Tenue de livres et de registres

Toute personne tenue de s'inscrire aux fichiers de la TPS et de la TVQ doit consigner les montants de TPS et de TVQ qu'elle perçoit en tant que fournisseur. Elle doit aussi consigner les montants de taxes qu'elle paie en tant qu'acheteur dans le cadre de ses activités commerciales.

Si vous exploitez une entreprise, vous avez l'obligation de tenir des registres et des livres de comptes suffisants. Vous devez aussi dresser un inventaire annuel. Il en est de même si vous êtes tenu de déduire, de retenir ou de percevoir une somme en vertu d'une loi fiscale. Vous devez noter dans les registres et les livres de comptes, par exemple, les montants de TPS et de TVQ que vous facturez et ceux que vous payez ou devez payer. La tenue de registres et de livres de comptes vous servira à déterminer le montant de votre versement ou de votre remboursement au moment où vous produirez vos déclarations et permettra à Revenu Québec d'effectuer ses vérifications aisément.

Vous devez également conserver toute pièce justificative à l'appui des renseignements que contiennent vos livres et vos registres. De plus, vos factures d'achat doivent mentionner le nom du fournisseur ou sa raison sociale, la date de la facture, de même que tout autre renseignement exigé pour justifier les demandes de crédit de taxe sur les intrants (CTI) et de remboursement de la taxe sur les intrants (RTI). Enfin, ces documents doivent être conservés à votre lieu d'affaires, à votre résidence ou à tout autre lieu désigné par Revenu Québec.

Par ailleurs, les registres, les livres de comptes ainsi que les autres documents à l'appui peuvent se présenter sur support papier, support électronique ou microfilm. Cependant, certaines normes doivent être respectées.

Vous devez généralement conserver ces livres et ces registres pendant les six années suivant la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent. Ils seront importants si Revenu Québec effectue une vérification.

Si vous avez fait opposition ou si vous réglez un litige devant les tribunaux, vous êtes obligé de conserver ces documents au-delà de six ans.

Toute personne qui ne respecte pas cette obligation est passible d'une poursuite pénale, sauf si Revenu Québec l'a autorisée par écrit à se départir de ces documents avant les délais fixés par la loi.

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