation ne s'applique pas aux buffets.

Droit d'entrée ou autre bien ou service donnant droit à au moins une boisson

Dans un bar, si vous vendez un droit d'entrée ou un autre bien ou service qui donne droit à au moins une boisson, la facture produite au moyen d'un MEV doit comporter une description suffisamment détaillée de chaque boisson. Une mention telle que consommation, bouteille ou verre, ou toute autre mention générale, est considérée comme une description suffisamment détaillée, à condition qu'elle fasse référence à une boisson décrite clairement dans un menu ou un autre document semblable. Vous devez également conserver le menu ou le document qui mentionne le prix payable de la boisson à une date précise.

Exemple

L'exploitant d'un bar demande à ses clients de payer un droit d'entrée. Il leur remet ensuite quatre coupons leur permettant d'obtenir un nombre prédéterminé de consommations.

Dans un tel contexte, l'exploitant doit remettre à ses clients une facture produite à l'aide de son MEV et comprenant une description suffisamment détaillée (par exemple, droit d'entrée incluant quatre consommations). De plus, l'exploitant a l'obligation de conserver un document de référence, tel qu'un menu, détaillant les boissons comprises dans le droit d'entrée (par exemple, bouteille de bière, verre de vin, bouteille d'eau et boisson gazeuse) ainsi que les prix et la date.

Enregistrement du mode de paiement dans le MEV

L'enregistrement d'un mode de paiement dans le MEV se fait au moment où vous fermez une transaction après la réception du paiement. Vous n'avez qu'à saisir, dans votre SEV, le mode de paiement que le client a utilisé pour régler sa facture (argent, carte de crédit, carte de débit, etc.). Notez que le MEV peut également enregistrer une combinaison de modes de paiement.

De plus, le MEV enregistre les transactions fermées à l'aide du SEV pour lesquelles aucun paiement n'est exigé, par exemple une fourniture ayant fait l'objet d'une réduction de 100 % (comme une gratuité).

Si vous attendez la fin d'un quart de travail pour saisir le mode de paiement rattaché à chacune des factures produites durant cette période, vous ne respectez pas les exigences prévues par la loi.

Note

Si vous n'enregistrez pas sans délai le mode de paiement dans le MEV, vous vous exposez à une amende.

Dans le cas où un client dépose de l'argent comptant sur la table pour régler sa facture et quitte ensuite votre établissement, vous devez saisir sans délai les données relatives à la vente (y compris le mode de paiement) dans un SEV connecté à un MEV.

Par contre, vous pouvez utiliser le mode de paiement « Autre » avant la réception du paiement lors de la vente d'une boisson qui n'est pas accompagnée d'un aliment et qui est effectuée dans un bar. En effet, dans cette situation, les modes de paiement habituels (argent comptant, carte de crédit ou carte de débit) n'ont pas à être enregistrés dans le MEV au moment où vous fermez une transaction.

Écarts dans la comptabilisation des ventes 

Lorsque vous fermez vos transactions, vous devez toujours utiliser un SEV connecté à un MEV.

Si vous constatez des écarts entre les ventes et les taxes compilées par votre MEV et celles compilées par votre SEV, communiquez avec votre installateur.

Conservation des factures et des pièces justificatives

Le MEV garde en mémoire, entre autres, les données relatives aux factures qu'il imprime. Vous avez la responsabilité d'en assurer la conservation, comme c'est le cas pour tous les autres registres de l'établissement. À cette fin, vous pouvez faire régulièrement des copies de sauvegarde des données du MEV. Ainsi, vous éviterez d'avoir à payer des frais pour la récupération de ces données en cas de défaillance de l'appareil. Pour savoir comment faire des copies de sauvegarde, suivez les instructions du Guide d'utilisation du MEV (IN-577).

Vous devez conserver les données du MEV en lieu sûr avec les autres registres de l'établissement. Vous devez les conserver pendant les six années qui suivent celle à laquelle elles se rapportent, comme vous le faites pour vos registres comptables. Les pièces justificatives relatives à tout ajustement ou à toute annulation de transaction doivent également être conservées (par exemple, les coupons rabais).

Impression de la facture

Vous ne pouvez pas imprimer plus d'une fois une facture, sauf si la copie d'une facture originale doit être remise au client. Si vous faites imprimer, à d'autres fins, la copie, le duplicata ou le fac-similé d'une facture, ou tout autre type de reproduction partielle ou totale de cette facture, vous devez le faire uniquement au moyen d'un MEV. De plus, dans ce cas, une mention relative à cette opération doit être inscrite sur la facture.

Vous n'avez pas le droit de remettre au client un document qui n'a pas été imprimé au moyen d'un MEV et qui indique la contrepartie payée ou payable par ce dernier pour une fourniture, ainsi que la taxe payable à l'égard de celle-ci, sauf dans certains cas prévus par la loi. C'est le cas, par exemple, si un client inscrit aux fichiers de la TPS/TVH et de la TVQ vous demande une facture contenant les renseignements dont il a besoin pour justifier ses demandes de crédit de taxe sur les intrants et de remboursement de la taxe sur les intrants. Dans cette situation, vous pouvez remettre au client un document complémentaire, en plus de la facture imprimée au moyen d'un MEV. Notez qu'une référence à cette facture doit figurer sur le document.

Pour obtenir plus d'information sur les factures produites au moyen d'un MEV et connaître les actions à poser avant la fourniture d'un premier repas, référez-vous au document Renseignements concernant la facturation obligatoire – Bars et restaurants (IN-575).

Juste. Pour Tous.

Une vision. Des actions.

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