Tout organisme doit tenir des registres et conserver les pièces à l'appui des renseignements qu'ils contiennent (y compris les duplicatas des reçus officiels délivrés aux donateurs).

Ces documents doivent être tenus adéquatement et conservés dans l'éventualité d'une vérification. De plus, ils doivent être tenus de manière que les renseignements qu'ils contiennent nous permettent de déterminer s'il existe des motifs d'imposer des sanctions à l'organisme.

Le délai de conservation des registres et des pièces est de six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent. Tout organisme qui bénéficie d'un allègement fiscal, notamment un allègement relatif aux dépenses qu'il doit faire afin de respecter son contingent des versements, doit également conserver les pièces justificatives relatives à cet allègement pendant six ans.