Conserver vos registres et vos pièces justificatives – Retenues et cotisations

Vous devez conserver à votre établissement, à votre résidence ou à tout autre endroit désigné par nous les registres et les pièces justificatives où sont inscrites les sommes que vous payez et sur lesquelles vous devez effectuer des retenues ou calculer vos cotisations d'employeur. Ces documents doivent être mis à notre disposition lors d'une vérification.

Registres et pièces justificatives sur support électronique ou informatique

Lorsque vous tenez un registre ou conservez des pièces justificatives au moyen d'un appareil électronique (telle une caisse enregistreuse) ou d'un système informatique, vous ne devez utiliser aucune fonction ayant pour but de modifier, de corriger, d'effacer, d'annuler ou d'altérer une donnée sans que soient conservées les données originales ainsi que les modifications, corrections, effacements, annulations ou altérations effectués sur ces données originales.

Vous êtes présumé avoir utilisé une telle fonction si le programme informatique ou le composant électronique qui comprend cette fonction se trouve dans un lieu ou un endroit où vous

  • exploitez une entreprise;
  • gardez des biens;
  • faites quelque chose qui se rapporte à des affaires quelconques;
  • tenez ou devriez tenir des registres pour vous conformer à une loi fiscale.

Cette présomption ne s'applique pas lorsque la fonction est normalement comprise dans un logiciel qui est associé essentiellement à l'exploitation d'un ordinateur.

Durée de conservation des registres et des pièces justificatives

Généralement, les registres et les pièces justificatives doivent être conservés pendant six ans après la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Cependant, si vous produisez certains documents en retard pour une année donnée, vous devez conserver les registres et les pièces justificatives concernant cette année pendant six ans après la date où vous avez transmis ces documents, et non pendant six ans après la dernière année d'imposition à laquelle ces registres et ces pièces se rapportent. C'est le cas si, par exemple, vous produisez en retard les documents suivants :

  • Déclaration de revenus des sociétés (CO-17);
  • Déclaration de revenus des particuliers (TP-1);
  • Sommaire des retenues et des cotisations de l'employeur (RLZ-1.S) [sommaire 1].

De même, si vous tenez des registres ou conservez des pièces justificatives sur support électronique, vous devez les conserver sous une forme intelligible sur ce même support pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.

Autorisation de détruire des registres et des pièces justificatives

Nous pouvons vous autoriser à détruire avant l'expiration du délai de six ans des documents que vous deviez conserver si vous nous faites parvenir une demande écrite signée.

Cette demande doit contenir les renseignements suivants :

  • une description précise des documents devant être détruits;
  • les années d'imposition auxquelles la demande s'applique;
  • tout autre renseignement pertinent.
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