Tenue des registres – IFTA

Registre des distances

Vous devez tenir un registre de toutes les distances parcourues par vos véhicules motorisés admissibles, aussi bien au Québec que dans toute autre province ou tout État ayant adhéré ou non à l'Entente internationale concernant la taxe sur les carburants (IFTA). Des informations précises et détaillées concernant chaque voyage effectué par chacun des véhicules admissibles doivent y être consignées, soit

  • l'utilisation du carburant à des fins taxables et à des fins non taxables;
  • la distance parcourue, compte tenu de l'utilisation du carburant à des fins taxables et à des fins non taxables;
  • la récapitulation des distances parcourues par chaque véhicule, pour chaque province ou État où le véhicule a circulé.

Votre système de comptabilisation des distances doit permettre l'intégration des données suivantes relatives aux distances parcourues par le véhicule pour chaque voyage effectué :

  • les dates du début et de la fin du voyage;
  • l'origine et la destination du voyage, y compris le nom des principales villes dans chaque province ou État où le transport s'effectue;
  • la lecture de l'odomètre au début et à la fin du voyage;
  • le nombre total de kilomètres parcourus;
  • les distances franchies dans chaque province ou État;
  • le numéro d'identification du véhicule;
  • le numéro du parc auquel appartient le véhicule, s'il y a lieu;
  • le nom du titulaire du permis.

Ce système doit aussi produire mensuellement un état récapitulatif du parc.

Registre des carburants

Vous devez tenir un registre de tous les carburants achetés, reçus et utilisés dans l'exercice des activités de votre entreprise. Ce registre doit contenir les renseignements suivants :

  • la date de chaque reçu relatif à du carburant;
  • le nom et l'adresse de la personne de qui du carburant a été acheté ou reçu;
  • le nombre de litres ou de gallons reçus;
  • le type de carburant;
  • le numéro d'identification du véhicule dans lequel le carburant a été versé.

De plus, vos achats de carburant doivent être appuyés par des pièces justificatives détaillées concernant les renseignements suivants :

  • le numéro de la facture d'achat;
  • la date d'achat du carburant;
  • le nom et l'adresse du vendeur;
  • le nom de l'acheteur;
  • le nombre de litres ou de gallons achetés;
  • le type de carburant;
  • le montant total de la transaction;
  • le numéro d'identification du véhicule dans lequel le carburant a été versé.
Note

Les achats de carburant peuvent être faits en litres ou en gallons, selon l'endroit où vous vous trouvez. Cependant, le registre doit être tenu en litres, et les déclarations doivent être produites en tenant compte de cette unité de mesure.

Registre relatif à l'approvisionnement au moyen d'un réservoir de carburant en vrac

Si vous approvisionnez en carburant un ou des véhicules motorisés admissibles au moyen d'un réservoir de carburant en vrac qui vous appartient, vous devez alors inclure la quantité de litres de carburant versés dans le réservoir d'alimentation de ces véhicules dans votre déclaration. Vos registres, quant à eux, doivent contenir les renseignements suivants :

  • la date du retrait du carburant du réservoir de carburant en vrac et la date du transvasement dans le réservoir servant à alimenter le moteur du véhicule admissible;
  • le nombre de litres ou de gallons de carburant versés dans le réservoir servant à alimenter le moteur du véhicule admissible;
  • le type de carburant;
  • les dates d'achat de carburant en vrac et les données concernant les stocks, pour que vous puissiez démontrer que la taxe a été payée sur ce carburant en vrac;
  • le numéro d'identification du véhicule dans lequel le carburant a été versé.
Note

Les achats de carburant peuvent être faits en litres ou en gallons, selon l'endroit où vous vous trouvez. Cependant, le registre doit être tenu en litres, et les déclarations doivent être produites en tenant compte de cette unité de mesure.

Conservation des registres

Vous devez conserver vos registres et l'original de vos pièces justificatives durant six ans. Sur demande, vous devez les mettre à la disposition de toute province ou de tout État ayant adhéré à l'Entente.

Vérification des registres

Conformément aux dispositions de l'Entente, nous pourrons vérifier vos registres au nom de toutes les provinces ou de tous les États ayant adhéré à l'Entente. En l'absence de pièces justificatives, une cotisation sera établie à partir des dispositions précisées dans l'Entente.

Particularité concernant le Mexique

Depuis le 1er janvier 2003, le Mexique fait partie de l'IFTA. Ce pays n'est toutefois pas considéré au même titre que les États et les provinces ayant adhéré à cette entente.

Par conséquent, pour calculer adéquatement le nombre moyen de kilomètres par litre, vous devez, si vous effectuez des déplacements dans ce pays, inscrire votre kilométrage et vos achats de carburant aux cases prévues pour les non-membres dans la Déclaration trimestrielle de la taxe sur les carburants – Entente internationale concernant la taxe sur les carburants - IFTA (CAZ-510).

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