Obligation de produire la facture au moyen d’un module d’enregistrement des ventes
Si votre établissement est visé par les mesures fiscales dans le secteur de la restauration et qu’il est inscrit au fichier de la taxe de vente du Québec (TVQ), la loi vous oblige à
La facture produite au moyen d'un MEV
La facture produite au moyen d’un MEV comporte une série d’éléments à caractère distinctif générés par le MEV, notamment un code à barres qui figure dans le pied de page.
De plus, vos factures doivent présenter les renseignements suivants :
- le nom de l'établissement de restauration tel qu'il est déclaré au Registraire des entreprises ou, à défaut d'un tel nom, celui sous lequel l'établissement fait des affaires. Assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l’activation de ce dernier, car c’est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures;
- l'adresse de l'établissement de restauration (numéro, rue et ville, village ou municipalité). Assurez-vous que cette information est correctement saisie dans le MEV au moment de l’activation de ce dernier, car c’est celle qui figurera dans le pied de page de vos factures;
- la date de préparation de la facture;
- un numéro qui permet de différencier la facture;
- une description suffisamment détaillée de chaque aliment et de chaque boisson vendus (par exemple, soupe aux légumes, buffet de salades, menu du jour n° 1, table d'hôte n° 2, café, boisson gazeuse et verre de vin);
- le prix de chaque aliment et de chaque boisson vendus (s'ils sont offerts gratuitement, une indication doit apparaître en ce sens);
- le sous-total avant taxes;
- le numéro d’inscription au fichier de la taxe sur les produits et services (TPS);
- le numéro d’inscription au fichier de la TVQ;
- le montant de TPS;
- le montant de TVQ;
- le total de la facture, taxes incluses.
La composition des menus
Si vous utilisez des termes génériques sur vos factures (menu du jour n° 1, table d'hôte n° 2, etc.), vous devez conserver un exemplaire de vos menus. Ceux-ci doivent comporter une description des aliments et des boissons qui correspondent à ces termes ainsi que fournir des indications sur les prix et la date.
Les modes de paiement de la facture
Pour vous assurer que le mode de paiement utilisé par vos clients s’enregistre correctement dans votre MEV lors du règlement de la facture, consultez le feuillet d’information Les modes de paiement d’une facture (IN-582.6).
Les écarts dans la comptabilisation des ventes
Lorsque vous fermez vos transactions, vous devez utiliser une caisse enregistreuse ou un système points de vente branché à un MEV afin que les ventes comptabilisées par ces appareils puissent concorder.
La conservation des factures
Bien que le MEV garde en mémoire les données relatives aux factures qu'il produit, vous avez la responsabilité d’en assurer la conservation. C’est pourquoi nous vous conseillons de faire régulièrement des copies de sécurité de ces données, par mesure de prudence.
Pour plus d’information sur les factures produites au moyen de MEV, référez-vous au document Renseignements pour les restaurateurs (IN-575).
Les forfaits et les événements de groupe
Si vous offrez des forfaits ou gérez des événements de groupe, consultez les publications Les forfaits (IN-582.2) ou Les événements de groupe (IN-582.1) afin d’obtenir de l’information supplémentaire.
Les livraisons et les commandes à emporter
L’obligation de remettre une facture au client s’applique également dans le cas d’une livraison ou d’une commande à emporter.
Cependant, comme la facture produite au moyen d’un MEV est imprimée sur un papier thermique sensible à la chaleur, les renseignements qui y figurent sont susceptibles de s’effacer s’ils sont en contact avec les repas chauds à livrer ou à emporter.
Par conséquent, pour vous assurer que cette facture demeure intacte jusqu’à sa remise au client, vous pouvez, pour votre gestion interne, utiliser un document de livraison distinct qui ne mentionne ni les taxes ni le total à payer.