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Fiducies – Registres et pièces justificatives

Une fiducie qui exploite une entreprise ou qui est tenue de déduire, de retenir ou de percevoir une somme en vertu d'une loi fiscale doit tenir des registres et conserver les pièces justificatives à son établissement ou à tout autre endroit que nous aurons désigné et autorisé. 

Ces documents doivent contenir les renseignements qui nous permettront de vérifier les revenus et les dépenses d'entreprise de la fiducie ainsi que d'établir toute somme qu'elle doit payer en vertu d'une loi fiscale. Il faut, en effet, que nous puissions avoir accès à ces documents lors d'une vérification. Il peut s'agir, entre autres, des documents suivants, quel qu'en soit le support :

  • l'acte de fiducie;
  • le testament, ou la déclaration d'hérédité, accompagné de la liste des actifs au décès;
  • les factures, les reçus et les autres documents à l'appui des renseignements qui sont ou devraient être contenus dans un registre;
  • tout document qui sert à colliger un ensemble de renseignements à des fins comptables, financières, fiscales ou légales, dont le journal général, les journaux auxiliaires ainsi que l'inventaire des biens, dressé de la manière prescrite. 

Durée de conservation des documents

Généralement, les registres et les pièces justificatives doivent être conservés pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent ou, si la déclaration de revenus produite pour cette année a été transmise en retard, six ans après la date à laquelle elle a été transmise.

Si de tels documents (registres et pièces justificatives) sont tenus sur un support électronique ou informatique, ils doivent être conservés pendant la même période sous une forme intelligible sur ce même support. La fiducie doit également prendre toutes les mesures nécessaires afin d'assurer et de maintenir leur intégrité pendant cette période. Par ailleurs, toute fiducie qui obtient un allègement fiscal (déduction dans le calcul du revenu, exonération d'impôt sur un revenu, crédit d'impôt, etc.) est tenue de conserver les pièces justificatives appuyant sa demande.

Les registres ou les pièces justificatives pourraient devoir être conservés plus de six ans par la fiducie si elle présente un avis d'opposition, dépose une contestation ou est partie à un appel en vertu d'une loi fiscale. Dans tous les cas, le ministre pourra donner une autorisation écrite de détruire les documents avant l'expiration de la période de conservation prévue.

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