Registres et pièces justificatives

Si vous exploitez une entreprise au Québec, vous devez tenir des registres. Les renseignements qui y sont contenus doivent nous permettre de vérifier vos revenus et vos dépenses d'entreprise afin d'établir toute somme qui doit être payée.

Ils doivent aussi nous permettre de vérifier les sommes que vous avez perçues et que vous devrez percevoir relativement à la TPS et à la TVQ, les montants de taxe que vous avez payés et que vous devrez payer, si vous faites une demande de crédit de taxe sur les intrants (CTI) ou de remboursement de la taxe sur les intrants (RTI), de même que toute information ayant servi au calcul de vos retenues à la source et de vos cotisations d'employeur.

Conservation des documents

Vous devez conserver certaines preuves à l'appui de ces renseignements, notamment

  • le relevé quotidien de vos revenus, accompagné de vos factures et de votre ruban de caisse enregistreuse;
  • le relevé quotidien de vos dépenses d'exploitation, accompagné de vos chèques oblitérés, de vos chèques annulés et de vos reçus;
  • un relevé du kilométrage effectué par chaque automobile utilisée en partie pour exercer votre activité professionnelle ou commerciale, et en partie à des fins personnelles;
  • les pièces justificatives concernant vos déplacements;
  • les pièces justificatives concernant vos dépenses en immobilisation;
  • vos factures et les relevés mensuels de vos transactions effectuées par carte de crédit;
  • les registres indiquant le nom de vos employés, leur salaire et les retenues faites pour chacun d'eux.

Ces documents, tout comme vos pièces justificatives, doivent être conservés sur support papier ou sur support technologique à votre lieu d'affaires, à votre résidence ou à tout autre lieu que nous avons désigné. Vous devez, en tout temps et dans un délai raisonnable, les rendre disponibles de façon à permettre à notre personnel de procéder éventuellement à une vérification.

Généralement, vos registres et vos pièces justificatives (y compris sur support technologique) doivent être conservés pendant un minimum de six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. L'année d'imposition d'une entreprise individuelle ou d'une société de personnes correspond à l'année civile; l'année d'imposition d'une société correspond à son exercice financier.

Cependant, si vous produisez certains documents en retard pour une année donnée, vous devez conserver les registres et les pièces justificatives concernant cette année pendant six ans après la date où vous avez transmis ces documents, et non pendant six ans après la dernière année d'imposition à laquelle ces registres et ces pièces se rapportent. C'est le cas, si, par exemple, vous produisez en retard les documents suivants :

  • la Déclaration de revenus des sociétés (CO-17);
  • la Déclaration de revenus des particuliers (TP-1).

De même, si vous tenez des registres ou conservez des pièces justificatives sur support technologique, vous devez les conserver sous une forme intelligible sur ce même support pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.

Nous pouvons vous autoriser à détruire avant l'expiration du délai de six ans des documents que vous deviez conserver, si vous nous faites parvenir une demande écrite signée. Cette demande doit contenir les renseignements suivants :

  • une description précise des documents devant être détruits;
  • les années d'imposition auxquelles la demande s'applique;
  • tout autre renseignement pertinent.
Dernière mise à jour : 12 septembre 2013