Une fiducie qui exploite une entreprise ou qui est tenue de déduire, de retenir ou de percevoir une somme en vertu d'une loi fiscale doit tenir des registres. Ces registres ainsi que les pièces justificatives comprennent les documents suivants, quel qu'en soit le support :

• l'acte de fiducie;
• le testament, ou la déclaration d'hérédité, accompagné de la liste des actifs au décès;
• les factures, les reçus et les autres documents à l'appui des renseignements qui sont ou devraient être contenus dans un registre;
• tout document qui sert à colliger un ensemble de renseignements à des fins comptables, financières, fiscales ou légales, dont le journal général, les journaux auxiliaires ainsi que l'inventaire des biens, dressé de la manière prescrite. 

Durée de conservation des documents

Les registres et les pièces justificatives doivent être conservés pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent ou, si la déclaration de revenus produite pour cette année a été transmise en retard, six ans après la date à laquelle elle a été transmise.

Si de tels documents (registres et pièces justificatives) sont tenus sur un support électronique ou informatique, ils doivent être conservés pendant la même période sous une forme intelligible sur ce même support. De plus, la fiducie doit prendre toutes les mesures nécessaires afin d'assurer et de maintenir leur intégrité, et ce, tout au long de leur cycle de vie.

Par ailleurs, toute fiducie qui demande un allègement fiscal (déduction dans le calcul du revenu, exonération d'impôt sur un revenu, crédit d'impôt, etc.) est tenue de conserver les pièces justificatives appuyant sa demande.

Notez que les registres et les pièces justificatives pourraient devoir être conservés plus de six ans si la fiducie a présenté un avis d'opposition, a déposé une contestation ou a fait appel en vertu d'une loi fiscale. Dans un tel cas, la fiducie devra conserver les documents nécessaires à l'examen de l'opposition, de la contestation ou de l'appel jusqu'à l'expiration du délai de contestation prévu par les articles 93.1.10 et 93.1.13 de la Loi sur l'administration fiscale ou jusqu'au prononcé du jugement relatif à cette contestation et, le cas échéant, jusqu'à l'expiration de tout autre délai d'appel ou jusqu'au prononcé du jugement de cet appel. 

Dans tous les cas, le ministre pourra donner une autorisation écrite de détruire les documents avant l'expiration de la période de conservation prévue.